کشف سریع اشتباه ها در ترازنامه

کشف سریع اشتباه ها در ترازنامه

برخی معتقدند برای این که حسابداران بتوانند اشتباهات را سریع‌تر پیدا کنند، می‌توانند از چند تکنیک استفاده نمایند.

دراینجا به دو نمونه از این تکنیک‌ها اشاره می‌شود:

تکنیک اول: اگر اختلاف جمع دو ستون بدهکار و بستانکار تراز آزمایشی قابل تقسیم بر عدد 2 باشد، در این صورت احتمالاً یک عدد بدهکار در سمت بستانکار ثبت شده یا بالعکس.

 مثال: اگر در انتقال ارقام از دفتر روزنامه به دفتر کل 250 ریال بدهکار حساب دریافتنی را اشتباهاً به بستانکار حساب دریافتنی در دفتر کل منتقل کرده باشیم، در این صورت وقتی تراز آزمایشی را از روی مانده ارقام دفتر کل تهیه می‌کنیم، بین ستون بدهکار و بستانکار جمعاً 500 ریال اختلاف وجود دارد که 500 عددی قابل تقسیم بر 2 است.

از تقسیم 500 بر عدد 2 عدد 250 بدست میآید.

به این ترتیب حسابدار متوجه میشود که برای رفع اشتباه موجود باید عدد 250 را در دفتر روزنامه و دفتر کل ردیابی کند.

تکنیک دوم: اگر اختلاف ستون بدهکار و ستون بستانکار تراز آزمایشی قابل تقسیم بر عدد 9 باشد، در این صورت اختلاف موجود میتواند ناشی از جا انداختن یا اضافه نوشتن یک صفر آخر اعداد یا ثبت مقلوب (مثلاً 32 را اشتباهاً 23 بنویسیم) باشد.

مثال: اگر یک ثبت مربوط به وجه نقد در دفتر روزنامه را به جای 21000 اشتباهاً 2100 ریال به دفتر کل منتقل کنیم،

در این صورت در تراز آزمایشی جمع ستونهای بدهکار و بستانکار  18900 (18900=2100-21000) اختلاف خواهد داشت.

از آن جا که 18900 عددی قابل تقسیم بر 9 و حاصل این تقسیم برابر 2100 است، بنابر این حسابدار به این موضوع رهنمون میشود که به احتمال زیاد اشتباه مربوط به موردی بوده که عدد آن 2100 است و این عدد را ردیابی می‌کند.

همانطور که ملاحظه شد، استفاده از این تکنیک‌ها در بسیاری از موارد می‌تواند به حسابداران کمک کند که اشتباهاتشان را سریع تر پیدا کنند.

نکته: عملكرد این تکنیک‌ها هميشه درست نيست.

برای نمونه ممکن است جمع دو ستون بدهکار و بستانکار تراز آزمایشی قابل تقسیم بر عدد 2 باشد لکین اشتباه ناشی از ثبت عدد بدهکار در سمت بستانکار یا بالعکس نباشد.

 مثال: اگر حسابدار شرکت الف مبلغ 180 ریال را در بدهکار یا بستانکار یکی از حساب ها ثبت نکرده باشد، دو ستون تراز آزمایشی به همین میزان (یعنی 180 ریال) اختلاف دارد که هم بر 2 قابل تقسیم است و هم بر 9 ولی هیچ بدهکاری در بستانکار یا بالعکس ثبت نشده است و اختلاف مزبور ناشی از جا انداختن یا اضافه نوشتن صفر در آخر عدد و یا ثبت مقلوب نیز نيست.