ثبت حسابداری دفتر کل
اطلاعات ثبت شده در دفتر روزنامه به نحوی طبقهبندی نشدهاند که بتوان از روی آن اطلاعاتی مثل ماندۀ هر یک از حسابها را در هر مقطع تعیین کرد.
لذا امکان تهیۀ صورتهای مالی از روی دفتر روزنامه امکان پذیر نیست. از این رو دفتر دیگری به نام دفتر کل تهیه میشود. تمامی اطلاعات دفتر روزنامه باید به دفتر کل منتقل شوند.
در دفتر کل برای هر حساب صفحه(صفحات) جداگانهای در نظر گرفته میشود و تمام اقلام بدهکار و بستانکار هر حساب در صفحۀ مربوط به خود نوشته میشود.
بنابراین، دفتر کل دفتری است که حسابهای یک مؤسسه به تفکیک در آن نگهداری میشود.
در دفتر کل برای هر کدام از حسابها (مثلاً صندوق، موجودی کالا، زمین، ساختمان، حسابهای پرداختنی و سرمایه) صفحه یا صفحات جداگانهای در نظر گرفته میشود و تمام اقلام بدهکار و بستانکار هر حساب از دفتر روزنامه استخراج و در صفحۀ مربوطه در دفتر کل نوشته میشود.
بر اساس مادۀ ۸ قانون تجارت، دفتر کل، دفتری است که تاجر باید کلیۀ معاملات را لااقل هفتهای یک مرتبه از دفتر روزنامه استخراج کند و انواع مختلف آن را تشخیص دهد و جدا نماید و هر نوعی را در صفحه مخصوص در آن به طور خلاصه ثبت کند.
کلیۀ معاملات ثبت شده در دفتر روزنامه در هر ماه باید حداکثر تا پانزدهم ماه بعد به دفتر کل منتقل شود.
دفتر کل باید دارای ستونهای مناسب برای انتقال اطلاعات دفتر روزنامه (شماره سند حسابداری، تاریخ، شرح، مبلغ بدهکار، مبلغ بستانکار و مانده حساب در هر مقطع زمانی) به آن باشد.
یکی از شکلهای رایج دفتر کل بصورت زیر است:
دفتر کل
نحوۀ انتقال اطلاعات دفتر روزنامه به دفتر کل به صورت زیر است:
در ستون ((شماره سند حسابداری)) باید شمارۀ سند حسابداری، که رویداد مربوطه در آن ثبت شده است، نوشته شود.
در ستون ((تاریخ)) باید تاریخ سند حسابداری، که رویداد مربوطه در آن ثبت شده است، نوشته شود.
در ستون ((شرح)) شرح مختصری از رویداد مربوطه (مطابق با همان شرح نوشته شده در سند حسابداری) نوشته میشود.
در ستون ((عطف)) شمارۀ صفحه دفتر روزنامه، که مبلغ مربوطه از آن صفحه انتقال مییابد، نوشته میشود.
مبلغ بدهکار یا بستانکار مربوطه نیز از دفتر روزنامه به ستون ((بستانکار)) یا ((بدهکار)) منتقل میشود.
در ستون ((مانده)) ماندۀ حساب نوشته میشود. معمولاً قبل از ستون مانده، ستونی هم برای تشخیص نوع مانده در نظر گرفته میشود که در آن مشخص میگردد که ماندۀ حساب بدهکار است یا بستانکار.
شمارهگذاری صفحات دفتر کل از ۱ شروع میشود و به ترتیب ادامه مییابد. برای هر حساب، بسته به حجم عملیات مربوط به آن حساب، صفحات لازم در دفتر کل در نظر گرفته میشود. مثلاً ممکن است برای صندوق صفحات ۱ تا ۱۰، برای بانک صفحات ۱۱ تا ۲۵، برای حسابهای دریافتنی صفحات ۲۶ تا ۳۵، برای وسایل نقلیه صفحات ۶۱ تا ۷۰، برای حسابهای پرداختنی صفحات ۱۰۱ تا ۱۱۰ و برای سرمایه صفحات ۱۹۱ تا ۲۰۰ در نظر گرفته شود.
برای نمونهاز انتقال رویدادهایمالی یک دفتر روزنامۀ به دفتر کل :
ثبت حسابداری دفتر کل
ثبت حسابداری دفتر کل
