در این مقاله جامع در رابطه با انبار و شیوه های نوین انبارداری صحبت خواهیم کرد و موارد مختلفی را مورد بررسی وارزیابی قرار خواهیم داد. با سانیران همراه باشید!
انبار چیست؟
امروزه انبار د یگر حالت یک محفظه را ندارد بلکه عملیات آن زمانی کافی و رضایت بخش است که از دو جهت اطلاعاتی و فیزیکی مورد توجه قرارگیرد.
به طور کلی انبار محل و فضایی است که یک یا چند نوع کالای بازرگانی ،صنعتی یا مواد اولیه یا فرآورده های مختلف که اساس یک سیستم صحیح طبقه بندی و تنظیم می گردد.
بررسی انواع انبار :
انبارها از نظر فرم ساختمانی به سه صورت زیر می باشند:
انبارهای پوشیده :
این مکان از تمام اطراف بسته است و دارای سقف ووسایل ایمنی کامل می باشد.
انبارهای سرپوشیده یا هانگارد :
این انبار دارای سقف بوده ولی چهار طرف آن باز است و فاقد حفاظ جانبی است . این نوع انبارها کالاها را فقط از باران و آفتاب حفظ می کند.
انبار باز یامحوطه :
این انبار به صورت محوطه بوده وجهت نگهداری ماشین آلات و لوازم سنگین مورد استفاده قرار می گیرد.
تعریف انبارداری
مواد و مصالح یکی از مهمترین عوامل هزینه است که بطور متوسط ۵۵ درصد بهای تمام شده کالای ساخته شده را تشکیل میدهد.
با این جهت موفقیت موسسات صنعتی تاحدی منوط به داشتن سازمان مجهز برای تدارک و خرید و انبار کردن مواد و ایجاد دستگاههای حسابداری کالا برای اعمال نظارت موثر روی مصرف مواد و موجودی جنسی خواهد بود.
اجناس و موجودیهای انبار باید تحت اختیار یک انباردار مسئول باشد.
کار انبارداری یک شغل مهم و پرمسئولیتی است چون غالباً مواد و مصالح و اجناس انبار بزرگترین رقم دارایی اکثر موسسات صنعتی و بازرگانی را تشکیل داده و مسئوالیت نگاهداری و حسن اداره انبار به مراتب بیشتر از مسئولیت صندوق دار بنگاه می باشد.
موجودیهای انبار باید در محلهای محفوظ و دور از خطر بطرز منظم طوری نگهداری شود که دسترسی به آنها در موقع لزوم به آسانی میسر باشد.
اقلام وارده و صادره باید بسرعت تحویل داده شده و در صورتهای مخصوص ثبت گردد و اقلام راکد و زائد و ناباب انبار به روسای مسئول بنگاه گزارش شود.
نوع و مقدار مواد و حداقل و حداکثر موجودی هر یک از اقلام که میزان آن توسط مدیران فنی تعیین می شود باید پیوسته مطعح نظر انباردار قرار گیرد.
در کارخانجات و موسسات بزرگ غالباً انبارهایی جداگانه برای مواد نیمه ساخته- مواد کمکی-مواد ساخته شده – مواد خام و مواد مصرف شدنی وجود دارد و بعضی اوقات انبارهای فرعی برای موادی که مرتباً به مقادیر زیاد مورد احتیاج می باشد تاسیس شده و زیرنظر کمک انباردارهایی که مسئول انبارداری آنها را انتخاب می کند قرار می گیرد.
وظایف انباردار :
- تحویل اجناس خریداری شده ومورد نیاز سازمان ، رسیدگی وبررسی طبق اسناد ومدارک اولیه.
- صدور برگ درخواست خرید کالا به واحد تدارکات داخلی یا سفارشات خارجی درصورت عدم وجود موجودی .
- مراقبت ونگهداری کالاها از سرقت ، صدمه ،ضایعه ،حادثه ناشی از طبقه بندی یا قفسه بندی یا چیدن اقلام درانبار
- پیش بینی ، برنامه ریزی وکنترل مواد انبار و انجام انبارگردانی متناسب با نوع شرکت و کالاهای آن و سیاست مؤسسه .
- تهیه گزارشات لازم درخصوص ضایعات، موجودیها و نظریات اصلاحی و سایر گزارشات مورد نیاز مدیریت .
- صدور قبض انبار پس از دریافت کالا و حواله انبار هنگام تحویل دادن کالا به متقاضی و فرمهای مرجوعی در صورت برگشت کالا وسایر فرمهای مربوط به انبار وثبت صادره و وارده در دفاتر و کارتهای مربوطه.
- بایگانی اسناد و مدارک مربوط به انبار و تعبیه یک کارت برای هریک از اقلام انبار.
کدگذاری کالاها چیست؟
تعریف و فواید کدگذاری
به ایجاد رویه وسیستمی که بوسیله آن اطلاعات و نشانه های مورد نیاز از شخصی به شخص دیگر یا از نقطه ای به نقطه دیگر به صورت خلاصه منتقل گردد کدگذاری گویند.
که به معنی رمز یا نشان خاص است و جهت سهولت درکار و تقلیل حجم گفته ها و نوشته ها به کار می رود.
در کدگذاری ممکن است از عوامل متعددی چون رنگها، نورها ،اشکال ، اعداد ،الفبا و… یا ترکیبی از آنها بهره گرفت اما مهمترین فواید سیستم کدگذاری عبارتند از :
- جلوگیری از نوشتن جملات طویل وتوصیفی وشناسایی کردن ساده ودقیق تر کالاها .
- استاندارد کردن کالاهاوکمک به جمع آوری صحیح آمار و اطلاعات آماری ومحاسباتی .
- ثبت عملیات واردات وصادرات کالاها ونگهداری حساب دقیق موجودی انبار توسط ماشینهای الکترونیکی پیشرفته .
- صدور سفارش خرید بطور ساده ومطمئن ودقیق وپیگیری ساده تر امور وسهولت برنامه ریزی وکنترل.
انواع روشهای کدگذاری :
- روش ساده با روش اعداد ترکیبی .
- روش اعداد گروهی
- روش اعشاری یا روش دیوئی
- روش حروفی یا الفبایی
- روش نیمونیک یا روش استفاده از حرف اول نام کالاها
- روش مخفی
- روش کدینگ ویژه
- روش کدینگ استاندارد .
سیستم کدینگ انبار :
در این بخش مراحل طراحی سیستم کدینگ انبار یک کارخانه ارائه میشود. در این سیستم کد کالاها از ده رقم تشکیل شده است . شکل زیر تعریف این ده رقم را نشان می دهد .
تعریف سیستم اطلاعاتی انبار و نتایج اجرای آن
منظور ازسیستم اطلاعاتی ایجاد روشی سیستماتیک و منطقی است برای اجرای عملیات مربوط به کالای موجود در انبار و همچنین اعمال کنترلهای لازم روی مراحل مختلف این عملیات .
یا می توان گفت که ایجاد روشی است ،سیستماتیک ومنطقی که امکان انجام عملیات تهیه ونگهداری جنس را ازمرحله درخواست اجناس با مرحله تهیه کامل وتحویل به مصرف کننده میسر می سازد.
جزئیات عملیات در واحدهای مختلف تولیدی یا خدماتی، بسته به نوع فعالیت وسازمان داخلی ،ممکن است با هم تفاوت داشته باشند ولی نتایج زیر از اجرای هر طرح سیستم اطلاعاتی انبار عاید موسسه می شود:
- ایجاد رابطه های بهتر و منطقی تر در داخل کارخانه برای تبادل اطلاعات.
- تسریع در عملکرد قسمتهای مختلف به کمک طرح فرمهای مناسب .
- ایجاد کنترلهای بهتر در مؤسسه (کارخانه )
- کمک به شناسایی بهتر کالاهای موجود در انبار با توجه به تنوع آنها .
- سفارش به موقع کالا و به میزان مورد نیاز به آن .
- ایجاد اطمینان در مدیریت از عدم سوء استفاده در موجودیهای انبار
- شناسایی کالاهای بلا استفاده که سبب اتلاف فضای انبار و راکد نگهداشتن سرمایه مؤسسه می شوند .
انواع فرمهای انبار :
متداولترین فرمهای مورد استفاده درسیستم اطلاعاتی انبار به شرح زیر میباشند.
کارت انبار:
این فرم جهت ثبت کلیه نقل وانتقالات مربوط به موجودی مورد استفاده قرار میگیرد وتوسط انبار دارتهیه می شود و برای موارد زیر به کار می رود :
الف) ثبت مقادیر ورودی وخروجی هریک از اقلام موجودی
ب ) مبنای کنترل گردش اقلام موجودی
ج) مبنای مقایسه با کارت حسابداری انبار واصلاح مغایرات
د) تشخیص اقلام کم گردش وراکد
ه) ضبط سوابق سفارش موجودی
برگ درخواست جنس از انبار:
این فرم جهت دریافت کالا ازانبار مورد استفاده قرار می گیرد و توسط مصرف کننده پر می شود ودارای کاربردهایی به شرح زیر است :
الف ) ذکر مشخصات ومقادیر اقلام درخواستی از انبار
ب ) مجوز تحویل جنس به درخواست کننده
ج) مبنای صدور درخواست خرید
حواله انبار (برگ مصرف کالا ) :
این فرم هنگام تحویل کالا به متقاضی تنظیم می شود وتوسط انبار پر می شود ودارای کاربردهای زیر است :
الف ) اعلام نوع ومقدار اقلام صادره از انبار جهت هریک از واحدهای درخواست کننده.
ب ) مبنای ثبت کارت موجودی وحسابداری انبار
ج ) مبنای تهیه صورت خلاصه گردش اقلام در انبار
د ) مبنای قیمت گذاری اقلام صادره .
برگ درخواست خرید :
این فرم توسط انبار تکمیل می گردد و به منظور خرید اقلام برنامه ای یا بر اساس مصوبات شرکت مورد استفاده واقع می گردد.
رسید موقت انبار :
این فرم مشخص کننده این است که جنس به انبار رسیده و تحویل انباردار گردیده ولی به دلایلی چون نرسیدن کامل اجناس ویا بزرگ بودن محوطه و در راه بودن بقیه ،همه آن نرسیده است ،دارای کاربردهای زیر است :
الف ) ضبط اطلاعات کلی اقلام وارده هنگامیکه بررسی دقیق اقلام به سرعت امکان پذیر نباشد .
ب ) به عنوان رسید موقت در دست تحویل دهنده است.
ج ) مبنای پرداخت پس کرایه حمل است.
رسید انبار:
هنگام دریافت و رسید کالا به انبار این فرم بمنزله تأیید تحویل کالا به انبار بوده و توسط انبار تنظیم می شود و دارای کاربردهای زیر می باشد:
الف ) اعلام وتأئید رسید اقلام وارده به انبار وذکر مشخصات اقلام .
ب ) اعلام رسید محموله های برگشتی از فروش به انبار محصول .
ج ) اعلام رسید اقلام امانی به انبار .
د ) قیمت گذاری اقلام وارده .
ه ) ثبت کارتهای موجود وحسابداری آنها .
کارت حساب انبار:
این کارت توسط مسئول کاردکس مرکزی عمل می شود و تقریباً مثل کارت انبار است با این فرق که ستون مبلغ هم در آن وجود دارد. یک کارت حساب هم مقدار فیزیکی و هم ریالی را کنترل می نماید .
برگ کنترل اسناد :
این فرم همراه یک دسته از فرمها که قرار است از قسمتی به قسمت دیگر فرستادده شوند ارسال می شود تا درصورتی که فرمهای ارسالی تعدادشان تغییر کرده باشد مشخص می شود و توسط قسمت ارسال کننده فرمها تهیه وتنظیم می شود.
برگ درخواست تأمین کالا :
این برگ توسط یکی از دوایر برای انبار جهت درخواست تأمین کالا ارسال می شود.
روشهای مختلف انبار کردن کالا
- انبار کردن به ترتیب شماره یا حروف (با درنظر گرفتن حداکثر موجودی )
- انبارکدرن به ترتیب شماره یا حروف ( با درنظر گرفتن حداقل موجودی )
- انبار کردن به ترتیب ورود موجودیها ( کالاها )
- انبار کردن به ترتیب ورود وبا دراختیار داشتن سیستم شماره قفسه .
انبارگردانی و کنترل انبارها :
برای کسب اطمینان از صحت عملیات موجودی انبارها و جهت کشف و اصلاح تفاوتهای موجود میان مقدار واقعی موجودی و مانده کارتهای معین مواد ضروری است تا موجودی گیری ادواری بعمل آید. تفاوتهای موجود مذکور ممکنست دارای علتهای متعددی باشدکه اهم آنها عبارتند از :
- اشتباه در نقل وانتقال اطلاعات صورتحسابها به کارتها
- اشتباه درهزینه یابی مواد مورد درخواست
- عدم ثبت صورتحسابها یادرخواست مواد
- هر نوع اشتباه در اثر نرسیدن اطلاعات ورودی وخروجی
- ضایعات یا اختلاس
موجودی گیری ادواری یا انبارگردانی چه در سازمانهای دولتی و چه خصوصی به روشهای مختلف صورت می گیرد.
کنترل انبارها ممکن است توسط مقامات مجاز و مسئول سازمان بعمل آید که کنترل داخلی نامیده می شود یا اینکه توسط مقامات مجاز و یا هیئت حسابرسی ویژه ای از خارج سازمان به عمل می آید که به آن کنترل خارجی گویند.
در طول سال، ممکن است که انبارها در چند نوبت و توسط گروهها و مقامات مختلف آن هم به طور رسمی یا غیر رسمی مورد بررسی و کنترل قرار بگیرد، لذا کنترل دقیق و کامل گردش عملیات و موجودی انبار ها در پایان سال از اهمیت خاصی برخوردارخواهد بود و بایدحتماً به مرحله اجرا درآید.
ارزیابی موجودیهای انبار و قیمت گذاری اقلام انبار:
تعیین بهای اجناس بخصوص در مؤسسات تولیدی و انتفاعی دارای ارزش خاصی است بطور کلی تمام اقلام هزینه های مربوط به ورود جنس به انبار تا مرحله صدور آن از انبار در ردیف عوامل متشکله قیمت تمام شده کالا می باشد اما قبل از بیان شیوه های ارزیابی ادواری یا دائمی موجودیها بهتر است تا ابتدا به گردش فیزیکی و بهای تمام شده که از بخشهای خاص خود در ارزیابی های اقلام انبار ومصرف آنها دست اشاره ای داشته باشیم .
گردش فیزیکی (Physical flow):
گردش فیزیکی موجودیها می تواند به صور مختلفی صورت پذیرد در برخی از واحدهای تجاری تولیدی لازم است که موجودیها به طور منظم گردش داشته و همواره کالاهای جدید و تازه در دسترس باشد.
مثلاً دریک کارخانه رنگ سازی ممکن است ابتدا قوطیهای رنگ قدیمی بفروش برسد و از ماندن زیاد و فساد آن جلوگیری گردد بدین روش که از اولین موجودیها اول استفاده می شود روش اولین صادره از اولین وارده یا fifo گویند اما درمورد برخی از اقلام دیگر موجودی، روش اولین صادره آن معمولاً از آخرین محموله وارده که در سطح بالا قرار گرفته است صورت می گیرد،.
اما داروها یا سبزیجات یا کالاهای زود فاسد شدنی باید ابتدا به مصرف برسد یعنی کالاهای اول وارده اول صادر می شود. به روش اولین صادره از آخرین وارده lifo گویند . یا در صورتی که از لحاظ تاریخ مصرف یا ترکیب شیمیایی کالاها ماندن آنها اشکالی پیش نیاورد می توان از روش مصرف انتخابی نیز بهره جست .
سیستم ارزیابی ادواری موجودیها (Periodic Inventory System):
در اغلب واحدهای تجاری وندرتاً در واحدهای تولیدی، سیستم ادواری ارزیابی موجودیها متداول است. در این سیستم هم بهای تمام شده کالای فروش رفته و هم موجودیهای پایان دوره در پایان دوره مالی به هنگام تهیه صورتهای مالی محاسبه می شود. در این روش موجودیهای آخر دوره شمارش شده و ارزش آن بر مبنای یکی از روشهای پذیرفته شده گردش بهای تمام شده تعیین می شود و حسابدارها با کسر کردن ارزش آن از بهای تمام شده کالای آماده برای فروش ، بهای تمام شده کالای فروش رفته دوره را محاسبه می نمایند :
ارزش کالای آماده برای فروش + ارزش موجودی د رابتدای دوره + خرید موجودی طی دوره
بهای تمام شده کالای فروش رفته= ارزش موجودی در ابتدای دوره + ارزش موجودی در پایان دوره
روشهای مختلف ارزیابی ادواری موجودیها به سه دسته کلی تقسیم می شود که عبارتند از :
۱) روش fifo یااولین صادره از اولین وارده (First in first out)
۲) روش lifo یا اولین صادره از آخرین وارده (last in first out )
۳) روش میانگین موزون(weighed average )
بررسی دقیق
مثال : موجودی اول فروردین مساوی ۲۰ واحد و بهای تمام شده یک واحد آن بالغ بر۱۰۰ ریال است. در طول این ماده ۵۰ واحد از این کالا خریداری شده است که به شرح زیر می باشند که وارد انبار شده بودند :
از ۷۰ واحد کالای خریداری شده بالا ،۴۰ واحد آن در طول فروردین بفروش رفته است و ۳۰ واحد از آن باقی مانده است صورت ریز فروشهای مابه شرح زیر می باشد:
شرکت فوق برای ارزیابی ۳۰ واحد کالای خود که در انبار مانده است ناگزیر است از یکی از روشهای ادواری قیمت گذاری بهره جوید دراینجا مابه دو روش فایفو، لایفو، ارزش موجودی پایان دوره وبه تبع آن بهای تمام شده کالای فروش رفته واثرات محاسبه دو روش به سود آوری را محاسبه خواهیم کرد:
ارزش یا بهای تمام شده کالای فروش رفته طی ماه فروردین ۴۱۰۰= ۳۵۰۰- ۷۶۰۰
lifo روش اولین صادره از آخرین وارده :
ارزش یا بهای تمام شده کالای فروش رفته طی ماه فروردین ۴۵۵۰= ۳۰۵۰ – ۷۶۰۰
عوامل مؤثر در تکمیل و ارسال برگ درخواست سفارش مواد :
مقداری مواد که باید در انبار نگهداری شود، به عواملی مانند مصرف روزانه، مدت رسیدن سفارش به انبار، با صرفه ترین مقدار سفارش و هزینه های نگهداری مواد بستگی مستقیم خواهد داشت. بنابراین، انباردار باید هنگام تکمیل برگ درخواست مواد، ضمن توجه به عوامل فوق، حد تجدید سفارش ،حداقل وح داکثر موجودی را مدنظر قرار دهد.
حد تجدید سفارش :
مقدار یا تعدادی است بین حداقل وحداکثر موجودی که به محض تقلیل موجودی به آن میزان ،بایدبه خرید مواد مبادرت نمود تا اطمینان حاصل شود که مواد خریداری شده قبل از رسیدن موجودی به سطح حداقل ،به انبار خواهد رسید. حدتجدید سفارش ، به دوعامل حداکثر مقدار مصرف روزانه مواد ومدت تحویل مواد سفارش شده ،بستگی مستقیم دارد.
حداکثر مصرف روزانه مواد * حداکثرمدت وصول مواد = حدتجدید سفارش
مثال ۱) یک شرکت تولیدی برای ساخت محصولات خود ،روزانه حداکثر به ۲۰۰۰ کیلو مواد نوع الف نیاز دارد ،چنانچه مدت تحویل سفارش حداکثر ۳۶ روز باشد ، حدتجدید سفارش چنین محاسبه می شود :
کیلو ۷۲۰۰۰ = ۲۰۰۰* ۳۶ = حد تجدید سفارش
نحوه ثبت مواد صادره از انبار:
زمانی که قسمتهای مختلف تولید ،برای ساخت محصول نیاز به مواد داشته باشند با تکیمل فرم درخواست مواد وسایر تشریفات مربوط ،آن را از انبار دریافت می دارند ، حسابداری مواد،بهای موادصادره را با توجه به یکی از روشهای ارزیابی محاسبه می کند وبه صورت زیر ثبت می نماید:
حساب کنترل کالای درجریان ساخت ***
حساب کنترل مواد ***
تغییر مؤسسات و کاهش فایده صورتهای مالی :
ما معتقدیم که نرخ افزایشی تغییراتی که به وسیله مؤسسات تجاری تجربه شده است ، باتوجه به تأخیر در منظور کردن حسابها به وسیله سیستم حسابداری ، دلیل اصلی کاهش در مفید بودن اطلاعات مالی است .
ما در ابتدا نرخ افزایشی تغییر را که بر مؤسسه تجاری اثر گذاشته است بررسی کرده و سپس اثر تغییر در مؤسسات تجاری را بر مفید بودن اطلاعات حسابداری بررسی می نماییم .
در مؤسسات ، هزینه های تجدید ساختار ، مانند هزینه هایی را که برای آموزش کارکنان ، مهندسی مجدد تولیدات یا طراحی مجدد سازمانی مصرف می شود فورا هزینه شده در حالی که منافع تجدید ساختار به صورت کاهش هزینه های تولید و بهبود خدمات مصرف کننده در دوره های بعد شناسایی می شوند.
در نتیجه در طول تجدید ساختار ، صورتهای مالی منعکس کننده هزینه تجدید ساختار می باشد نه منافع آن و بنا بر این موجب عدم ارتباط با ارزشهای بازاری که منعکس کننده منافع مورد انتظار در مقابل هزینه ها است می گردد .
بطور مشابه می توان هزینه های سرمایه گذاری در نوآوری ( برای مثال تحقیق و توسعه ) که عامل مهم تغییر در تکنولوژی شرکتها می باشد را نیز نام برد.
هزینه های نو آوری در ابتدا شناسایی می شوند در صورتی که منافع در دوره های بعدی ثبت می شود. مواردی که مسائل را پیچیده تر میکند عدم هماهنگی حسابداری سرمایه گذاری نا مشهود است.
برای مثال یک مؤسسه که یک ابزار را برای استفاده داخلی توسعه می دهد کلیه هزینه های توسعه را به حساب هزینه منظور می کند ولی اگر مؤسسه یک ابزار مشابه را خریداری کند ، آن را به حساب دارایی منظور می نماید.
بنا بر این عوامل ایجاد کننده تغییر مانند خصوصی سازی ، رقابت ، نوآوری ، … بطور معکوس بر تطابق هزینه ها با درآمدها اثر گذاشته و منتج به کاهش در مربوط بودن اطلاعات مالی می شوند .
ما مؤسسات نمونه را به دو گروه شرکتهای ثابت و در حال تغییر تقسیم کردیم . اولین گروه شامل مؤسساتی است که تغییری نداشته اند و در طول دوره نمونه ( ۱۹۹۶ – ۱۹۷۷ ) در همان سبد دارایی ها باقی مانده اند . دومین گروه شامل مؤسساتی است که تغییر داشته اند ( از ۳۰۰۰ مؤسسه در سالهای اولیه نمونه تا ۵۵۰۰ مؤسسه در دهه میانی ۱۹۹۰ ) . بنا براین نرخ افزایشی تغییر مؤسسات همراه با عدم کارآیی سیستم حسابداری در انعکاس نتایج تغییر، باعث ضعیف تر شدن فایده اطلاعات حسابداری شده است .
حسابرسی انبار
حسابرسی انبارگردانی و موجودی مواد و کالا
از آنجا که موجودیهای مواد و کالا بخش عمده ای از داراییهای جاری شرکتها را تشکیل می دهد بنابراین حسابرسی ان به دقت ویژه ای نیاز دارد.
قبل از هر چیز بگویم که منظور از موجودیهای مواد و کالا موارد زیر است:
- کالای آماده برای فروش، اعم از موجودی کالای یک شرکت بازرگانی و کالای
ساخته شده یک شرکت تولیدی
- کالای در جریان ساخت
- کالاهایی که بطور مستقیم یا غیر مستقیم در تولید مصرف می شود، اعم از مواد
اولیه، قطعات یدکی و لوازم مصرفی
همانطور که می دانید حسابرسان برای رسیدن به هدفهای مورد نظرشان در مورد هر یک از اقلام صورتهای مالی آزمونهایی را به اجرا در می آورند:
- آزمون رعایت
- آزمون محتوا
آزمونهای رعایت برای بررسی میزان اطمینان و یا کیفیت و کمیت کنترل داخلی صاحبکار انجام می گیرد. و آزمون محتوا برای بررسی اعتبار ارقام اسناد و مدارک
بیشتر بدانید:
آزمونهای محتوا ۵ هدف را دنبال می کنند:
- اثبات وجود
- اثبات مالکیت
- اثبات کامل بودن
- اثبات ارزش
- نحوه ارائه در صورتهای مالی
اما انبار گردانی که مبحث امروز ما است فقط برای اثبات وجود و مالکیت است.
معمولا برای اثبات عینی موجودیها از یکی از دو روش زیر استفاده می کنند:
- روش شمارش دائم: که موجودیها تحت یک برنامه معین در دوره مالی شمارش می
شوند.
- روش شمارش مقطعی: این روش معمولا در مقاطع معین مثلا پایان سال مالی مورد استفاده قرار می گیرد.
چارچوب کلی انجام این روش انبار گردانی است.
در فرآیند ورود و خروج کالا به یا از شرکت دپارتمانها یا بخشهای مختلفی موثر هستند از جمله واحد دریافت کالا: که وظیفه دریافت و ارسال ان به انبار را بر عهده دارد.
واحد انبار چه نقشی دارد؟
ارائه رسید کالا های دریافتی: کالای وارد شده به انبار بیدرنگ بازرسی و شمارش می گردد و برای انها رسید صادر می شود. سپس، دایره انبار مقادیر کالاهای دریافتی را به دایره حسابداری اطلاع می دهد. دایره انبار با انجام دادن این وظایف، نقش بزرگی در کنترل کلی موجودیهای مواد و کالا بازی می کند. دایره انبار با امضای رسید انبار، مسولیت خود را می پذیرد و با اعلام مقادیر واقعی کالای انبار شده به دایره حسابداری، کار دایره دریافت کالا را تائید می کند.
صدور کالا و دریافت حواله انبار: دایره انبار با مسولیتی که نسبت به کالاهای تحت کنترل خود دارد، اصرار می ورزد که در ازای هر کالای خارجی از انبار، یک حواله انبار (Store’s Requisitions) با شماره ردیف دریافت کند، که آن حواله به عنوان رسید کالا از دایره دریافت کننده ان محسوب میگردد.
حواله های انبار معمولا در سه نسخه تهیه می شود:
یک نسخه در دایره درخواست کننده بایگانی می شود، یک نسخه به عنوان رسید تحویلی به انبار می باشد و نسخه سوم به دایره حسابداری فرستاده می شود تا مبنای تخصیص و تعیین بهای تمام شده قرار گیرد.
مدارک ثبت دایمی موجودیها، مهمترین عنصر کنترل داخلی است.
اما کاری که حسابرسان باید در هنگام انبار گردانی انجام دهند چیست؟
بررسی و مطالعه دستورالعمل شمارش موجودیها یا انبارگردانی:
این دستور العمل توسط صاحبکار(دو هفته قبل از انبار گردانی) تهیه می شود و حسابرسان آن را بررسی می کنند تا از کفایت ان اطمینان یابند. چنانچه دستورالعملهای شمارش موجودیها، کافی و مناسب باشد، مسولیت حسابرسان در طول شمارش، بیشتر به حصول اطمینان از اجرای صحیح و دقیق دستورالعملهای مزبور منحصر می شود.)
مسول کار حسابرسی نیز باید پیش از موعد، برنامه ریزی کند تا بتواند اعضای تیم رسیدگی را آماده و از انها به گونه ای موثر در طول شمارش موجودیها استفاده کند.
حسابرس باید تاریخهای شمارش موجودیهای صاحبکار، میزان شمارشهای آزمایشی، تعداد حسابرسان مورد نیاز در هر انبار و مدت زمان برآوردی برای انجام شدن شمارش را تعیین کند.
ممکن است شما بعلت تخصصی بودن موجودیهای انبار (بعنوان مثال تجهیزات دریایی) از مهندسان یا سایر کارشناسان یاری بخواهید که در این صورت ترتیب این کارها باید از قبل داده شده باشد.
همچنین شما از موسسه حسابرسی خود دستورالعمل کتبی دریافت می کنید که نباید در اختیار صاحبکار قرار گیرد.
این دستورالعمل شامل مواردی مانند اعضای تیم رسیدگی به شرکت مزبور و دستور بررسی دستورالعمل صاحبکار و نظارت بر اجرای ان و همچنین ذکر این نکته که برای تعیین دقیق شمارش موجودیها مقداری مثلا حدود ۵% موجودیها را حسابرسان بطور آزمایشی شمارش کنند
و موارد دیگر …
نکته مهمی که باید به آن اشاره کنم این است که شمارش موجودیها یا کنترل شمارش موجودیها یا سرپرستی ان وظیفه حسابرسان نیست، بلکه وظیفه مدیریت صاحبکار است. حسابرسان بر شمارش موجودیها نظارت می کنند.
دوستان عزیز انبار در روزهای انبارگردانی معمولا کالایی را دریافت یا صادر نمی کند. مگر اینکه کالای مورد نظر اهمیت زیادی داشته باشد و در این صورت باید با مجوز حسابرس این کار انجام بگیرد. صاحبکار باید کالای نایاب یا آسیب دبده را از دیگر کالاها جدا کند و شمای حسابرس باید بدانید که همانطور که در ابتدا گفتم منظور از موجودیهای مواد و کالا چیست دیدید که این کالاها یعنی کالاهای معیوب را شامل نمی شوند بنابراین در فرآیند انبار گردانی شمارش نمی شوند. چون این کالاها به ارزش خالص بازیافتنی که همان ارزش قراضه شان می باشد شناسایی می شوند.
باید دقت شود که تمام موجودیهای متعلق به صاحبکار شمارش شوند و اطمینان یابیم که کارکنان صاحبکار از دستورالعملهای کتبی مدیریت پیروی می کنند.
شمارش موجودیها معمولا توسط دو گروه دو نفره انجام میشود. شمارش بدین صورت است که یک نفر شمارش کرده و نفر دیگر نیز کار ثبت را بر روی کاردکس یا همان برگه شمارش بر عهده دارد.
در ضمن روی کاردکسها مطالبی از جمله نام و مشخصات کالا مثلا واحد اندازه گیری آن (لیتر، تعداد، حلقه و …) نوشته شده است. و محلی نیز برای درج تعداد شمارش در نظر گرفته شده است. ضمنا این برگه ها باید از پیش شماره گذاری شده باشند. که این شماره گذاری بر اساس منطق خاص خود شرکت انجام می شود.
حسابرسان در طول نظارت بر شمارش موجودیها، تعدادی از اقلام موجودی را انتخاب و بطور آزمایشی شمارش می کنند. میزان شمارشهای آزمایشی بسته به خطر ذاتی و اهمیت موجودیهای صاحبکار و همچنین میزان کنترلهای داخلی صاحبکار بر موجودیها بسیار متفاوت خواهد بود.
حسابرسان گرامی باید زمانی شمارش خود را انجام دهید که برگه های شمارش جمع نشده باشند.
حسابرسان هنگام مقایسه شمارشهای آزمایشی خود با برگه های شمارش موجودیها نه تنها به اشتباهات مربوط به مقادیر کالاها، بلکه به اشتباهات مربوط به شماره کالا، مشخصات کالا، مبنای اندازه گیری و سایر جنبه های اقلام موجودیهای کالا توجه می کنند.
چنانچه اختلافی مشاهده گردید . کالای مورد نظر باید بیدرنگ توسط کارکنان صاحبکار دوباره شمارش و رفع ایراد شود.
اطلاعات مندرج در برگه های شمارش عینا به صورتهای شمارش دارای شماره ردیف نقل می شود.
