استفاده از نرم افزار حسابداری باعث می شود که در مسائل مالی پیشرفت زیادی داشته باشید اما باید توجه کنید که انتخاب نرم افزار حسابداری مناسب اهمیت زیادی دارد و اگر انتخاب را به درستی انجام ندهید، مطمئنا پیشرفت چندانی نخواهید کرد.
این نرم افزار ها به کم شدن و کاهش خطا های شما یا دیگر افراد در امور مالی و حسابداری کمک زیادی می کند؛ اما اگر انتخاب به درستی انجام نشود، در واقع کل راه را اشتباه رفتید و باید از نرم افزار دیگری استفاده کنید.
از آن جایی که نرم افزار های حسابداری منبع اکثر اطلاعات مالی برای افراد و کسب و کار هایشان هستند، انتخاب آن اهمیت زیادی دارد؛ در ادامه قصد داریم برخی نکات را برای انتخاب نرم افزار حسابداری مناسب به شما بگوییم.
سوالاتی که باید هنگام انتخاب نرم افزار حسابداری از خودتان بپرسید
قبل از انتخاب اینگونه نرم افزار ها، باید چند سوال از خودتان بپرسید و به دنبال جوابش بگردید؛ جواب این سوال ها هم در خودتان است و با توجه به نوع کسب و کار و نیاز شما خواهد بود.
برای قسمت فروش، در واقع باید به اینکه چه چیزی را می فروشید توجه داشته باشید؛ اگر کالا های خاصی را می فروشید، باید به اینکه چگونه آن را می فروشید هم توجه کنید. نحوه و نوع پرداخت متقاضیان و مشتریان آن کالا نیز تاثیر زیادی در انتخاب نرم افزار حسابداری مناسب کسب و کار شما خواهد گذاشت.
برای قسمت هزینه ها نیز باید به مسائلی مانند هزینه حمل و نقل، پشتیبانی، خدمات پس از فروش و … توجه کنید؛ تعداد کارمندان، دستمزد آن ها و هزینه هایی که به واسطه آن ها ایجاد می شوند، سوالات بعدی است که باید از خودتان بپرسید.
در آخر هم برای قسمت گزارشات، باید به نیاز هایتان توجه کنید؛ برای مثال، ببینید که به چه نوع گزارش در چه زمانی نیاز دارید. برای مثال، قصد دارید گزارش هایی مرتبط با مشتریان را در چه مدت زمانی به دست آورید. ( یک روز، یک هفته، ۱۵ روز یا … )
اگر بتوانید گزارشات را به صورت سفارشی از نرم افزار دریافت کنید، برای شما بسیار بهتر خواهد بود؛ البته ظاهرا باید نرم افزار این قابلیت را داشته باشد تا شما بتوانید گزارشات اختصاصی و دقیق تری را دریافت کنید.
می توانید با توجه به سوالات و نکاتی که در بالا گفته شد (قبل از خرید نرم افزار)، انتخاب بهتری داشته باشید و نرم افزار حسابداری مناسب تری را انتخاب کنید؛ البته توجه داشته باشید که ممکن است تمام نیاز های شما در یک نرم افزار نباشد، بنابراین باید آن نیاز ها را اولویت بندی کنید و به ترتیب اولویت هایتان پیش بروید.
نکاتی که باید قبل از خرید نرم افزار مالی به آن توجه کنید
اگر تا به حال با دقت مطالب را خوانده باشید، متوجه می شوید که استفاده از نرم افزار های حسابداری احتمال خطای انسانی را در محاسبات تا حد بسیار زیادی کاهش می دهد و تقریبا به صفر می رساند؛ پس استفاده از آن ها برای کسب و کار های بزرگ و کوچکی که به دنبال پیشرفت بیشتر هستند، توصیه می شود.
بودجه اختصاص یافته برای خرید
اولین نکته ای که باید قبل از خرید نرم افزار های حسابداری به آن توجه داشته باشید، بودجه ای که برای خرید کنار گذاشتید است؛ توجه داشته باشید که هر چه بیشتر برای خرید یک نرم افزار مالی و حسابداری هزینه کنید، خدمات بیشتری دریافت خواهید کرد و در نتیجه می توانید محاسبات را با دقت بیشتری انجام دهید و به پیشرفت زیادی دست پیدا کنید.
اما برعکس؛ اگر به اندازه کافی برای خرید نرم افزار های حسابداری هزینه نکنید، نمی توانید از خدمات خوب آن بهره مند شوید و در نتیجه یک نرم افزار بی کیفیت که کاربرد چندانی ندارد را خریداری خواهید کرد.
لازم به ذکر است که شما می توانید با هر مبلغ و بودجه ای، یک نرم افزار مالی بخرید؛ ولی باید به این نکته هم توجه کنید که تمامی آن ها مناسب برای کسب و کار شما نیستند و اگر انتخاب درستی نداشته باشید، علاوه بر اینکه نمی توانید پیشرفت کنید و کسب و کار را گسترش دهید و محاسبات دقیقی داشته باشید، ضرر هم خواهید کرد و موجب پسرفت کسب و کار شما خواهد شد.
اگر از طراحان نرم افزار درخواست ساخت یک نرم افزار مالی سفارشی را داشته باشید، طبیعتا باید هزینه بیشتری نسبت به خرید یک نرم افزار ساده بپردازید؛ اگر نرم افزار شما به صورت سفارشی طراحی شود، ویژگی های خاص تری نسبت به دیگر نرم افزار ها خواهد داشت و می توانید به طراحان بگویید که باید این نرم افزار نیاز های شما را برطرف کند. قبل از سفارش، حتما لیستی از نیاز هایتان را به طراحان بدهید تا بتوانند بر اساس آن، به طراحی نرم افزار بپردازند.
نیاز های شما
نیاز های شما با توجه به نوع کسب و کار و البته میزان درآمدی که از آن دارید، متفاوت خواهد بود؛ برای مثال، نیاز های یک شرکت و کسب و کاری که در طول سال چند میلیارد تومان درآمد دارد، با یک شرکت و کسب و کاری که درآمد سالانه آن به صد میلیون تومان هم نمی رسد، متفاوت خواهد بود.
طبیعی است شرکتی که چند میلیارد تومان در سال درآمد دارد، باید از نرم افزار های سطح بالاتر با ویژگی های بیشتر و دقیق تر استفاده کند؛ اما استفاده از چنین نرم افزاری که مطمئنا هزینه زیادی دارد، برای کسب و کاری که درآمد آن کم است، لزومی ندارد.
ویژگی های نرم افزار تاثیر زیادی در نوع مدیریت مالی شما خواهد داشت؛ برای مثال، ممکن است با دریافت گزارشاتی دقیق از مشتری ها، متوجه اشتباه مدیریتی خود شوید و در نهایت، برای تعویض و استفاده از نرم افزار حسابداری دیگر اقدام کنید.
اما برخی نرم افزار های حسابداری به خوبی ایرادات مدیریتی شما را نمی گویند و همین امر باعث می شود که فکر کنید در مسیر درست مدیریتی قرار دارید؛ که نتیجه آن چیزی جز ضرر و ضربه دیدن کسب و کار و در نهایت مدیریت شما نخواهد بود.
به طور کلی، اگر به فکر پیشرفت کسب و کارتان هستید یا در حال حاضر کسب و کار پیشرفته ای دارید که در طول سال درآمد بالایی را نصیب شما می کند، حتما از نرم افزار سفارشی استفاده کنید.
توجه به ویژگی های نرم افزار حسابداری
قبل از خرید، حتما به ویژگی های نرم افزار مورد نظرتان توجه داشته باشید؛ در واقع، این بخش نیز می تواند به نیاز های شما مربوط باشد. به هر حال باید بدانید که اکثر نرم افزار ها، ویژگی های متفاوتی با یکدیگر دارند که ممکن است به صورت کامل نیاز های شما را برطرف نکند و مسائلی خارج از نیاز هایتان را پوشش دهد.
البته این در شرایطی است که قصد خرید نرم افزار حسابداری آماده را داشته باشید؛ زیرا اگر نرم افزار را به صورت سفارشی برایتان طراحی کنند، تمام ویژگی های مورد نیاز شما را در آن قرار می دهند که مطمئنا به پیشرفت شما کمک زیادی خواهد کرد و به همین دلیل است که توصیه می شود ( در صورت داشتن کسب و کار های پیشرفته و بزرگ ) نرم افزار را به صورت سفارشی خریداری کنید و نیاز هایتان را به طراحان بگویید.
با حسابدارتان مشورت کنید
پیشنهاد می شود برای انتخاب بهتر و مناسب تر، قبل از خرید حتما با حسابدار شرکت و کسب و کارتان مشورت کنید؛ او می داند که چه نیاز هایی از نظر مدیریت مالی دارید و قطعا مشاوره خوبی به شما خواهد داد.
اگر به حسابدارتان اعتماد دارید، مسئولیت خرید نرم افزار را به او بسپارید؛ در واقع بهترین شخصی که می توانید از او مشورت بگیرید، همین حسابدار است. او علم این کار را دارد و مطمئنا در بهترین موقعیت و شرایط برای خرید قرار دارد.
لازم به ذکر است که قرار نیست تا آخر عمر کاریتان از همان نرم افزاری که خریدید استفاده کنید؛ زیرا رفته رفته کسب و کار شما خود به خود گسترش پیدا می کند و ممکن است نرم افزار مورد استفاده دیگر جوابگوی نیاز هایتان نباشد.
توجه داشته باشید که اگر کسب و کار پایداری دارید، حداقل در طول عمر کاریتان، دو الی سه بار نرم افزار حسابداری را عوض خواهید کرد؛ زیرا همواره باید به سمت برطرف کردن نیاز هایتان حرکت کنید. البته این در شرایطی است که نرم افزار حسابداری را با توجه به نیاز های فعلیتان انتخاب کنید و توجهی به آینده نداشته باشید.
اما می توانید از همان ابتدا، با توجه به چشم انداز و نیاز هایی که در آینده دارید، نرم افزار حسابداری مناسبی را برای حال و آینده خریداری کنید تا از دردسر های عوض کردن نرم افزار، انتقال اطلاعات، دریافت پشتیبانی، هزینه های اضافی و … راحت شوید.
جمع بندی نهایی
اگر تا به حال از نرم افزار حسابداری استفاده نکرده اید، حتما در سریع ترین زمان ممکن یکی از مناسب ترین آن ها را خریداری کنید؛ حتما نیازی نیست که کسب و کار داشته باشید تا از این نرم افزار ها استفاده کنید؛ زیرا می توانید حساب و کتاب های شخصی خود را هم با کمک این نرم افزار انجام دهید تا هم سرعت بیشتری در محاسبه داشته باشید و هم تسلط خود را بر روی امور مالیتان بیشتر کنید.
