نرم افزار فروش چیست و چه مزایایی دارد؟

نرم افزار فروش چیست؟

نرم افزار فروش، نرم افزاری جهت اعمال تمرکز بیشتر بر روی فرآیندهای مالی نظیر فاکتور و نیز مدیریت موضوعات داخلی سازمان می باشد.
این نرم افزار در واقع نرم افزاری ساده و ارزان جهت صدور فاکتور فروش می باشد.
از نرم افزار فروش با نام های دیگری نظیر نرم افزار فاکتور فروش و نرم افزار فروش فروشگاهی نیز یاد می شود.
یک نرم افزار فروش خوب کمک زیادی به افزایش فروش و درآمد شما خواهد نمود.
حتی اگر به عنوان یک مدیر فروش و یا صاحب کسب و کاری، برای بالا بردن میزان فروش خود ایده های بسیاری در سر دارید.
و می خواهید روال کار از بازاریابی تا تحویل کالا و وصول وجوه به شکل آسان تر و با سرعتی بالاتر طی گردد، نرم افزار فروش این کار را برای شما میسر خواهد ساخت.

آشنایی کلی با نرم افزار فروش

پیشرفت فناوری سبب شده در میان سازمان های گوناگون رقابتی جدی تر از سابق شکل بگیرد و همه مدیران قصد دارند از سایرین بهتر دیده شوند و از این رو به دنبال بازاری مناسب برای فروش  محصولات خود هستند.
برای تحقق یافتن این اهداف، راهکارهای مختلفی وجود داشته که به جرات می توان گفت یکی از کاربردی ترین آن ها به کارگیری نرم افزار فروش می باشد.

در واقع این روزها با غالب شدن تعداد فروشندگان بر خریداران و دشواری هایی که امر فروش به همراه داشته است،
به شدت جای خالی یک سیستمی که قادر به مرتفع نمودن نیازهای اولیه و اساسی سازمان باشد در هر شرکت و کسب و کاری احساس می گردد.
به همین دلیل نرم افزار فروش از طریق ارائه امکانات مطلوب از جمله :

•  امکان ثبت کلیه اطلاعات فروش
• طبقه بندی آن به ازای مراکز فروش مختلف
•  فراخوانی اطلاعات مورد نیاز طی گزارشات روزانه، ماهانه و سالیانه ی متفاوت به کلیه سازمان های خصوصی و یا دولتی و با توجه به نیازهای متنوع هر سازمان

توانسته کمک زیادی نماید.

چنانچه کسب و کار شما نیز در ارتباط با فروش کالا و خدمات بوده بدون شک یک نرم افزار جهت نگهداری اطلاعات مشتریان برای شما بسیار کاربردی خواهد بود.
چرا که شما نیاز به چاپ صورت حساب های مشتریان خود خواهید داشت.

فروش تنها به ثبت فاکتور محدود نمی شود

گفتنی است که فرایند فروش تنها به ثبت فاکتور محدود نشده و در پس آن حجم بالایی از اطلاعات تبادل پیدا خواهند نمود.
طی یک فرایند فروش مراحل زیر میبایست صورت گیرد:
اول از همه اعتبار مشتری مورد بررسی قرار می گیرد که برای این کار می بایست توافقات درباره  نحوه تسویه و ارتباط آن با خزانه‌داری و حسابداری به ثبت برسد و همچنین موجودی انبار برای تامین کالا کنترل و در صورت نیاز با واحد برنامه ریزی تولید ارتباط برقرار شود.
همچنین نحوه قیمت‌گذاری و تخفیفات و اهدای جوایز جزو مقررات بوده و بایستی برای ثبت یک فاکتور فروش به آن ها نیز توجه شود.

یکی از مهم ترین موارد در واحد فروش، وصول مطالبات بوده و با اجرای صحیح آن می توان مانع از کمبود نقدینگی در سازمان شد.
در قبال تعهدات مشتری، سازمان ها نیز تعهداتی را برعهده گرفته و تامین سر وقت، پرداخت بدون تاخیر تعهدات را باعث خواهد شد.
به هر حال بدحسابی برخی از مشتریان موضوعی همیشگی بوده و فروش اعتباری و یا فروش اسنادی جزو جدایی ناپذیر هر کسب و کاری است.
اما مشکل کمبود نقدینگی در خیلی از سازمان ها به دلیل عدم یکپارچگی اطلاعاتی و عملیاتی بین واحدهای فروش، حسابداری و خزانه‌داری بوده که سبب کاهش کنترل های دقیق خواهد شد.

مشخصه های اصلی یک نرم افزار فروش

همان طور که احتمالا می دانید، در یک شرکت، مسئله فروش از اهمیت بالایی برخوردار بوده و می توان گفت که در نهایت هدف اصلی هر کسب و کاری رسیدن به فروشی بالا می  باشد.
یک نرم افزار فروش خوب از ویژگی های زیر برخوردار می باشد:

• مشتریان را به همراه مشخصات کامل آن ها معرفی می نماید.
• یک نرم افزار فروش، مشتریان را بر اساس ویژگی های خاص آن ها دسته بندی خواهد کرد.
• یک نرم افزار فروش، توزیع کنندگان کالا و نیز کانال های گوناگون توزیع را تعریف می کند.
• یک نرم افزار فروش، فروشگاه های مختلف فروش محصول را تعریف می نماید.
• قابلیت تهیه پیش فاکتور و صدور آن را دارا می باشد.
• موجودی های سازمان را تحت کنترل قرار می دهد.
• تامین کنندگان محصول را معرفی می کند.
• این امکان را داشته تا با نرم افزارهای حسابداری فروشگاهی دیگر ارتباط برقرار نماید.
• یک نرم افزار فروش، از قوانین مالیاتی پشتیبانی می کند.
• و در نهایت یک نرم افزار فروش خوب، از امکان ارتباط با دستگاه های بارکد خوان نیز برخوردار می باشد.

مزایا و قابلیت های مهم یک نرم افزار فروش

• قابلیت اطلاع رسانی خودکار به مشتری

به کمک نرم افزار فروش شما این امکان را داشته تا در زمان های مشخص شده به طور خودکار موضوعاتی نظیر یادآوری پرداخت ها، تغییر وضعیت سفارش ها، تشکر بابت بازدید از غرفه و… را از طریق پیامک، ایمیل و فکس به مشتریان خود اطلاع رسانی نمایید.

• خودداری از فراموشی پیگیری ها در نرم افزار فروش

هر کاربر توانسته لیستی از فعالیت ها و پیگیری های خود را تا زمانی که آن ها را انجام نداده در کارتابل خود ببیند و این موضوع مانع از فراموشی آن ها خواهد شد. علاوه بر آن کاربران توانسته تعیین کرده که برای یادآوری تماس ها و جلسات مهم از طریق پیامک اقدام شود.

• امکان نظارت و کنترل فرایند فروش

به کمک نرم افزار فروش به راحتی می توان تنها با یک نگاه وضعیت فروش های جاری و پیگیری های بعدی که باید برای آنها انجام شده اطلاع پیدا نمایید.
علاوه بر آن شما توانسته اید گزارش های متنوعی از فروش های در جریان، انجام شده و ناموفق و دلایل آنها ببینید.

• امکان مشاهده مشتریان به وضعیت حساب

یکی از امکاناتی که جدیدا به نرم افزارهای فروش اضافه گردیده ، امکان مشاهده وضعیت حساب، اطلاع از فاکتورهای صادر شده و پرداختی های انجام شده می باشد. این امکان تا حدود زیادی حجم گزارشات تهیه شده به مشتریان را از بابت اعلام مانده حساب خود کاهش می دهد.

• امکان درخواست فروش توسط مشتریان

با توجه به حجم بالای فروش و نیز ثبت درخواست های فروش متعدد برخی شرکت ها ، امکان ثبت درخواست فروش توسط خود مشتریان قابلیتی است که به میزان بسیار زیادی تسریع در عملیات فروش خواهد داشت.
انواع اپلیکیشن های اندروید فروش، با توجه به میزان دسترسی های ارائه شده به مشتریان امکانات متعددی از جمله آگاهی به مانده حساب ، صدور درخواست فروش و …. را در اختیار استفاده کننده گان قرار می دهند.

• صدور پیش فاکتور و فاکتور در نرم افزار فروش

نرم افزار فروش به کارشناسان این امکان را داده تا خیلی سریع اقدام به صدور پیش فاکتورهایی با سربرگ های گوناگون نموده و در صورت عدم منجر شدن ارائه پیش فاکتور به فروش، بتوانند دلیل بعضی از پیش فاکتورها را مشخص کنند.
علاوه بر آن چنانچه که پیش فاکتوری بسیار مهم بوده این شرایط وجود داشته تا بتوان قبل از ارسال پیش فاکتور نزد مشتری ابتدا توسط مدیر فروش تایید شود.

• مدیریت و نظارت بر پرداخت ها و وصول مطالبات

بدون شک افزایش سرعت وصول مطالبات به راحتی از طریق ثبت کلیه پرداخت های انجام شده و تعهد شده به واسطه مشتری و مشاهده لیست پرداخت های در دست پیگیری هر یک از کارشناسان محقق خواهد شد.
لذا نرم افزار فروش این قابلیت را داشته تا چند روز زودتر از طریق پیامک اقدام به یادآوری پرداخت ها با کلیه جزئیات به مشتری نمایند.

• برخورداری از امکان مدیریت محصولات و پیش بینی بازار

نرم افزار فروش این امکان را به کاربران داده تا پیش از ثبت پیش فاکتور به راحتی نگاهی به اطلاعات محصولات موجود در هر انبار بیندازند.
و همچنین حسابداری شرکت توانسته در کنار بررسی و ثبت اطلاعات مشتریان، داده های CRM را نیز جهت پیش بینی بازار بررسی نماید.

• امکان دریافت گزارشات فروش

بدون شک در اختیار داشتن گزارشات تحلیلی از فروش شرکت دید شما را بازتر نموده و به شما امکان تصمیم گیری دقیق تری را نیز خواهد داد.
گزارشاتی که نرم افزار فروش در اختیار شما قرار داده به شرح زیر می باشد:

1. گزارشات خرید هر مشتری نسبت به یکدیگر و سال های گذشته
2. گزارش فروش هر یک از محصولات
3. گزارش فروش مربوط به هر شهر ، استان ، ناحیه
4. گزارش فروش هر دسته و گروه از مشتریان

• امکان یکپارچگی با وبسایت، تلفن، فکس، ایمیل و پیامک

1. امکان ورود درخواست های ثبت شده در وبسایت شرکت به طور اتوماتیک
2. دیدن کلیه تاریخچه ارتباطی مشتری در زمان تماس ورودی
3. ارسال پیش فاکتور یا فاکتور از راه فکس یا ایمیل برای مشتریان
4. ارسال پیامک اطلاع رسانی به کاربران و یا مشتریان

• امکان مشاهده گزارش روزانه کارمندان

از طریق نرم افزار فروش می توان کلیه فعالیت ها و پیگیری های روزانه کارشناسان را مشاهده نمود و این موضوع باعث خواهد شد که مدیر شرکت بر روی کارمندان خود بهتر نظارت داشته باشد.

• امکان ساخت پروفایل برای هر مشتری

یکی دیگر از قابلیت های نرم افزار فروش امکان ایجاد پروفایلی واحد برای هر مشتری می باشد.
این قابلیت سبب شده که بتوان تمام گفتگوها، پیش فاکتور و فاکتور ها، پرداخت ها، شکایت ها و دیگر مواردی مربوط به آن مشتری را در صفحه ای مجزا مشاهده نمود.
علاوه بر آن، امکان اشتراک گذاری این پروفایل بین کارشناسان و دفاتر گوناگون شرکت نیز وجود داشته و همه توانسته به صورت همزمان  نسبت به وضعیت یک مشتری آگاهی پیدا کنند.

اهمیت یکپارچگی نرم افزار فروش با دیگر نرم افزارها

همان طور که می دانید بخش فروش همواره در تمامی سازمان ها اعم از خدماتی، بازرگانی و تولیدی، واحدی درآمدزا به شمار می آید.
به همین دلیل در تصمیمات اتخاذ شده از سوی مدیران، بخش فروش بسیار حائز اهمیت است.
و کارکرد نامطلوب آن ممکن است سبب بروز اختلال در کل سازمان گردد.

طی فرایند فروش عوامل موثری چون کالا، مشتری، شرایط پرداخت، پراکندگی جغرافیایی دخیل بوده که تبادل اطلاعات این عوامل با دیگر بخش ها از اهمیت بالایی برخوردار می باشد.
از این رو نمی توان از یک نرم افزار فروش جزیره ای انتظار داشته که خود به تنهایی از پس نمایش تمامی عملیات سازمان بر آمده و در واقع این نرم افزار فقط امکان به نمایش در آوردن بخشی از اطلاعات واحد فروش را داشته و در صورت جزیره ای بودن این نرم افزار، بهبودی در کارکرد سازمان به وجود نخواهد آمد.

کیفیت اطلاعات سازمان به واسطه تفکیک اطلاعات سازمان به بخش‌های مختلف و نرم‌افزارهای مستقل کاهش خواهد یافت و به همین دلیل نیاز بوده که نرم افزار فروش یکپارچه و منسجم بوده تا به راحتی بتوان بین تمامی واحدها تبادل اطلاعات برقرار نموده و مدیران بتوانند به صورت لحظه ای گزارش گرفته و تصمیم گیری برای آنان ساده تر گردد.

نگاهی به برخی از نرم افزارهای فروش

نرم افزارهای فروش جزیره ای

کارکرد نرم افزارهای جزیره ای مستقل از یکدیگر بوده و تبادل اطلاعات بین نرم افزارها از روش های گوناگونی انجام خواهد شد که این موضوع سبب هزینه‌های ریالی و زمانی زیادی خواهد شد.
برای مثال قبل از ثبت فاکتور نیاز است برای ثبت اطلاعات در حساب مشتری ابتدا سند حسابداری صادر شود .
که جهت کم کردن تبادل اطلاعات بین دو واحد فروش و حسابداری، بایستی هر روزه یا هر چند روز یک بار، فاکتور فروش به واحد حسابداری تحویل شده و اسناد آن نیز صادر شود. و بعد از عبور از این مراحل می توان به حساب مشتریان استناد نمود.

در این فرایند جهت بروز رسانی اطلاعات به زمان زیادی نیاز است و نمی توان به صورت لحظه ای اعتبار مشتری و یا سودآوری کالا را کنترل کند.

نرم افزارهای جزیره ای و Link به عبارتی بخشی مجزا از سیستم اطلاعات مدیریت بوده و در صورت تقسیم سیستم اطلاعات مدیریت یک سازمان در واقع کسب و کار آن نیز تکه تکه شده و حتی چنانچه از طریق راهی بتوان آن ها را به هم وصل نمود باز هم بهره وری و کارایی توسط این نرم افزارها کاهش پیدا خواهد کرد.
لذا برای جلوگیری از این مشکل بایستی از نرم افزارهایی استفاده نموده که یکپارچه بوده و به خوبی قادر به پوشش کلیه نیازهای سازمان مخصوصاً واحد فروش باشند.

 نرم افزارهای فروش یکپارچه

در نرم افزارهای یکپارچه فروش از بستر اطلاعاتی اشتراکی استفاده می شود.
در واقع دیتابیسی جامع وجود دارد که به طور لحظه ای و دقیق اطلاعات در کل نرم افزار انتشار پیدا می نماید.
با در اختیار داشتن یک الگوی سند به همراه فاکتور فروش می توان در حسابداری سند لحظه ای صادر کرد و پس از صدور هر عملیاتی سریعا اطلاعات حسابداری مشتری را  آپدیت و از کلیه واحدها گزارش تهیه نمود.

در واقع استفاده از نرم افزار فروش مجزا هیچ مشکلی از سازمان ها را  حل نکرده و در واقع بایستی به فکر تهیه نرم‌افزار جامع فروش بود تا با دیگر سیستم ها نیز یکپارچگی داشته و بتوان با آن ها ارتباط برقرار نمود.
یک نرم افزار فروش یکپارچه و خوب در برگیرنده مراحل دریافت و تائید سفارش مشتریان، صدور پیش‌فاکتور، دستور تحویل کالا، حواله خروج کالا و صدور فاکتور فروش بوده و با توجه به بستر یکپارچه ای که داشته به راحتی می توان تمامی اطلاعات مورد نیاز انبار و حسابداری را در هر مرحله به خوبی مدیریت نمود.

یک نرم افزار فروش یکپارچه علاوه بر آن که اطلاعات مالی را با سرعتی بالاتری در اختیار شما قرار می دهد، قادر است به طور دقیق و صحیح گزارش گیری نموده و به نسبت سیستم های دستی و جزیره ای به کارکنان کمتری نیاز داشته و در کل به کاهش مشکلات پرسنلی و اداری یک شرکت کمک خواهد نمود.

سخن آخر

همان طور که دیدید یک نرم افزار فروش خوب از مزایا و امکانات زیادی برخوردار است و بدون شک با در اختیار داشتن یک نرم افزار فروش یکپارچه و منسجم می توان به امور مربوط به فروش رسیدگی و نظارت بیشتری داشت.