خصوصیات طبقه بندی اسناد و مدارک

طبقه بندی

خصوصیات طبقه بندی اسناد و مدارک

نرم افزار حسابداری

خصوصیات طبقه بندی اسناد و مدارک

یک طبقه بندی منطقی و صحیح که اساس تشکیل یک پرونده است باید دارای خصوصیات زیر باشد:
الف) امنیت: طبقه بندی اسناد باید طوری پی ریزی شود که محل دقیق سند از امنیت کافی برخوردار باشد.
ب) سرعت: طبقه بندی باید موجبات دست یافتن به اسناد مورد لزوم، در حداقل زمان را فراهم سازد.
ج) سهولت: نحوه طبقه بندی باید به سهولت قابل فهم بوده و اجرای آن امکان پذیر باشد.
د)انعطاف پذیری: روش طبقه بندی باید طوری انتخاب شود که با تغییر و تحولات شرکت قابل تغییر و انعطاف باشد.

طبقه بندی مدارک و مستندات حقوق و دستمزد

طبقه بندی مدارک و مستندات حقوق و دستمزد به شکل های مختلفی قابل انجام است. در دایره حقوق و دستمزد در زونکن های جداگانه باید هر ماهه اسناد مثبته مربوط به حقوق به نحو مناسب نگهداری شود.

تعریف بایگانی

بایگانی دارای دو مفهوم است:
۱) بایگانی یعنی طبقه بندی، تنظیم و نگهداری اسناد و حفاظت از آنها با روشی که بتوان دقت ، سرعت  سهولت، و صرف وقت و نیروی انسانی کم به آن اسناد دست پیدا کرد.
۲ ) بایگانی یعنی محل نگهداری اسناد و مدارک بر طبق ضوابط معین و علمی.

در مفهوم عام ((بایگانی)) را فن طبقه بندی، تنظیم، حفظ و نگهداری اسناد و مدارک می گویند.

اهمیت بایگانی

هنگامی بایگانی ارزش و اعتبار لازم را کسب خواهد کرد که اطلاعات آن به طور مستمر و مداوم به روز شود.
به گونه ای که با مراجعه به هر پرونده آخرین اقدامات و عملیات بر روی پرونده، در دسترس باشد.

جهت مشاوره تخصصی نرم افزار با ما در تماس باشید:

۰۲۱-۵۳۸۶۳

ثبت درخواست مشاوره:

مطالب پیشین:

نرم افزار حقوق و دستمزد

محاسبه مبلغ بازخرید مرخصی

حساب مرخصی و ذخیره مرخصی

انواع مرخصی کارکنان

اسناد حسابداری مربوط به حسابداری حقوق و دستمزد

سند حسابداری حقوق و دستمزد

مدارک ارسالی و مهلت ارسال مدارک

محاسبه مالیات حقوق و دستمزد

کسر دو هفتم از سهم حق بیمه 

مالیات حقوق و دستمزد

جرایم ناشی از عدم ارسال به موقع لیست حقوق و دستمزد