نرم افزار حسابداری سانیران راهکار یکپارچه مالی
معرفی یک نمونه کدینگ حسابداری و نحوه پیاده سازی آن
نمونه کدینگ حسابداری
در هر سیستم حسابداری دستی یا کامپیوتری، اساس کار بر شناسایی حسابها و کدگذاری آنهاست. در این بخش مجموعه ای از حسابها که با استفاده از آنها، آثار مالی عملیات شرکت در سیستم حسابداری انعکاس مییابد، نشان داده شده است. انعکاس اطلاعات مالی در سیستم مزبور از طریق طی نمودن فرآیند بررسی اسناد صادره توسط امور مالی و مدارک پیوست آنها، مرتبط نمودن آنها با حسابهای طراحی شده، صدور سند و گزارش آنها صورت میگیرد.
در مراحل مختلف طراحی کدینگ حسابداری شرکت، موارد زیر مدنظر قرار گرفته می شود:
- سهولت استفاده از حسابها بنحوی که برای کاربران به راحتی قابل فهم و استفاده باشد
- جامعیت حسابها به گونهای که کلیه فعالیتها را تحت پوشش قرار دهد
- انعطافپذیری حسابها بنحوی که حسابها برحسب گسترش فعالیتهای شرکت توسعه یابند
- مناسب بودن حسابها برای رفع نیازهای اطلاعاتی مدیریت شرکت شامل گزارشات مالی مختلف درون سازمانی و برون سازمانی
- تناسب حسابها با نیازهای اطلاعاتی سایر قسمتهای شرکت.
با عنایت به مطالب فوق ذیلاً حسابهای مختلف شرکت به همراه نحوه استفاده از آنها تشریح گردیده است.
نمونه کدینگ حسابداری در انواع حساب ها
نحوه کدگذاری حسابهای کل
حسابهای کل، حسابهایی هستند که در سیستم مالی در دفتر کل و تراز آزمایشی شرکت منعکس و مبنای تهیه گزارشات کلی و تنظیم صورتهای مالی میباشند. به عنوان مثال در طراحی کدینگ حسابها، برای تعیین حسابهای کل دو رقم در نظر گرفته شده که به ترتیب زیر میباشند
نمونه کدینگ حسابداری
رقم اول سمت چپ (دهگان): معرف سرگروه حسابهای کل بوده و نوع یک حساب را از حیث دارائی یا بدهی بودن آن مشخص مینماید. بدین ترتیب با ملاحظه یک حساب کل براحتی میتوان نوع سرگروه آن را مشخص نمود. این امر ضمن تسهیل در استفاده از کدینگ حسابها باعث میشود حسابها، دارای یک روال منطقی و منظم باشند. باتوجه به مطالب فوق برای حسابهای کل شرکت ۹ سرگروه به شرح زیر تعیین شده است:
سرگروه شماره ۱: دارائیها
سرگروه شماره ۲: دارائیهای غیرجاری
سرگروه شماره ۳: بدهیهای جاری
سرگروه شماره ۴: بدهیهای غیر جاری
سرگروه شماره ۵: حقوق صاحبان سهام
سرگروه شماره ۶: درآمد
سرگروه شماره ۷: بهای تمام شده
سرگروه شماره ۸: هزینه
سرگروه شماره ۹: حسابهای انتظامی
حساب کل
رقم دوم (یکان) : معرف سرفصل حساب کل هر یک از گروههای حسابهای کل بوده و نوع یک حساب را از جنبه اقلام تشکیل دهنده یک گروه مشخص مینماید. بعنوان مثال شماره ۱۱ نشان دهنده سرفصل موجودی نقد از سرگروه دارائیهای جاری میباشد. بدین ترتیب چنانچه شخص با نحوه طراحی کدینگ آشنا باشد خواهد توانست با ملاحظه یک حساب کل تشخیص دهد که آن حساب چه سرفصلی از چه سرگروهی میباشد. با این وجود چند نمونه از سرفصلهای حسابها ذیلاً نمایش داده شده است:
شماره ۱۱: سرفصل موجودی نقد
شماره ۱۳: سرفصل حسابها و اسناد دریافتنی تجاری
شماره ۱۶: سرفصل سفارشات و پیش پرداختها
شماره ۲۱: سرفصل دارائیهای ثابت مشهود
شماره ۳۱: سرفصل حسابها و اسناد دریافتنی تجاری
نحوه کدگذاری حسابهای معین
حسابهای معین، اجزای حسابهای کل میباشند. برای طراحی حسابهای معین شرکت (باتوجه به تعدد آنها) سعی شده است مواردی که از لحاظ گزارش دهی و نیازهای اطلاعاتی دارای اهمیت بیشتری بوده اند در سطح معین قرار گیرند. بدین ترتیب، مبنای طراحی حسابهای معین، موضوعات مختلف هر یک از حسابهای کل بوده است. بعنوان مثال برای حساب کل پیش پرداختها (کد ۱۶) موضوعات پیش پرداخت (خرید مواد اولیه، هزینه، خرید سرمایهای، اجاره و …) در سطح معین تعریف شده اند.
برای حسابها معین نیز مثل حسابهای کل دو رقم در نظر گرفته شده و جهت شناخت هر حساب معین لازم است آن حساب را با حساب کل مربوطه مرتبط نمود.
حال باتوجه به مطالب فوق بعنوان مثال نحوه کدبندی حساب معین مربوط به حساب کل موجودی نقد در زیر نمایش داده میشود:
حساب معین
حساب معین
۱۶۱۸
۱۸ شماره مشخص کننده حساب معین پیش پرداخت خرید مواد اولیه
۱۶ شماره مشخص کننده حساب کل پیش پرداخت
نحوه کدگذاری حسابهای تفصیلی
حسابهای تفصیلی برحسب نیازهای اطلاعاتی شرکت و باتوجه به حجم عملیات حسابهای معین در سطوح چهارم حسابها تعیین و مشخص گردیده اند. در نرم افزار حسابداری سانیران اساس کار در کدینگ تفصیل بر اساس ویژگی شناور بودن آنهاست . بدین معنی که کدینگ حسابهای تفصیل هیچ ارتباط الزام آوری با حسابهای گروه ، کل و معین از لحاظ نحوه کد گذاری ندارد. این ویژگی کاربر را از بابت مرتبط کردن هر تفصیل به یک حساب معین راحت نموده و یک تفصیل مثلا یک شخص بدون محدودیت می تواند در حسابهای مختلف معین ارتباط و گردش پیدا نماید و در آخر کاربر صرفا، از یک تفصیل برای گزارش گیری استفاده نماید.
در این حالت، برای ایجاد ساختار منظم و استفاده از یک وحد رویه در هنگام ایجاد حساب تفصیل برای جلوگیری از تکراری بودن کدهای شناسایی و منطقی بودن روال شمارهها، عدد اول معرف سرگروه کلی (موضوع)، عدد دوم معرف سرگروه فرعی و اعداد سوم و چهارم و پنجم و ششم نشانگر شماره سریال هر سرگروه میباشد. (البته در بعضی مواقع از عدد سوم و حتی چهارم بعنوان زیر گروههای فرعی استفاده شده است). با عنایت به توضیحات فوق سرگروههای کلی تعیین شده به شرح زیر میباشند:
حساب تفصیل
سرگروه ۱ حسابهای بانکی
سرگروه ۲ صندوق ها
سرگروه ۳ اشخاص
سرگروه ۴ شرکت ها
سرگروه ۵ تسهیلات بانکی
سرگروه ۶ اعتبارات اسنادی
سرگروه ۷ مراکز هزینه
سرگروه ۸ سایر
