نحوه مانده گیری حساب های دفتر کل
برای مانده گیری هر حساب دفتر کل کافی است که مابهالتفاوت جمع اقلام بدهکار و بستانکار ثبت شدۀ در آن حساب را تا آن مقطع محاسبه نمود. این مابه التفاوت، ماندۀ حساب نامیده میشود.
اگر جمع اقلام بدهکار از جمع اقلام بستانکار ثبت شده در آن حساب بیشتر باشد، ماندۀ حاصله ( بدهکار) و بر عکس اگر جمع اقلام بستانکار از جمع اقلام بدهکار ثبت شده در آن حساب بیشتر باشد، ماندۀ حاصله (بستانکار) خواهد بود.
معمولاً برای مشخص کردن ماهیت بدهکار یا بستانکار مانده حسابهای دفتر کل، ستونی به نام (تشخیص) در نظر گرفته میشود. اگر ماندۀ حاصله بدهکار باشد، در ستون تشخیص کلمۀ بدهکار و اگر ماندۀ حاصله بستانکار باشد، در ستون تشخیص کلمۀ بستانکار نوشته میشود
البته در عمل معمولاً به جای لفظ بدهکار از مخفف آن، یعنی (( بد)) و به جای لفظ بستانکار از مخفف آن یعنی ((بس)) استفاده میشود.
برای مثال ماندۀ حساب دفتر کل صندوق را، که قبلاً ارائه شد، در نظر بگیرید. ماندۀ آن به صورت زیر محاسبه میشود:
مانده گیری حساب های دفتر کل
عدد ۹۰۰,۰۰۰ ریال مندرج در اولین ردیف ستون مانده برابر رقم مربوط به سند شمارۀ ۱ است.
برای به دست آوردن مانده در ردیف دوم، باید ۱۲۰,۰۰۰ ریال مربوط به سند شمارۀ ۲ را از ۹۰۰,۰۰۰ ریال کسر نمائید.
چون ۹۰۰,۰۰۰ ریال دارای ماهیت بدهکار است ولی ۱۲۰,۰۰۰ ریال در ستون بستانکار آمده است (دارای ماهیت بستانکار است)، بنابراین ۱۲۰,۰۰۰ ریال از ۹۰۰,۰۰۰ ریال کسر میشود و مانده جدید به ۷۸۰٫۰۰۰ ریال می رسد.
برای به دست آوردن مانده در ردیف سوم، باید ۸۰,۰۰۰ ریال را به ماندۀ قبلی (یعنی ۷۸۰٫۰۰۰ریال) اضافه نمائید. زیرا مانده قبلی ۷۸۰٫۰۰۰ ریال دارای ماهیت بدهکار است و ۸۰,۰۰۰ ریال مربوط به سند شماره ۳ نیز بدهکار میباشد.
لذا اگر ۸۰,۰۰۰ ریال به ۷۸۰٫۰۰۰ریال اضافه شود، مانده در ردیف سوم به ۸۶۰,۰۰۰ ریال میرسد که ماهیت آن نیز بدهکار است.
برای به دست آوردن مانده در ردیف چهارم، باید ۶۰,۰۰۰ ریال مربوط به سند شمارۀ ۴ را از ماندۀ قبلی که ۸۶۰,۰۰۰ ریال است، کسر نمائید. چون ۸۶۰,۰۰۰ ریال دارای ماهیت بدهکار است ولی ۶۰,۰۰۰ ریال بستانکار است.
با کسر کردن ۶۰,۰۰۰ ریال از ۸۶۰,۰۰۰ ریال، مانده به ۸۰۰,۰۰۰ ریال میرسد.
برای به دست آوردن مانده در ردیف پنجم، باید ۴۰,۰۰۰ ریال را به مانده قبلی (یعنی ۸۰۰,۰۰۰ ریال) اضافه نمائید. زیرا مانده قبلی، یعنی ۸۰۰,۰۰۰ ریال دارای ماهیت بدهکار است و ۴۰,۰۰۰ ریال مربوط به سند شماره ۵ نیز بدهکار میباشد.
لذا اگر ۴۰,۰۰۰ ریال به ۸۰۰,۰۰۰ ریال اضافه شود، مانده در ردیف پنجم به ۸۴۰۰۰۰ ریال میرسد که ماهیت آن نیز بدهکار است.
نهایتاً طی سند ۶، مبلغ ۲۲,۰۰۰ ریال به حساب صندوق واریز شده، که موجب افزایش حساب مزبور گردیده و ماندۀ صندوق را به ۸۶۲,۰۰۰ ریال رسانده است.
هر چند شکل رسمی و متداول دفتر کل، به صورتی است که در بالا آورده شد، اما در جایی که هدف آموزش باشد، میتوان حساب دفتر کل را به شکل حرفT در زبان انگلیسی نوشت. در حقیقت، حساب T همان دوستون بدهکار و بستانکار دفتر است که مبالغ بدهکار و بستانکار در آن نوشته شده است.
مثلاً اگر حساب دفتر کل صندوق را بخواهیم در دفتر کل به شکل T وارد کنیم به صورت زیر است:
حساب T
برای مانده گیری حساب دفتر کل به شکل T ، ابتدا باید هر طرف حساب را جداگانه جمع بزنید و حاصل را زیر آن بنویسید. سپس اعداد به دست آمده را از هم کسر نمایید و حاصل آن را در زیر عدد بزرگتر بنویسید.
در حسابT فوق، جمع مبالغ ثبت شده در قسمت بدهکار حساب، ۱,۰۴۲,۰۰۰ ریال و جمع مبالغ ثبت شده در ستون بستانکار حساب، ۱۸۰,۰۰۰ ریال است.
اگر ۱۸۰,۰۰۰ ریال، از ۱,۰۴۲,۰۰۰ ریال کسر کنید، حاصل آن ۸۶۲,۰۰۰ ریال میشود که باید زیر عدد بزرگتر، یعنی ۱,۰۴۲,۰۰۰ ریال، نوشته شود.
در نهایت اگر مانده در سمت راست قرار بگیرد، دارای ماهیت بدهکار و اگر در سمت چپ قرار بگیرد، دارای ماهیت بستانکار است.
در حساب فوق، چون مبلغ ۸۶۲,۰۰۰ ریال در سمت راست قرار گرفته است، دارای ماهیت بدهکار میباشد. بدیهی است با توجه به اینکه داراییها دارای مانده بدهکار میباشد، حساب صندوق نیز به عنوان یک دارایی، دارای مانده بدهکار است.
