نرم افزار بودجه چیست و چه مزایایی دارد؟
به طور معمول سازمان هایی که مایل به داشتن برنامه هستند و با برنامه و تصمیمات دقیقی مواجه اند، اغلب بودجه ای را به برنامه ریزی و کنترل اختصاص خواهند داد. از طرفی گستردگی سیستمهای سازمان باعث شده که به یک سیستم هوشمند با قابلیت جمعآوری، طبقهبندی و تجزیه و تحلیل اطلاعات به مدیریت سازمانها در عملیات بودجهریزی نیازی شدید احساس شود.
یک نرم افزار بودجه و اعتبارات در صورتی که کاملا متناسب با نیازهای یک سازمان تعریف شده باشد به مدیران این امکان را می دهد تا از بابت امور محاسباتی تخصیص و کنترل اعتبارات آسوده خاطر باشند و مدیریتی یکپارچه و منسجم بر روی منابع سازمان داشته باشند.
در واقع می توان گفت که یک نرم افزار بودجه مربوط به حوزه صدور اسناد مالی تا دریافت و پرداخت، تنخواه، خرید کالا، پیمان و قراردادها بوده و کنترل اعتبارات در کلیه امور هزینه را در برخواهد گرفت.
معرفی نرم افزار بودجه و اعتبارات
نرم افزار بودجه امکان تخصیص اعتبار به سرفصل های هزینه ای و درآمدی و همچنین کنترلهای لازم در طی دوره نسبت به بودجه مصوب، را فراهم می نماید.
نرم افزار بودجه با ساختار انعطاف پذیری که دارد سازمان را به طرف ارزیابی بهای تمام شده کالا و خدمات پیش برده و برای انجام امور مربوط به بودجه ریزی عملیاتی نیز ابزارها و امکانات لازم را در اختیار مدیران قرار می دهد.
علاوه بر آن مدیران می توانند به گزارشگیری به تفکیک منابع و مصارف بودجه و صدور سند حسابداری اتوماتیک به تفکیک تمام فعالیتهای بودجهای و مالی سازمان نیز بپردازند.
از سوی دیگر یکی از اصلی ترین فرآیندهای یک سازمان، پیش بینی اعتبار لازم در هر سال مالی جهت مهیا نمودن زمینه تامین آن می باشد که این مهم نیز تنها به واسطه بررسی کارشناسی دقیق سوابق مالی سنوات قبل ممکن خواهد بود.
نرم افزار بودجه و اعتبارات با گردآوری اطلاعات سازمانی، طبقهبندی و تجزیه و تحلیل دقیق، باعث می شود که بتوان از راه ارتباط با سیستم حسابداری مالی پیشبینی بودجه را انجام داد.
به واسطه انعکاس اطلاعات مالی نرمافزار حسابداری و عملکرد یکپارچه سیستم، می توان به اطلاعات مورد نیاز برای پیش بینی بودجه سال های آینده و بازه های زمانی گوناگون دست یافت.
سیستم بودجه و اعتبارات در واقع یک زیر سیستم، سیستم حسابداری مالی می باشد و با استفاده از آن می توان سرفصل های بودجه را جهت کنترل و جلوگیری از انحرافات تعریف کرد .
همچنین با این سیستم می توان در زمان به ثبت رساندن اسناد مالی به طور اتوماتیک مانع از ثبت سندهای خارج از طیف تعریف شده برای بودجه شد.
یک نرم افزار بودجه و اعتبار خوب به مدیران امکان ثبت عملیات بودجه و اعتبارات سازمان و امکان کنترل انحرافات احتمالی از سقفهای بودجهای سازمان را می دهد و نیز طبق نیازها و برنامه ریزی های مدیران در سازمان های مختلف منعطف می باشد.
بودجه و اعتبارات در سازمان ها
این روزها رشد و پیشرفت فناوری اطلاعات باعث شده که امورات حسابداری و کنترل اعتبارات و … مربوط به سازمان ها نیز به راحتی و به کمک نرم افزارهای تخصصی قابل انجام و نظارت باشد.
همچنین با وجود این پیشرفت ها دیگر مانند گذشته نیازی به صرف وقت زیادی به منظور امور دشوار و محاسباتی توسط کارشناسان و مدیران نیست.
و در واقع می توان بیشتر وقت خود را صرف تصمیم سازی، برنامه ریزی و نظارت کارشناسی بر منابع سازمان نمود.
در سازمان های بزرگ برای طی شدن مراحلی نظیر ثبت دقیق اطلاعات و کنترل بودجه تخصیص داده شده نیاز است که مدیر به طور دائم بر روی کارکرد مالی سازمان نظارت و مدیریت دقیق و کاملی داشته باشد. تا منابع تخصیص داده شده کاملا در مسیر هدف سازمان مصرف شود و در این بین انحرافی رخ ندهد.
بودجه ریزی در واقع از روال های مهم و رایج در مدیریت مالی است که مواردی چون کنترل و نظارت مستمر و دقیق بر فرآیندهای مربوط به بودجهریزی و در نظر گیری محدودیتهای اعمال شده، از مرحله تصویب بودجه تا مرحله پرداخت اعتبار را شامل می گردد.
از این رو با توجه به آن که انجام تمامی این امور و نظارت و کنترل بر آن ها کاری وقت گیر و دشوار است لذا استفاده از یک نرم افزار یکپارچه در چنین شرایطی کمک بسیار زیادی برای یک سازمان به شمار خواهد آمد.
استفاده از نرم افزار بودجه و اعتبارات چه تغییراتی در سازمان به وجود خواهد آورد؟
- ارسال خودکار اسناد مربوط به رویدادهای اعتباراتی به نرم افزار حسابداری
ویژگیها و قابلیتهای اساسی یک نرم افزار بودجه و اعتبارات
- تعبیه دوره های زمانی گوناگون در بودجه از طریق تعیین تاریخ شروع و تاریخ پایان
- معرفی چندین پروژه با تعیین منابع تامین اعتبار و نیز قابلیت تهیه چاپ از پروژه ها
- به ثبت رساندن برآورد هزینه های عمرانی و اختصاص دادن منابع به پروژه ها
- ثبت پیش بینی بودجه های درآمدی به صورت مستقیم و یا امکان فراخوانی از بودجه های درآمدی سال های قبل
- ثبت پیش بینی هزینه های جاری به صورت مستقیم و یا فراخوانی از بودجه های جاری سال های قبل
- ثبت پیش بینی هزینه های عمرانی به صورت مستقیم و یا فراخوانی از بودجه های عمرانی سال های قبل
- اختصاص دادن منابع تامین اعتبار به منظور پیش بینی بودجه هزینه های عمرانی دارای پروژه و نیز بودجه های عمرانی
- ثبت بودجه های جاری و عمرانی و درآمدی به صورت مستقیم و یا از راه انتقال پیش بینی های ثبت شده
قابلیت گزارش دهی نرم افزار بودجه و اعتبارات
- امکان تهیه و ارسال گزارشهایی کامل و جامع به مدیریت و سازمانهای ذینفع
- گزارش گیری از تفریغ بودجه و تحقق منابع
- ثبت اسناد مطابق با فصول هزینه و نظارت بر آن ها با برنامه ریزی
- امکان مقایسه بین بودجه مصوب و بودجه مصرفی به صورت لحظه ای
- امکان ثبت و ذخیره حساب های بودجه ای براساس تمامی طبقه بندی های قانونی مانند برنامه، فصل، فعالیت، طرح و پروژه
- تهیه گزارش از دفاتر اعتبارات طبق اسناد هزینه قطعی یا اعتباری
- ارائه گزارش از کارکرد سالانه بودجه مطابق با فرم های تصویب شده توسط وزارت دارایی
- گزارش گیری جامع براساس طبقه بندی های بودجه ای مانند برنامه، فصل، فعالیت، طرح و پروژه
امکانات و نحوه کارکرد نرم افزار بودجه و اعتبارات
- تعریف کدینگ و انتخاب دوره از جمله کدینگ درآمد، کدینگ هزینه و امکان انتخاب شهر و سازمان مرتبط با دوره جاری
- معرفی انواع درآمد شامل درآمد عادی، خاص، اعتباری و …
- به کارگیری کدینگ برنامه حسابداری در بخش معرفی کدینگ درآمدها
- برآورد درآمدها به تفکیک درآمد
- تعیین منابع مصوب به همراه درصد سهم جاری و درصد سهم عمرانی
- تعریف کدینگ بودجه براساس طبقه بندی های قانونی از جمله : برنامه، فصل، فعالیت، طرح و پروژه به شکل پلکانی
- امکان ثبت و کنترل تعهدات در سه وضعیت : بررسی نشده، بررسی شده و تأیید شده
- امکان صدور سند حسابداری خودکار براساس اطلاعات درج شده به وسیله کاربر
- قابلیت کنترل مستقیم بودجه تخصیصی با سیستم مالی
- امکان ثبت پیش بینی متمم بودجه و نیز انتقال سیستمی آن به متمم بودجه