نرم افزار سفارشات خارجی
مدیریت صحیح و اصولی فرایند سفارشات خارجی را این روزها می توان یکی از دغدغه های اصلی مدیران شرکت های پیشرو دانست.
این فرایند ممکن است طی مراحل سفارش کالا تا دریافت آن با مشکلات مختلفی مواجه گردد.
این میان یک ابزار که به لحاظ اطلاعاتی و مدیریتی در سطحی قدرتمند باشد، بدون شک در این زمینه بسیار کاربردی خواهد بود.
از این رو شرکت های نرم افزاری با تحلیل و بررسی دقیق نیازمندی‌های بازار دست به طراحی و تولید نرم افزار سفارشات خارجی زده و در حال حاضر می توان انواع آن ها را در بازار مشاهده نمود.
در ادامه بیشتر با این نرم افزار کاربردی آشنا خواهیم شد. با سانیران همراه باشید.
نرم افزار سفارشات خارجی چیست؟
نرم افزار سفارشات خارجی که با نام هایی نظیر نرم افزار خرید خارجی ، نرم افزار تدارکات خارجی و سیستم تامین ارزی نیز شناخته می شود در واقع ابزاری جهت آسان تر نمودن جریان مالی، جریان اطلاعات و جریان مواد در خرید های برون مرزی می باشد.
سیستم سفارشات خارجی از مرحله درخواست تامین کالا تا صدور برگ ارسال کالا به انبار را در برگرفته و این را بایستی در نظر داشت که یکی از عوامل تاثیرگذار در سرعت و مقدار سرمایه در گردش فرآیندهایی نظیر عملیات خرید و سفارشات خارجی می باشد.
و در واقع هر پرداخت سبب خروجی نقدینگی از سازمان شده و بایستی جهت جایگزینی با کالا، سازمان پیگیری مستمری را از خود نشان دهد.
این در حالی است که به کمک یک نرم افزار سفارشات خارجی به راحتی و در کمترین زمان می توان تمامی موارد مربوط به سفارشات خارجی را کنترل و مدیریت نمود.
این روزها سازمان ها جهت خودداری از راکد ماندن سرمایه در گردش خود و نیز جهت جلوگیری از به بار آمدن هزینه های انبار کالاها به دنبال یک برنامه ریزی موثر جهت برطرف ساختن نیاز خود می باشند.
برای دسترسی به این مهم بایستی اطلاعات کاملی در خصوص فروشندگان و تامین کنندگان قطعات خارجی تهیه و نگهداری شود و خرید های انجام شده نیز برنامه ریزی و پیگیری شوند.
نرم افزار سفارشات خارجی از آن جایی که خریدهای خارجی حجیم و زمان بر است، به افراد این امکان را داده تا این دسته از خریدها را کنترل و برنامه ریزی نمایند.
این نرم افزار به واسطه نگهداری سوابق خرید، وضعیت مالی و آماری سفارشات پیشین، ابزار مناسبی را جهت تصمیم گیری برای خریدهای آینده در اختیار مدیران قرار خواهد داد.
به کمک نرم افزار سفارشات خارجی می توان مسیر هر سفارش کالا را مطابق با تعریف مشخص شده ای که در واقع الگوی سازمان بوده جهت عملیات پیگیری سفارشات دنبال نمود تا منطبق با نیاز، مراحل خاص داده ها را مشاهده نمود.
برای آن که بتوان عملیات حسابداری سفارشات خارجی را پیگیری نمود، قابلیت ایجاد، ارسال و مدیریت اسناد حسابداری در نرم افزار سفارشات خارجی موجود است و می توان کلیه اطلاعات و اسناد مرتبط با سفارشات نظیر یک سند حسابداری را به طور مکانیزه به واحد انبار و مالی فرستاد.
یکی دیگر از ضروری ترین نیازهای سازمان ها اطلاع از وضعیت سفارشات خارجی جهت تامین کالا و تحویل به موقع سفارشات مشتریان می باشد.
یک نرم افزار سفارشات خارجی به مدیران این امکان را می دهد تا فرآیند سفارشات خارجی را به صورت متمرکز و کارآمد مدیریت نموده تا فرآیند اعتبارات اسنادی از ثبت سفارش تا ورود کالا به انبار را نیز تحت کنترل خود قرار داد.
مشخصه های اصلی یک نرم افزار سفارشات خارجی
جامعیت
نرم افزار سفارشات خارجی در واقع مجموعه ای وسیع از قابلیت ها و امکانات نرم افزاری در زمینه های گوناگون فرآیند سفارشات خارجی از مرحله انتخاب تامین کننده تا تحویل به انبار نهایی را شامل می شود:
- امکان ثبت لیست تفکیکی هزینه‌های پروفرما و نیز مشخص نمودن روش تسهیم هزینه‌ها
- تهیه گزارش از اقلام باز پروفرما
- تهیه گزارش از باقی مانده اعتبارات اسنادی
- امکان گزارش گیری از قیمت تمام شده کالاهای پروفرما
- قابلیت تعیین نرخ ارز به تفکیک صورت حساب و تبدیل هزینه‌های ارزی به ریالی به صورت خودکار
یکپارچگی
این نرم افزار را می توان بستری یکپارچه برای ایجاد ارتباطی کارآمد بین فرآیند سفارشات خارجی با فرآیندهای دیگر سازمان نظیر فرآیندهای مالی و خرید و فروش دانست:
- قابلیت اتصال بارنامه و کانتینر به مسیرهای حمل و مانیتورینگ وضعیت محموله‌ها به صورت لحظه ای
- امکان ایجاد حساب یا تفصیلی شناور اتوماتیک جهت هر پروفرما
- امکان صدور فاکتور خرید و انتقال بین انبارهای مرتبط به طور خودکار
- قابلیت صدور فاکتور برگشت از خرید و بستن سندهای پرداخت در صورت انصراف از تحویل کامل پروفرما به صورت خودکار
- امکان خودکار سازی فرآیندهای خزانه‌داری مربوطه
هوشمند بودن
نرم افزار سفارشات خارجی در عین حال بستری هوشمند جهت مدیریت فرآیند سفارشات خارجی به واسطه کنترل دستیابی به فرمهای عملیاتی در مراحل گوناگون و پایش وضعیت اسناد مرتبط نیز خواهد بود:
- نظارت و کنترل خودکار بر قیمت کالاهای پروفرما مطابق با لیست قیمت
- ثبت و ارائه اخطارهای مورد نیاز جهت تاریخ‌های سررسید صورت حساب‌ها، اعتبارات اسنادی و…
- امکان توزیع کنترل شده کالا و قیمت در بارنامه‌ها، کانتینرها و صورتحساب‌ها با امکان کنترل موجودی
- قابیلت ثبت ریزاقلام بارنامه (Packing List) و چیدمان کالا از بارنامه‌ها در کانتینرها با قابلیت ثبت و ردگیری سریالها
- امکان محاسبه خودکار بهای صورتحساب به کمک پروفرمای ترکیبی (برای نمونه ۷۰% LC و ۳۰% نقدی(
پویایی
یکی دیگر از مشخصه های مهم نرم افزار سفارشات خارجی این بوده که برای شخصی سازی فیلدهای اطلاعاتی در فرم های عملیاتی و ایجاد گزارشات مختلف و مطابق با نیاز کاربر بستری پویا فراهم خواهد نمود:
- امکان انتخاب کالا از چندین بارنامه برای یک کانتینر
- امکان به کارگیری تاریخ میلادی و هجری شمسی برای کلیه فرم‌ها
- قابلیت صدور چندین Invoice برای یک پروفرما در حالت Partial Shipment
- امکان انتخاب محل خرید برای سازمان‌های برخوردار از شعب
از دیگر مشخصات یک نرم افزار سفارشات خارجی خوب می توان به موارد زیر اشاره نمود:
- قابلیت تعریف حساب های اعتبار و سرفصل های شناور هزینه های خرید خارجی و پیش پرداخت ها
- صدور پیش فاکتور خرید خارجی به صورت ارزی و مشخص نمودن مبلغ ارزی
- امکان صدور فاکتور خرید خارجی عطف به پیش فاکتور و فراخوانی خودکار هزینه های مربوط به اعتبار
- تسهیم هزینه های انجام شده به بهای تمام شده کالاهای وارداتی به روش های وزنی و مبلغ ارزی و …. به طور خودکار
- صدور اسناد حسابداری پرداخت هزینه های خرید خارجی و پیش پرداخت ها به صورت اتوماتیک
- تسویه خودکار فاکتور خرید خارجی و تسویه فاکتورها و امکان به نمایش در آوردن فاکتورهای تسویه نشده
- صدور سند ارزی و نگهداری اطلاعات ارزی همراه با اطلاعات ریالی
- نمایش هزینه های انجام شده به تفکیک هر اعتبار در نرم افزار سفارشات خارجی
- مشاهده بهای تمام شده کالاها همراه با سهم هزینه های متعلق به هر کالا
- نمایش گزارش اعتبارات اسنادی و امکان مشاهده ریز عملیات انجام گرفته به طور تو در تو
- امکان برقراری ارتباط مستقیم با سیستم فروش و انبار و ثبت عملیات کنترل کیفیت
- امکان برقراری ارتباط مستقیم با سیستم خزانه داری و حسابداری و انجام عملیات حسابداری به صورت خودکار
- تهیه گزارش از سفارشات و اعتبارات باز به طور تفکیکی از هزینه های پرداختی و پیش پرداخت
- ارسال خودکار سفارشات باز به دوره مالی بعد
برخی از گزارشات سیستم سفارشات خارجی
- امکان تهیه گزارش از اطلاعات گوناگون سفارشات همراه با وضعیت آن ها
- گزارش گیری آماری از وضعیت کالاهای دریافتی یک سفارش یا مجموعه سفارش
- قابلیت گزارش گیری از درخواست های سفارش داده نشده
- گزارش گیری از تاخیر اقدامات سفارش
- تهیه گزارش از هزینه ها و قیمت تمام شده سفارش
- امکان تهیه گزارش از خلاصه خرید از فروشندگان
- طراحی گزارشات اختصاصی براساس نیاز کاربران و مدیران
- گزارشی جامع از پیگیری سفارشات
- تهیه گزارش از بهای تمام شده سفارشات به تفکیک کالا
- گزارش گیری از بهای تمام شده سفارشات به تفکیک هزینه ها
امکانات و قابلیت های یک نرم افزار سفارشات خارجی
- ثبت درخواست خرید بر اساس درخواست کالا از انبار و کنترل موجودی
- مدیریت فرایندهای مالی در طول فرایند خرید
- شناسایی و ثبت اطلاعات مالی خرید به تفکیک هر سفارش
- محاسبه بهای تمام شده کالا
- برقراری ارتباط با سیستم انبار برای ثبت رسیدهای خرید
- قابلیت صدور اسناد خریدِ فاکتورهای خرید به سیستم حسابداری
- قابلیت ارجاع یک قلم درخواست به چند کارشناس خرید و به مقدار دلخواه
- قابلیت خرید یک قلم درخواست از منابع تامین داخلی و خارجی به مقدار دلخواه
- امکان پیگیری مراحل خرید هر پرفورم از هنگام ثبت آن در سیستم تا گشایش اعتبار
- امکان پیگیری مراحل حمل هر پارتی یک خرید به صورت جداگانه از هنگام ثبت پارتی
- ثبت درخواستهای خرید نرم افزار سفارشات خارجی
- ثبت استعلامهای صادره، جوابهای فروشندگان و تعیین فروشنده برنده
- کنترل مقداری قراردادهای خرید
- ثبت سفارشهای خرید برای فروشندگان
- ثبت اطلاعات حمل و اطلاعات پارتیهای حمل
- گردآوری بانک مدون اطلاعات سوابق خرید
- امکان ثبت اطلاعات ترخیص، به همراه صورت حساب ترخیص
- امکان ثبت اطلاعات Packing List یا صورت بسته بندی
- امکان ثبت اطلاعات هزینه های بارنامه
- ثبت اطلاعات پروفرما خرید براساس اینکوترمزهای جهانی
- ثبت اطلاعات بیمه، ثبت سفارش براساس تعرفههای استاندارد
- بانک اطلاعاتی جامع کالاها، خدمات، تامین کنندگان
- برنامه ریزی تامین کالا بر اساس موجودی انبار و برنامه ریزی احتیاجات مواد
- تجمیع درخواستهای خرید در یک سفارش و تفکیک یک درخواست به چند سفارش
- تهیه صورت خلاصه استعلام از فروشندگان به تفکیک سفارشات
- ثبت اسناد سفارش :درج اطلاعات ثبت سفارش و تعریف پارامترهای افزاینده و کاهنده
- و ثبت پارامترها به تفکیک اقلام کالای سفارشی و ثبت اطلاعات اعتبارات اسنادی (LC) صدور فاکتور خرید : صدور Invoice بر اساس پروفرما ، ثبت سفارش یا اعتبار اسنادی
- ثبت اسناد بارنامه خارجی : ثبت بارنامه خارجی بر اساس فاکتور ارسالی در نرم افزار سفارشات خارجی
- ثبت اسناد ترخیص از گمرک : ثبت اطلاعات ترخیص کالا از گمرک بر اساس Invoice · ثبت اسناد بارنامه داخلی :ثبت اطلاعات بار ارسالی ازگمرک به انبار و ثبت هزینه ها
- مشخصات کامل فروشندگان با امکان تعریف انواع فروشندگان
- ثبت اسناد درخواست خرید : ترکیب چند درخواست خرید یا بخشی از یک درخواست
- خرید و یا بخشی از یک قلم درخواست خرید در یک یا چند سفارش خرید ثبت پروفرما :
- ثبت پروفرمهای اولیه و نهایی کالا متعدد از فروشندگان متفاوت جهت یک درخواست
- قابلیت ثبت سفارش از طریق انتخاب از چندین درخواست خرید
- امکان ثبت بدون مبنا سفارش خرید
- امکان تبدیل درخواست به سفارش یک جا یا تکه تکه
- لحاظ درخواست شارژ انبار از سیستم انبار
- استعلام خرید از فروشندگان مربوط به اقلام سفارش
- انتساب هر سفارش خریدی به یک کارپرداز
- ساخت یک بانک جامع اطلاتی از تمامی تأمین کنندگان خارجی (نظیر تولیدکنندگان، نمایندگی ها، فروشندگان، واسطه ها و…)
- تهیه لیست سیاه تأمین کنندگان، به منظور کنترل و خودداری از سفارش به آنها
- قابلیت بومی نمودن اطلاعات سیستم مطابق با اطلاعات پایه سازمان استفاده کننده از سیستم
- ایجاد فهرست مقایسه قیمت ها بین پروفرم های دریافتی مطابق با ارزهای گوناگون و معادل سازی آنها به هم
- محاسبه قیمت تمام شده در سطح کل سفارش خارجی، پارتی حمل و اقلام سفارش
- امکان ثبت اطلاعات تأمین کنندگان و طبقه بندی آنها مطابق با نوع کالا
- امکان ثبت و اصلاح درخواست های خرید به صورت دستی و یا دریافت مکانیزه از سیستم انبار
- امکان تخصیص درخواست های خرید به گروه های مربوطه
- طراحی فرم سفارشی ورود اطلاعات برای هر یک از مراحل سفارش
- امکان برنامه ریزی خرید برای هر سفارش و محاسبه تاریخ رسید کالا به صورت تقریبی
- امکان دریافت و ثبت اطلاعات پروفرما (Performa)
- کنترل و ردیابی سفارشاتی با حمل به دفعات
- امکان ارائه آخرین وضعیت سفارشات و موجودی در راه
- قابلیت ثبت مغایرت های اقلام سفارش شده و دریافت شده
- امکان ثبت مستندات چند رسانه ای برای درخواست، سفارش، استعلام خرید و پرفرما، استعلام حمل و …
- مانیتورینگ کارکرد تأمین کنندگان خارجی در مقاطع گوناگون
- معرفی شیوه تسهیم هزینه های یک سفارش خارجی به اقلام خریداری شده
- امکان ارائه گزارشات مختلف از آنالیز هزینه های تخصیص داده شده در مراحل گوناگون یک سفارش خارجی
- بستن پارتی و محاسبه هزینه ها به تفکیک هر پارتی
- ارسال سند تعهدی به مالی همراه با با ارسال درخواست پرداخت و یا پرداخت تنخواه به سیستم وجوه نقد
- ثبت کالای جایگزین در مرحله ثبت پاسخ استعلام و یا فاکتور
- تعریف شرکت های خریدار و فروشنده سفارشات
- تعریف شرکت های بیمه سفارشات
- معرفی ایستگاه ها و مسیرهای داخلی و بین المللی حرکت کالاها
- ثبت پروفرما و اطلاعات مربوط به آن نظیر بیمه نامه ، اطلاعات حمل ، هزینه های عمومی و اطلاعات روش پرداخت
- مشخص نمودن سناریوی پرداخت روی هر پروفرما
- امکان ثبت تمدید اعتبارات اسنادی در سیستم
- امکان ثبت لیست های تفکیکی هزینه های حمل (ارز ، کشتیرانی و…)
- امکان attach نمودن تصاویر اسناد مرتبط در کلیه فرم ها
- قابلیت به کارگیری تاریخ میلادی و تاریخ هجری شمسی جهت ثبت تاریخ های کلیه فرم ها
- قابلیت پشتیبانی از تمامی معاملات (انواع گوناگون بدون انتقال ارز، وام ارزی، از محل مصوبه و…)
- صدور اصلاحیه برای پروفرما
- قابلیت پشتیبانی از چند حملی ها
- قابلیت پشتیبانی از چند پرداختی ها
- ترکیب چند درخواست یا بخشی از چند درخواست و یا حتی بخشی از یک درخواست در یک سفارش
- امکان تایید سفارشات ایجاد شده به طور خودکار و یا دستی به همراه ذخیره تغییرات ایجاد شده بر روی سفارشات
- صدور چند Invoice برای یک پروفرما در شرایطی که پروفرم برای یک خریدار در چندین محموله ارسال خواهد شد. (Partial Shipment)
- امکان ثبت اطلاعات مالی براساس پرداخت نقدی، LC و برات وصولی و گزارش سیستم از بین پرداخت ها و تاریخ های سررسید پرداخت های آتی
- امکان ثبت و کنترل درخواست های خرید از انبار
- قابلیت تشکیل پرونده سفارش به واسطه انتخاب اقلام یک یا چند درخواست های خرید و پرسنل موظف به ردیابی سفارش
- مشخص نمودن پروفرمای نهایی هر سفارش براساس سوابق کاری، کیفیت کالا و قیمت های ارایه شده
- امکان تصمیم گیری های مدیریتی نظیر ابطال یا تمدید سفارش
- اطلاعات مالی نظیر هزینه های متفرقه ،گشایش اعتبار و حواله ارزی
- امکان ایجاد اسناد و مجوز های گوناگون نظیر اطلاعات بیمه ، بارنامه ها، عدل بندی، مجوز های گمرکی، گواهی مبدا ، فاکتور خرید و …
- ردیابی وضعیت مالی و آماری و ترخیصی سفارش براساس اعلامیه ورود کالا به گمرک و شرکت
- پیش بینی تاریخ هر مرحله سفارش براساس وضعیت ورود کالا و تاخیرهای صورت گرفته
- امکان محاسبه قیمت تمام شده سفارش
- بررسی آخرین وضعیت اعتبارات گشایش شده
- بررسی آخرین وضعیت سفارشات در راه (پیش از گمرک ، در زمان دپو در گمرک و بعد از ترخیص از گمرک(
- بررسی درخواست های سفارش نشده
- مشاهده هزینه های سفارشات خارجی
- گزارش از اقلام رسیده شده
- مشاهده مانده اقلام خریداری شده
- امکان رهگیری چرخه یک سفارش خارجی از درخواست خرید تا رسید قطعی در انبار
- امکان ارایه گزارش قیمت تمام شده کالاهای پروفرما
- امکان ارایه گزارش اقلام باز پروفرما
- ارزیابی بهای تمام شده خرید خارجی
- تهیه و ارسال سند حسابداری خرید خارجی
- گزارش گیری از اطلاعات گوناگون سفارشات همراه با وضعیت آن ها
- گزارش گیری از درخواست های سفارش داده نشده
- امکان تهیه گزارش از تاخیر اقدامات سفارش
- گزارش گیری از هزینه ها و قیمت تمام شده سفارش
- طراحی گزارشات اختصاصی براساس نیاز کاربران و مدیران
- امکان اتصال به سیستم حسابداری و ثبت سندهای مالی به صورت خودکار
- امکان اتصال به سیستم انبار به صورت خودکار
آشنایی با برخی از اصطلاحات خرید خارجی
اعتبار اسنادی کوتاه مدت (ریفاینانس)
ریفاینانس در واقع نوعی گشایش اعتبار اسنادی بوده که در هنگام معامله اسناد فروشنده براساس شرایط اعتبار وجه اسناد به طور نقدی از بانک کارگزار دریافت نموده و خریدار بایستی مطابق با قرارداد وضع شده با بانک و در وقت مشخص شده در قرارداد وجه اسناد را پرداخت نماید.
سقف مهلت خریدار جهت پرداخت وجه اسناد از زمان مبادله اسناد حمل مورد تائید بانک کارگزار خریدار نهایت تا یک سال بعد خواهد بود.
اعتبار اسنادی به کمک خطوط اعتباری بلندمدت (فاینانس)
قرارداد این نوع از اعتبارات در شرایطی که بین بانک ایرانی و خارجی (اعتباردهنده) خط اعتباری فعال وجود داشته و زیر نظر بانک مرکزی منعقد گردد.
این نوع از تسهیلات به صورت بلندمدت بوده و مبلغ اختصاص یافته به هر متقاضی جهت پرداخت وجه اسناد گشایش یافته توسط بانک خارجی تا ۸۵ درصد مبلغ پرفرما خواهد بود.
این نوع اعتبار از نظر فروشنده یا ذیننفع، دیداری یا نقدی می باشد.
اعتبارات اسنادی نقدی(SIGHT PAYMENT L/C)
اعتبارات اسناد نقدی در واقع نوعی گشایش اعتبار اسنادی بوده که بایستی پرداخت آن در شرایطی که رعایت مفاد و شرایط اعتبار از طرف فروشنده یا ذینفع، حمل کالا و ارائه اسناد منطبق با شرایط، L/C وجه اسناد به طور نقدی و سریعا به واسطه بانک گشایش کننده اعتبار فروشنده انجام گردد.
*اگر چه در وهله اول انتخاب هر یک از روش های بالا زیاد با هم فرقی نداشته منتها برای خریدار نرخ ارز در هنگام تسویه با بانک بسیار مهم جلوه خواهد نمود. تاثیر این موارد زمانی جلوه نموده در کشور نرخ ارز دچار نوسان گردد.
پیش فاکتور یا پروفرما(Pro forma Invoice)
پروفرما سندی صادر شده از سوی فروشندگان کالا بوده که بعد از ارائه مظنه و نهایی شدن قیمت و دیگر شرایط بنا بر درخواست خریدار به منظور گرفتن مجوزهای ورود برای افتتاح اعتبار اسنادی می باشد.
فاکتور یا سیاه ی تجاری( Invoice)
یکی از اسناد مهم ارسال شده توسط فروشنده کالا به نام خریدار و همراه با دیگر اسناد براساس قرارداد به خریدار بوده و در واقع سند فاکتور خرید انجام شده می باشد.
لیست بسته بندی(Packing List)
این سند بیانگر تعداد کالاهای موجود در هر کارتن یا پالت و یا هر نوع بسته بندی مورد توافق خریدار و فروشنده خواهد بود. اهمیت این سند در زمان ترخیص کالا در گمرک فروشنده و خریدار خود را نشان خواهد داد.
بارنامه (Bill of Lading / BL):
بارنامه در واقع سندی صادر شده از سوی حمل کننده یا نماینده وی پس از وصول کالا بوده که نشان دهنده حمل کالایی مشخص از یک نقطه به نقطه ای دیگر (از مبدا به مقصد) با وسیله توافق شده در ازای کرایه حمل معین شده خواهد بود.
