داشبورد مدیریتی چیست و چه مزایایی دارد؟

داشبورد مدیریتی چیست؟

در سیستم های اطلاعات مدیریت یکی از مهم ترین اطلاعات لازم جهت دستیابی به یک یا چند هدف مشخص،  داشبورد ارائه گرافیکی (داشبورد مدیریت) می باشد.
در واقع برای نظارت وضعیت موجود توسط مدیران، چیدمان آن ها با دقت در صفحه ای کنار هم صورت می پذیرد.
به طور معمول داشبورد متشکل از مجموعه ای از عناصر بوده و از امکان پیوستن به منابع گوناگون برخوردار می باشد.
در واقع اطلاعات خارج شده از بانک های اطلاعاتی موجود در سازمان ها،  در صفحه ای به طور یکپارچه و منسجم به نمایش در خواهند آمد.
این امکان برای مدیران وجود دارد تا از داشبورد برای کلیه بخش های سازمان اعم از  منابع انسانی، استخدام، فروش، عملیات، امنیت، فناوری اطلاعات، مدیریت پروژه، مدیریت ارتباط با مشتری و… استفاده نمایند.

مفهوم داشبورد مدیریت در مقایسه با داشبورد اتومیبل

در داشبوردهای مدیریتی همچون داشبورد اتومبیل که نمایش دهنده میزان کیلومتر طی شده، دمای آب رادیاتور، میزان بنزین باقی مانده، سرعت، وضعیت ایمنی و…  در یک پنل کوچک و پیش روی راننده می باشد، می توان میزان فروش در لحظه، میزان کار پرسنل، سود واقعی و هزینه های جاری و دیگر اطلاعات مورد نیاز شرکت را در صفحه ای در قالب تصویر و نمودارهای گوناگون ارائه داد.
در واقع وجه اشتراک میان داشبورد مدیریتی و داشبورد خودرو این بوده که هر دو نمایشگر شاخص های عملکردی کلیدی و حیاتی برای کاربر می باشند و به نوعی می توان گفت که وظیفه سازماندهی و ارائه اطلاعات را برعهده داشته و سبب خوانایی و مشاهده آسان اطلاعات خواهند شد.

داشبورد مدیریتی، ابزاری در خدمت مدیران

یک داشبورد مدیریت در صورت برخورداری از طراحی صحیح، ابزاری قوی و منحصر به فرد جهت نظارت و کنترل کارکرد سازمان خواهد بود.
داشبوردهای مدیریتی از امکاناتی نظیر جمع آوری اطلاعات مرتبط با زمان گذشته و حال، پیش بینی آینده، آسان سازی دستیابی به اطلاعات کسب و کار و دیگر اطلاعات مورد نیاز مدیران و … برخوردار هستند و در واقع  می  توان آن ها را مناسب ترین روش جهت دستیابی به بینش عملیات و کارکرد سازمان دانست.
مدیران و مدیران ارشد یک سازمان به کمک داشبورد مدیریت این امکان را داشته تا به آسانی و در محیطی ساده و پویا نظارتی کامل و به روز بر شاخص های کارکردی سازمان بخش یا واحد خود داشته باشند.

تاریخچه داشبوردهای مدیریتی

برای اولین بار داشبورد در سال ۱۹۸۰ در قالب سیستم های اطلاعات اجرایی Executive Information Systems روی کار آمد.
اما بنابر یک سری از مشکلات اولیه در به روزرسانی و کنترل داده ها، افراد این روش را عملی ندانستند.
چرا که به طور معمول اطلاعات ناقص و غیرقابل اعتماد بوده و گسترش آن ها در منابع متفاوت و گوناگونی صورت گرفت.
با این حال EIS ها (سیستم های اطلاعات اجرایی) تا سال ۱۹۹۰ به این صورت مورد استفاده قرار می گرفتند.
با پیشرفت تکنولوژی این داشبوردها با انبار داده یا پایگاه داده تحلیلی (Data WareHouse) و پردازش تحلیلی برخط (Online Analytical Processing) همراه شده و از کارکرد مطلوب تری برخوردار شدند.

با ظهور شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) و نیز معرفی کارت امتیاز متوازن به وسیله رابرت کاپلان و دیوید نورتون داشبوردهای مدیریتی به محبوبیت عام دست پیدا نمودند.
این روزها داشبوردها به بخش مهمی از مبحث مدیریت عملکرد کسب‌و‌کار تبدیل شده اند.

نگاهی جزئی تر به مفهوم داشبورد مدیریت

آیا تا به حال به نحوه هدایت هواپیما توسط خلبان فکر کرده اید؟
به نظر شما چه چیزی باعث می گردد که یک خلبان سازه ای با آن همه پیچیدگی و عظمت را تحت کنترل خود قرار می دهد؟
همه ما به خوبی به این موضوع آگاه هستیم که هدایت هواپیما از عهده هر کسی خارج بوده و این کار بایستی به افراد زبده و ماهر سپرده شود.

به عنوان مثال یک هواپیمای بوئینگ ۷۷۷ را تصور نمایید ( هواپیمایی غول پیکر و تجاری که ساخته شرکت هواپیماسازی آمریکایی بوئینگ می باشد).
این هواپیما از ظرفیت حمل ۲۷۸ تا ۵۵۰ نفر برخوردار است و دارای برد پرواز بین ۱۰۳۷۰ تا ۱۷۴۴۵ کیلومتر می باشد.

بدون شک هدایت این هواپیما برای خلبان های بزرگ نیز کار چندان ساده ای نبوده و می توان سفر با این هواپیما را چالشی بزرگ برای آن ها دانست.
اما به نظر شما این خلبان ها کلیه اطلاعات و مشخصات فنی هواپیما را دائما مورد بررسی و کنترل قرار می دهند و به دقت جزئیات آن را تحت پیگیری قرار خواهند داد؟ بدون شک به این صورت نمی باشد.

در واقع طراحان هواپیما، آن دسته از اطلاعات کارکردی هواپیما که برای خلبان حیاتی و کلیدی تر بوده را در داشبوردی به نمایش گذاشته تا از طریق مشاهده آن ها و با توجه به وضعیت های گوناگون هواپیما، خلبانان قادر به تصمیم گیری های سریع و مناسبی باشند.

این رویکرد در کسب و کار نیز کاربردی بوده و می توان از آن برای افزایش کارایی سازمان بهره برد.
در سازمان ها نیز هیچ نیازی نیست که مدیران ارشد از اطلاعات جزء و غیرضروری مطلع شوند و تنها لازم است که طراحان داشبورهای سازمانی قادر به تعریف و پیگیری شاخص هایی مهم و کلیدی به KPI باشند.

مقایسه داشبورد و نرم افزار گزارش ساز

خیلی از افراد گمان می کنند که داشبورد مدیریت همان نرم افزار گزارش ساز می باشد.
این در حالی است که ماهیت این دو کاملا متفاوت از هم است و وجه اشتراکی میان این دو وجود ندارد.
کاربرد هر یک از این دو متفاوت از دیگری می باشد؛ داشبورد در واقع روشی جهت ارائه تصویری از اطلاعات جهت قرار دادن دیدی کلی در اختیار مخاطب است و براساس آن می توان اقدام به تصمیم گیری نمود.
این در حالی است که گزارش سازها، نرم افزارهایی هستند که جهت تهیه و طراحی گزارش در سطوح گوناگون کاربرد دارند.

داشبورد مدیریتی روشی جهت ارائه اطلاعات است و گزارش ساز یک نرم افزار جهت تهیه و طراحی گزارش می باشد و در نتیجه مقایسه این دو اصلا امکان پذیر نمی باشد.

چه تفاوتی میان داشبورد مدیریتی و گزارش های سنتی وجود دارد؟

برای بررسی تفاوت های میان داشبورد و گزارش های سنتی به طور معمول از ابزارهایی مانند گزارش ساز استفاده می شود و به کمک این ابزار می توان ویژگی های هر کدام از آن ها را مورد بررسی و مقایسه قرار داد.

• داشبورد و گزارش های سنتی جهت تعامل داده ها و اطلاعات کاربرد خواهند داشت. اما در مجموع، بین این دو تفاوت های بسیاری وجود خواهد داشت.
• داشبورد مدیریتی در واقع ارائه اطلاعات مهم و مورد نیاز بوده که به صورت تصویری جهت دستیابی به یک یا چند هدف بر روی نمایشگر کامپیوتر به نمایش در آمده و امکان نظارت بر کلیه امور در یک نگاه را خواهد داد.
• گزارش های سنتی به طور معمول ساخته شده توسط ابزارهایی مانند گزارش ساز بوده و گزارش هایی را ارائه می دهند که دارای اطلاعات و جزئیات بیشتری بوده و جهت بررسی نکات عمیق و رسیدن به جزئیات کار به کار گرفته می شود.

برخی از مشخصه های اصلی داشبورد مدیریتی

1. امکان دستیابی به اطلاعات مهم و حیاتی کسب و کار
2. سادگی و درک سریع دیداری
3. امکان برجسته نمودن و های لایت کردن نقاط کلیدی نظیر ماکزیمم، مینیمم، خارج از رنج و بحرانی
4. امکان حذف جزئیات تا حدالمقدور

مشخصه های اصلی گزارش های سنتی

1. امکان مشاهده جزئیات بیشتر در رابطه با موضوع مدنظر
2. برخورداری از امکان مستند سازی و بایگانی کردن اطلاعات
3. دستیابی به اطلاعات بیشتر و جامع تر

دسته‌بندی داشبوردهای مدیریتی

به طور معمول داشبوردها براساس نیازهای کاربران گوناگون در یک سازمان به دسته های زیر تقسیم می شوند:

• داشبورد مدیریت استراتژیک

این نوع از داشبوردها به مدیران جهت تصمیم گیری در سطوح مختلف کمک میکنند. و همچنین برای تصمیم گیری بهتر مدیران اطلاعاتی سریع و دقیقی را در رابطه با وضعیت و فرصت های کسب و کار  در اختیار آن ها قرار می دهند.
تمرکز داشبوردهای استراتژیک بیشتر بر روی مقیاس سطح بالای کارکرد و پیش بینی آینده می باشد.

• داشبورد مدیریت تحلیلی

این دسته از داشبوردها به طور معمول بیانگر اطلاعات آماری داده ها هستند و احتمال دارد تغییرات آن ها به صورت لحظه ای نباشد بلکه به صورت روزانه، ‌هفتگی، ماهانه یا فصلی اطلاعات آن ها تغییر می یابد.
این داشبوردها دارای اطلاعات مقایسه ای هستند و اطلاعات گذشته سازمان را مورد استفاده قرار می دهند.
یک داشبورد مدیریت تحلیلی از قابلیت پشتیبانی از امکانات تعامل با داده ها برخوردار است و کاربر به کمک آن امکان بررسی داده ها از جنبه های گوناگون را دارا می باشد. برای مثال باید کاربر بتواند از طریق رفتن به عمق، جزئیات داده ها را مشاهده نماید.

• داشبورد عملیاتی یا اطلاعاتی

به طور معمول طراحی این داشبوردها با هدفی به غیر از داشبوردهای استراتژیک و داشبوردهای تحلیل انجام می شود و اغلب جهت نظارت و بررسی فعالیت ها و رخدادهایی است که دائما در حال تغییر هستند و احتمال دارد نیازمند توجه بسیار بیشتری باشند.

قابلیت‌های مهم یک داشبورد مدیریتی

ویژگی‌های دیداری داشبورد مدیریتی

• سفارشی سازی

بدون شک شما نیاز به دسترسی به اطلاعات مورد نیاز خود دارید و چه بهتر که دسترسی به آن ها هر چه راحت تر و سریع تر اتفاق افتد.
از این رو بایستی کاربران این امکان را داشته تا مشاهدات خود در داشبورد مدیریتی را سفارشی سازی نموده و آن ها را تغییر دهند.

• قابلیت درگ اند دارپ Drag & Drop

کشیدن و رها کردن نیز در زمان کار کردن با نرم افزارهای کاربردی شیوه ای آسان و سریع می باشد.
این روش به شما این امکان را داده تا به راحتی و تنها به کمک نشانگر ماوس، فایل‌ها و مدارک موردنیازتان را به هر جا که مایل بوده انتقال دهید.
به کمک این قابلیت می توان ابزارهای گوناگونی را به داشبورد مدیریتی افزوده و اطلاعات بیشتری را جهت بررسی در اختیار داشت.
این شیوه جهت رفع نیازهای مدیریتی روشی ساده و کارآمد خواهد می باشد.

• امکان انتخاب رنگ و فونت

برای جذاب تر نمودن داشبورد به لحاظ بصری می توان از رنگ ها و فونت های گوناگون استفاده نمود.
این ویژگی مخصوصا برای سازمان هایی که مایل هستند برخی از اطلاعات را به عنوان ابزاری جهت فروش مورد استفاده قرار دهند بسیار کاربردی خواهد بود.
این انعطاف پذیری ظاهری، برای کمپانی هایی که علاقمند به هماهنگ سازی داشبورد با برند خود بوده نیز مناسب می باشد.

• نمایش‌های گرافیکی گوناگون

جهت نمایش اطلاعات گوناگون، روش های مختلف دیگری نیز به غیر از نمودارها و چارت های گرافیکی وجود دارد.
از بین گزینه های نمایش گرافیکی می توان به مواردی چون سرعت سنج (speedometers)، نقطه‌گذاری (dot plots)، محورها (pivots) و نمودارهای تعاملی (interactive graphs) اشاره نمود.

انواع مشخصه ‌های زیرساختی و پلتفرم داشبوردهای مدیریتی

• مبتنی بر فضای ابری

نصب و نگهداری داشبوردهای مدیریتی بسیار ساده بوده و امکان بارگذاری آن ها بر روی فضای ابری و در محیط اینترنت وجود دارد.
در واقع شما می توانید در هر زمان و مکانی امکان دسترسی به داشبورد مدیریت خود را داشته باشید.
این قابلیت سبب می شود در هر زمانی که شما به تجزیه ‌و تحلیل وبسایت و بازاریابی اینترنتی مشغول هستید ذخیره سازی اطلاعات زیادی نیز در فضای ابری شما به صورت خودکار انجام گردد.
البته گفتنی است که شما بایستی از میزان فضای ابری داشبورد خود اطلاع داشته باشید. بعضی از سرویس ها با محدودیت ذخیره سازی حجمی داده ها روبه رو می باشند.

• پشتیبانی از سیستم عامل‌های مختلف

چنانچه تمایلی به استفاده از داشبوردهای مدیریتی مبتنی بر وب ندارید، حتما از بابت این که داشبورد شما از قابلیت اجرا شدن بر روی سیستم عامل های گوناگونی نظیر ویندوز، یونیکس و مک او اس اطمینان حاصل نمایید.

• قابلیت سازگاری با تلفن‌های همراه

خیلی از نرم افزارهای داشبورد مدیریتی مجهز به نسخه تلفن همراه هستند و این امکان را برای شما فراهم می کنند تا اطلاعات گوناگون سازمان خود را در تلفن همراه یا تبلت نیز ببینید.
در صورتی که این قابلیت برای شما حائز اهمیت بوده بررسی کنید که داده های مورد استفاده شما مجهز به نسخه ی مخصوص تلفن همراه شما می باشد یا خیر؟
البته حتی در صورت عدم در اختیار داشتن نرم افزار تلفن همراه، به کمک پلتفرم مبتنی بر وب نیز می توان اطلاعات گوناگون را بر روی تلفن همراه مشاهده نمود.

ویژگی‌های مرتبط به اطلاعات و داده‌ها در داشبورد های مدیریتی

• قابلیت ترکیب داده‌ها

این قابلیت در داشبورد مدیریتی امکان استخراج اطلاعات از منابع گوناگون داده ها را فراهم نموده و باعث شده که بتوان تنها داده های مفید و کلیدی را به نمایش در آورد. این قابلیت همچنین جهت یافتن و ایجاد همبستگی در بین مجموعه ای از داده های گوناگون نیز کاربردی خواهد بود.

• خلاصه کردن اطلاعات

داشبوردهای مدیریتی قادر به نمایش دادن تصویری اطلاعات گوناگونی در زمان حال می باشند.
مدیران این امکان را دارند تا تنها با کلیک بر روی هر یک از بخش های داشبورد اطلاعات مربوط به آن را ببینند.
قابلیت مختصر نمودن اطلاعات در داشبوردها باعث شده بتوان خلاصه ای از اطلاعات را به طور دقیق مشاهده نمود.
بعضی از نرم افزارهای داشبورد مدیریتی امکان محدود کردن میزان اطلاعات مختصر شده ی قابل نمایش را دارا می باشند.

• دستیابی به پایگاه‌های داده، از جمله پایگاه اکسل (Excel)

در صورت استفاده از یک پایگاه اختصاصی داده نظیر  SQLیا Oracle جهت ذخیره سازی اطلاعات شرکت، داشبورد شما بایستی قابلیت اتصال به پایگاه داده را داشته باشد و بتواند از آن استفاده نماید.
از این رو شما بایستی بررسی کنید که بر روی کدام پایگاه داده مجموعه اطلاعات سازمان شما ذخیره شده و در نهایت باید از وجود قابلیت اتصال به داشبورد مدیریت در این پایگاه داده اطمینان حاصل نمایید.
به طور معمول داده ها و اطلاعات کسب و کارها و سازمان های کوچک و متوسط در نرم افزار اکسل ذخیره و نگهداری خواهد داشت.
از این رو حتما در زمان انتخاب و خرید یک داشبورد مدیریتی حتما مطمئن گردید که داشبورد علاوه بر امکان دریافت اطلاعات از پایگاه داده، قادر به تبدیل داده های خود به فرمت های نرم افزار اکسل و یا قالب هایی نظیر پی دی اف PDF نیز باشد.

• قابلیت دسترسی به منابع اطلاعاتی مختلف به صورت همزمان

با توجه به آن که اطلاعات به دست آمده سازمان شما از مکان های گوناگونی بوده چنانچه بخواهید اطلاعات را از منابعی مانند تجزیه‌وتحلیل گوگل (Google Analytics)، توئیتر و شبکه‌های اجتماعی مختلف دیگری نیز در داشبورد خود جمع آوری و دریافت نمایید، بایستی حتما داشبورد انتخابی شما از این قابلیت برخوردار باشد.

ویژگی‌های مرتبط به کاربران در داشبوردهای مدیریتی

• چندکاربره بودن

شما این امکان را دارید تا بسته به نوع داشبورد انتخابی خود اقدام به تعیین تعداد کاربرانی که قادر به دسترسی به داشبورد هستند، نمایید.
همچنین احتمال دارد که جهت استفاده همزمان چند کاربر نیز برخی از داشبوردها محدودیت هایی داشته باشند.
چنانچه مایل هستید افراد متعددی از امکان دسترسی به داشبورد برخوردار باشند، حتما در نظر داشته باشید که داشبورد انتخابی شما دارای قابلیت چند کاربره باشد.

• امکان کنترل اشتراک‌گذاری داشبورد

این قابلیت به این موضوع بستگی دارد که شما مایل به اشتراک گذاری چه میزان از اطلاعات خود با دیگران می باشید.
در داشبوردهای خصوصی شما تنها این امکان را دارید که اجازه دسترسی به اطلاعات داشبورد را تنها به چند نفر و به صورت محدود بدهید.
مسئله حائز اهمیت در این بین داشتن کنترل و تواناییِ در به اشتراک‌گذاری محتوا با همه یا تعداد خاصی از افراد، و تعیین چگونگی انجام این کار می باشد.

• ابزار همکاری

برای داشتن تعاملی بهتر و موثرتر بین کاربران و افراد مختلف نیز قابلیت ابزار همکاری بسیار کاربردی خواهد بود.
یک نرم افزار داشبورد مدیریتی خوب بایستی در کنار قابلیت هایی مانند نظر دادن، ایجاد نمایش اسلاید و به اشتراک گذاری معیارهای کلیدی کسب‌و‌کار امکاناتی چون برنامه‌ریزی گزارش‌ها و اطلاعیه‌های مختلف را نیز دارا باشند.

مزایای استفاده از داشبورد مدیریت

• ارزیابی عملکرد برای سنجش برنامه‌های سازمان جهت افزایش بهره‌وری

مدیران این امکان را دارند تا به واسطه نظارت بر کارکرد کلیه بخش های سازمان خود، میزان کارکرد بخش‌های مختلف را مورد سنجش قرار داده و در راستای بهبود عملکرد آن ها بکوشند.
برای نمونه می توان مجموعه‌ی اطلاعات مختلفی از سازمان‌ را بررسی نموده و ارتباط مطلوبی را بین شرایط کاری و بازدهی کسب و کار ایجاد نمود و یا پیش از ایجاد مشکلاتی در سازمان نسبت به حل آن ها اقدام کرد.

• کمک به بهبود ارتباطات درون سازمانی با داشبورد مدیریتی

داشبورد مدیریتی را می توان یک ابزار ارتباطی موثر و کارآمد دانست زیرا در تسهیل نمودن امر نظارت و رسیدگی بر عملکرد بخش های گوناگون سازمان بسیار کاربردی می باشد.
امکان مشاهده و نظارت بر اطلاعات سازمان به واسطه رابط و نمودارهای تصویری سبب شده بتوان در جلسات اطلاعات مهمی را در اندازه های بزرگ و کوچک ارائه نمود.

• کمک به بهبود ارتباطات برون سازمانی

یکی دیگر از مزایای داشبوردهای مدیریتی افزایش میزان ارتباط با مشتریان و تامین کنندگان گوناگون می باشد.
در صورتی که سازمان شما نیازمند تأمین اعتبارات مالی یا ارائه‌ی گزارش به اعضای هیئت‌مدیره و سرمایه‌گذاران باشد به کمک داشبوردهای مدیریتی می توان گزارش ها و سخنرانی های مختلفی را به راحتی ایجاد نمود.

• کاهش زمان مورد نیاز

چنانچه پیکربندی یک داشبورد مدیریتی به خوبی انجام شده باشد می توان با استفاده از آن زمان زیادی را صرفه جویی نمود.
چرا که این دسته از داشبوردها قادر هستند کلیه اطلاعاتی که به آن ها نیاز داشته را به طور یک جا و با هم به شما تحویل دهند.
در واقع به کمک داشبورد مدیریتی وقت کمتری جهت ایجاد گزارش‌ها و برقراری ارتباطات بین بخش‌های مختلف سازمان نیاز بوده و همچنین گزارش های ایجاد شده در بخش های مختلف سازمان به راحتی در داشبورد قابل اشتراک گذاری بوده و از این رو نیاز به صرف وقت جهت دسترسی به آنها و ارسال‌شان نیز نخواهد بود.

• افزایش بهره وری و کارکرد کارکنان

یکی از لازمه های دستیابی به موفقیت فرد و نیز موفقیت کلی سازمان ارزیابی دقیق و پیوسته کارکرد کارکنان خواهد بود.
طی تحقیقات صورت گرفته توسط سازمان اس اچ آر ام (SHRM) استفاده موثر از شاخص‌های کلیدی عملکردی که سرمایه‌‌های انسانی سازمان‌ها نظیر مدیریت استعداد کارکنان، تعهدات کارمندان و بهترین عملکرد آنها را مورد سنجش قرار داده، در ترسیم اهداف کاری، مالی و استراتژیک یک سازمان بسیار موثر و مفید خواهد بود.
این کار جهت موفقیت سازمان، مدیران ارشد را یاری نموده و مقیاس بسیار مناسبی جهت تعیین ارزش منابع انسانی برای سطوح بالاتر سازمان  می باشد.

• ۶. افزایش میزان سود

با اطلاع از این موضوع که کدام یک از بخش های سازمان شما نیازمند پیشرفت بوده بهتر می توانید از انرژی، زمان و منابع خود جهت افزایش بهره وری آن، استفاده لازم را نمایید.
این اقدام در افزایش بهره‌وری و سوددهی نهایی سازمان تاثیر بسیار مثبتی را به جای خواهد گذاشت.

نحوه تعیین کیفیت داشبوردهای مدیریتی

برای تعیین خوب بودن یک داشبورد می توان چهار فاکتور مهم زیر را مدنظر قرار داد:

• سادگی و کاربری آسان
• برخورداری از کمترین میزان ابهام
• برخورداری از قابلیت پشتیبانی از کسب و کار با داده‌های مهم و صحیح
• بهره مندی از امکان نمایش گرافیکی اطلاعات مطابق با ادراک انسانی