دفتر معین و نحوه ثبت آن
دفتر معین، دفتری است که اجزای هر کدام از حسابهای دفتر کل در آن نوشته میشود.
در مثال مؤسسه، مبلغ ۸۰,۰۰۰ ریال از شرکت الف قرض گرفته شده که در حسابهای پرداختنی ثبت شده است.
اگر مؤسسه احسانی از چند شخص دیگر هم قرض بگیرد، اطلاعات آنها نیز در دفتر کل (حسابهای پرداختنی) ثبت میشود.
در این حالت اگر بخواهیم مبلغ بدهی شرکت به هر کدام از طلبکاران را بدانیم، باید تک تک اقلام ثبت شده در حساب دفتر کل (حسابهای پرداختنی) را بررسی کنیم تا مشخص شود که هر کدام از اقلام ثبت شده مربوط به چه شخصی است.
در صورتی که تعداد اقلام ثبت شده در حساب (حسابهای پرداختنی) زیاد باشند، این کار خیلی وقت گیر میشود و احتمال اشتباه در تعیین بدهی به هر کدام از طلبکاران نیز بالا خواهد بود.
برای جلوگیری از این مشکل و ایجاد سهولت و دقت در نگهداری حساب‌ها، در کنار دفتر کل، دفتر دیگری نگهداری میشود که به آن دفتر معین می‌گویند.
مثلاً برای حساب (حسابهای پرداختنی) در دفتر کل، دفتر جداگانه دیگری به نام (دفتر معین حسابهای پرداختنی) نگهداری میکنیم که در این دفتر، برای هر کدام از طلبکاران شرکت صفحه خاصی در نظر گرفته میشود و رویدادهای مالی مربوط به آن را علاوه بر دفتر کل، در این دفتر نیز ثبت میکنیم.
این کار کمک میکند که هر وقت لازم بود وضعیت بدهی شرکت به شخص خاصی را بدانیم مستقیماً به حساب آن در دفتر معین مراجعه و سریعاً اطلاعات مورد نیاز را استخراج نمائیم.
شمایکلی و نحوۀ نوشتن دفتر معین تقریباً مشابه دفتر کل است.
دفتر معین
مثال: رویداد زیر را در سند حسابداری، دفتر روزنامه، دفتر کل به شکل T و دفتر معین ثبت نمایید.
در تاریخ ۱۳۸۸/۱۱/۰۲ مبلغ ۴۲,۰۰۰ ریال به شرکت ج، ۱۷,۰۰۰ ریال به آقای حسینی و ۱۴,۰۰۰ ریال به خانم رحیمی قرض داده شد.
به طور کلی برای آن دسته از حسابهای دفتر کل که دارای چندین زیر مجموعه هستند، دفتر معین نگهداری میشود.
