اسناد مثبته چیست و چه نقشی در حسابداری می تواند داشته باشد؟
اسناد مثبته چیست و چه نقشی در حسابداری می تواند داشته باشد؟
فاکتورفروش، رسید بانکی، قبض انبار، رسید صندوق و قبض آب و برق نمونه هایی از اسناد و مدارک مثبته محسوب می شوند.
هر دریافت و یا پرداختی باید مبتنی بر مدارک و مستنداتی منطقی، مکتوب و مرتبط با آن (اسناد مثبته) باشد.
اسناد مثبته در حسابداری از اهمیت خاصی برخوردار است به این دلیل که :
این اسناد مبنای تجزیه و تحلیل و ثبت رویدادهای مالی در مدارک و دفاتر حسابداری هستند.
برای پیگیری و رسیدگی های بعدی و همچنین در مواقع لزوم جهت احقاق حقوق شرکت و دفاع از عملکرد مدیران وکارکنان شرکت مورد استفاده قرار می گیرند.
نکته قابل توجه این است که اسناد مثبته باید واضح، معتبر و قابل اتکا و مکفی باشند تا حسابداران و سایر اشخاص بتوانند به آنها استناد نمایند.
به عنوان مثال، اگر اسناد و مدارک مثبته، فاکتور خرید یا فروش باشد، باید کنترل های زیر انجام شود :
۱ سربرگ دار بودن فاکتور
۲ فاکتور دارای مهر باشد
۳ فاکتور دارای تاریخ باشد
۴ کنترل جمع سطر و ستون فاکتور
۵ کنترل عدم قلم خوردگی
۶ کنترل مبلغ عددی و حروفی
۷ کنترل درج کد / شناسه ملی صادرکننده فاکتور (فروشنده) بر روی فاکتور
۸ کنترل درج کد اقتصادی صادرکننده فاکتور (فروشنده) بر روی فاکتور
۹ کنترل درج آدرس، تلفن، کد پستی و سایر موارد الزامی دیگر
از دیگر کنترل هایی که یک حسابدار باید به آن توجه نماید، کنترل صاحبان مجاز امضا بابت اسناد و اوراق تعهدآور اشخاص برای ارائه به سایرین براساس مندرجات روزنامه رسمی مربوط به ایشان (حقیقی یا حقوقی) می باشد.
از انواع دیگر اسناد مثبته می توان به : فاکتور خرید (بیانگر خرید کالا از فروشندگان) ، چک (بیانگر انجام تعهد مالی) ، رسید دریافت / پرداخت وجه (بیانگر دریافت وجه از مشتریان یا پرداخت وجه به حساب اشخاص دیگر) و رسید های بانکی (که توسط بانک ماشین شده و مهر بانک بر روی آن زده شده است) اشاره کرد.
جهت مشاوره نرم افزار با ما در تماس باشید:
