نرم افزار خرید چیست و چه مزایایی دارد؟

نرم افزار خرید و تدارکات

بدون شک برای داشتن یک برنامه منظم جهت فرآیند خرید کالا و نیز تامین تجهیزات و خدمات در سازمان ها و شرکت ها به گونه ای که مطابق با سیاست و قیمتی کاملا مناسب و کیفیتی ایده آل بوده کاری دشوار خواهد بود و همچنین زمان زیادی را نیز از شما طلب خواهد نمود.
از این رو برای مکانیزه نمودن فرآیندهای واحد تدارکات در سازمان های دولتی و خصوصی از نرم افزار خرید و تدارکات استفاده می گردد.

آشنایی با نرم‌ افزار خرید و تدارکات

نرم افزار خرید و تدارکات را می توان ابزاری مدیریتی دانست که در انتخاب بهترین منبع جهت تهیه مناسب ترین کالا، تجهیزات و یا خدمات به مدیران کمک زیادی نموده و مراحل این فرایند را آسان تر خواهد ساخت.
اکثر نرم افزارهای خرید و تدارکات از قابلیت برقراری ارتباط با سایر نرم افزارهای درون سازمان نیز برخوردار می باشند.
این نوع از نرم افزارها با یکپارچه ساختن و ایجاد انسجام اطلاعات در فرآیندهای خرید کالا و تامین خدمات و به اشتراک‌گذاشتن آنها بین کلیه ذی‌نفعان خرید، از درخواست‌کننده تا تامین‌کنندگان و تحویل‌گیرندگان باعث شده مدیران سازمان علاوه بر پاسخگویی به‌موقع به درخواست کالا و خدمات مراکز درخواست کننده، امکان مدیریت و اعمال سیاست های سازمان در امور خرید را نیز داشته باشند.

در واقع نرم افزار خرید و تدارکات نرم افزاری برای به ثبت رساندن و نیز ردیابی پروسه خرید سازمان به طور خودکار و مطابق با چهارچوب آیین نامه معاملات خرید دولتی یا آیین نامه معاملات شرکت ها می باشد.
از قابلیت های این نرم افزار می توان به ثبت و مدیریت انواع درخواست خرید کالا و خدمت و همچنین اطلاعات خرید شامل استعلام، پیش‌‌فاکتور، تامین اعتبار، مناقصات و … اشاره نمود.

در طراحی نرم افزارهای خرید و تدارکات، ضمن در نظر داشتن مسائل فنی، مسائل و موارد مرتبط با محیط عملیاتی نیز مد نظر قرار داده شده و با توجه به آن که استفاده از این نرم افزار سبب شده سطح موجودی انبار در نقطه بهینه و ایده آلی قرار گرفته می توان گفت که در کاهش هزینه های خرید و نیز سودآوری سازمان موثر می باشد.

استفاده از نرم افزار خرید و تدارکات چه نتایجی را به همراه خواهد داشت؟

• افزایش میزان بهره وری سازمان

در صورتی که یک نرم افزار خرید و تدارکات از امکان یکپارچگی با سیستم های انبار، کنترل بودجه و تامین اعتبار و دارایی ثابت، فعالیت‌های مربوط به ثبت و پردازش اطلاعات فرایندهای تامین و خرید کالا و خدمات سازمان و همچنین پشتیبانی از فرآیندهای کلیدی کسب و کار برخوردار بوده به راحتی می تواند در افزارش بهره وری سازمان شما تاثیر شگرفی داشته باشد.

• امکان داشتن مدیریتی بهتر در فرآیند خرید

یک سیستم خرید و تدارکات یکپارچه از طریق یکپارچه نمودن اطلاعات جمع آوری شده در زمینه فرآیندهای خرید از کلیه واحدهای سازمان و نیز امکان ارائه گزارش های تفضیلی که داشته به مدیریت موثرتر فرآیند خرید کمک شایانی خواهد نمود.

• امکان مدیریت و کنترل هزینه ها و صرفه جویی در منابع سازمان

سیستم خرید و تدارکات از طریق فراهم نمودن امکان گردآوری درخواست‌های خرید کالا و خدمات و نیز امکان تخصیص موثر و کارآمدتر و نیز اولویت بندی خریدها تاثیر بسیاری در کاهش مصرف منابع سازمان ها خواهد داشت.

امکانات و قابلیت های نرم افزار خرید و تدارکات

• امکان ثبت درخواست خرید مطابق با درخواست کالا
• قابلیت گردآوری درخواست های خرید کالا و خدمات
• امکان محاسبه و نیز کنترل مقدار سفارشات در راه
• نظارت بر بودجه استفاده شده طی فرآیند تدارکات براساس وجوه تامین اعتبار شده جهت خرید
• امکان تعریف پارامترهای ارزیابی تامین کنندگان و نیز ارزیابی مطابق با آن
• امکان تحویل کالا به انبار، مراکز هزینه و یا حتی پروژه ها
• امکان تهیه گزارش از پروسه خریدهای صورت گرفته و در محدوده های زمانی گوناگون
• امکان دستیابی کلیه فرم ها به ابزار فرم ساز و نیز قابلیت ایجاد و فراخوانی  فرم های ایجاد شده جهت ثبت اطلاعات لازم در هر کدام از اسناد خرید
• تهیه گزارش به  طور دلخواه و بر مبنای کلیه اطلاعات ثبت شده در فرایند خرید به کمک ابزار گزارش ساز
• امکان تفکیک سازی تمامی اطلاعات براساس حساب های مستقل اعتبارات هزینه و تملک دارایی های سرمایه ای

مزایا و قابلیت های یک نرم افزار خرید و تدارکات

• امکان صادر نمودن فاکتور خرید برای کالاها و نیز افزارش موجودی بازرگانی بدون نیاز به انجام عملیات انبارداری و فروش آن در این نرم افزار
• گروه بندی نمودن فروشندگان تا سطحی نامحدود و نیز به صورت ساختار درختی
• معرفی فیلدهای مورد نیاز کلیه برگه های خرید به وسیله کاربرد و با نام گذاری دلخواه
• به نمایش در آوردن شعبه صادر کننده برگه های خرید
• پیشنهاد آخرین نرخ خرید کالا در زمان صدور فاکتور خرید جدید
• تعیین شماره فنی برای هر یک از کالاها و امکان به کارگیری آن در صورت لزوم در نرم افزار خرید و تدارکات
• نگهداری موجودی ها به دو شکل موجودی بازرگانی و موجودی انبار
• معرفی بارکد برای کالا و نیز ارتباط آن با دستگاه بارکدخوان و نیز امکان استفاده از آن در زمینه فروش
• امکان صدور رسید و حواله انبار خودکار در زمان ثبت فاکتور خرید و برگشت از خرید
• امکان به ثبت رساندن درخواست خرید به وسیله بخش های گوناگون سازمان و تبدیل این درخواست به سفارش خرید با فاکتور خرید
• قابلیت انجام عملیات مرجوع از خرید عطف به برگه خرید و یا حواله برگه های صادره به وسیله انبار در نرم افزار خرید و تدارکات
• قابلیت عطف برگه های خرید به فروش و دیدن سود یا زیان هر یک از فاکتورها
• به نمایش در آوردن صادر کننده و ویرایش کننده برگه همراه با تاریخ ویرایش و تاریخ ساخت برگه در نرم افزار خرید و تدارکات
• تنظیم مراحل توالی ثبت اطلاعات با در نظرگیری نیاز سازمان به طور منعطف و به گونه ای که اول صدور رسید انبار انجام شده و بعد از آن فاکتور خرید و برعکس
• قابلیت کنترل و نظارت بر کیفیت کالا تحت عنوان مجوز رسید موقت انبار و بعد از آن عطف رسید انبار به برگه مجوز مورد تایید واقع شده.
• ایجاد سیستم عطفی کاملا حرفه ای مابین برگه های خرید و دیگر بخش ها نظیر انبار، فروش، حسابداری و خزانه داری بین سال های مالی
• امکان تعریف تاریخ تسویه برگه های خرید و گزارش گیری از پروسه خرید مرتبط با تاریخ تسویه برگه ها و فراخوانی خودکار در خزانه داری
• امکان به نمایش در آوردن گزارشات مهم نظیر گزارش دفتر معین و خلاصه خرید و سابقه خرید کالا از یک شخص و … در زمان صدور فاکتور و تفکیک سند حسابداری و امکان دسته بندی برگه ها مطابق با میل کاربر و به کارگیری آن در صورت لزوم نظیر ارسال به شرکت دیگر و گزارش گیری
• قابلیت ثبت قراردادهای خرید و انجام عملیات خرید مطابق با قراردادهای موجود همراه با در نظر گیری اضافات و کسور قرارداد
• ارزیابی وضعیت قراردادها و سفارشات خرید و نظارت بر اقلام باقی مانده
• ارسال خروجی اطلاعات در گزارش ها و فاکتورها (export) به  excel, word، pdf  و نرم افزارهای مشابه در نرم افزار خرید و تدارکات
• به کارگیری سیستم استعلام قیمت پیش از خرید جهت انتخاب کالایی با کیفیت و با مناسب ترین قیمت در نرم افزار خرید و تدارکات
• امکان تهیه گزارش از فاکتورهای خرید خارجی در قالب های گوناگون
• تهیه گزارش از میزان خرید یک کالا به تفیکیک شخص
• گزارش گیری از درخواست خرید کالا
• گزارش گیری از سفارش خرید خارجی کالا
• گزارش گیری از فاکتور برگشت از خرید
• قابلیت گزارش گیری از فاکتور خریدهایی که رسید انبار نشده اند
• گزارش گیری از رسید انبارهای فاقد فاکتور خرید
• امکان تهیه گزارشی حرفه ای از برگه های عطف و نیز برگه های ناقص آن
• گزارش گیری از قراردادها و به نمایش در آوردن قراردهای صادر شده و نیز مشاهده مانده قراردادهای صادره
• گزارش گیری و مشاهده مانده نزد پیمانکار و کالاهای دریافت شده از پیمانکاران
• امکان برنامه ریزی برای خرید و داشتن برنامه جهت تامین مواد براساس سفارشات بازار و مشتریان
• امکان تهیه گزارش از لیست استعلام ها به تفکیک تامین کننده
• و…

مشخصه های اصلی یک نرم‌ افزار خرید و تدارکات خوب

1. امکان دسته بندی فروشندگان کالا و ارائه کنندگان خدمات

یک نرم افزار خرید و تدارکات این امکان را در اختیار شما قرار داده تا به آسانی مطابق با خدمات و کالاهای مورد نیاز سازمان یا شرکت به دسته بندی تامین کنندگان کالا پرداخته و سفارش کالاهای خود را براساس کالای مورد نیاز انبار و دسترسی به اشخاص ارائه کننده این کالا و نیز سوابق فروشنده انجام دهید.

2. تهیه گزارش

با تهیه گزارش در نرم افزار خرید و تدارکات به راحتی می توان به اطلاعات ثبت شده نظیر رسیدها و حواله ها دستیابی پیدا نمود. برای نمونه به تفکیک شعبه گزارشات کالا از قابلیت دسترسی به گزارش گیری و اصلاح برخوردار می باشند.

3. شیوه ثبت و ارزیابی موجودی کالا

یکی از موارد قابل توجه در زمان خرید نرم افزار خرید و تدارکات، روش ثبت و ارزیابی موجودی کالا در سازمان می باشد و نرم افزار انتخابی شما نیز بایستی مطابق با آن باشد.
به طور معمول ثبت و ارزیابی با استفاده از یکی از دو تکنیک FIFO یا LIFO صورت خواهد گرفت.
بعضی از نرم افزارها از روش FIFO و برخی دیگر از روش LIFO بهره می گیرند. از این رو در زمان خرید حتما بایستی به این موضوع توجه داشت.

4. امکان اتصال به نرم افزارهای آفیس

توصیه می شود در زمان خرید نرم افزار خرید و تدارکات حتما در نظر داشته باشید که نرم افزار انتخابی شما از قابلیت ثبت و ارسال گزارش های خرید و فروش و سفارش در سایر نرم افزارهای آفیس از جمله Excel , Word , PDF , Rich text format , Tab-Separated text  برخوردار باشد.
این قابلیت سبب شده امکان تهیه گزارشات آماری به شکل های گوناگون وجود داشته و تصمیم گیری و اقدامات لازم بر مبنای آن انجام شود.

5. قابلیت ارتباط با سیستم های دیگر

یک نرم افزار خرید خوب بایستی از قابلیت برقراری ارتباط و نیز یکپارچگی با سایر سیستم ها نظیر سیستم انبار ، فروش و تولید برخوردار بوده تا امکان دریافت و پاسخگویی به درخواست های خرید هر واحد وجود داشته باشد.
این قابلیت تاثیر بسیاری در آسان تر شدن اجرای سفارشات برون سازمانی و پیش بینی کالاهای مورد نیاز هر کدام از واحدها خواهد داشت.