نرم افزار تایم شیت چیست و چه مزایایی دارد؟

معرفی نرم‌ افزار تایم‌ شیت

تایم شیت در واقع صفحه ای از پیش طراحی شده جهت وارد کردن کارهای روزانه می باشد.
اما تایم شیت ها نیز همچون هر ابزار دیگری بر اثر گذشت زمان دستخوش تغییر شده و همگام با فناوری پیشرفته و به روزتر شده است و این روزها فرمت‌های دیجیتال (نرم‌ افزار تایم‌ شیت) جایگزین تایم شیت های سنتی شده اند.
هر سازمان از این ابزار کاربردی با هدف خاصی استفاده می نماید؛ بعضی از سازمان ها جهت ارائه فاکتور از تایم شیت ها استفاده میکنند و برخی دیگر برای نظارت و ردیابی وظایف اختصاص داده شده به کارکنان از نرم افزار تایم شیت استفاده میکنند.

ولی شاید مهترین کاربرد استفاده از تایم شیت ، تهیه بهای تمام شده کالا، خدمات و یا پروژه ها می باشد.
چرا که یکی از سه اجزای بهای تمام شده ،عامل “دستمزد” بوده و در این راستا هر سیستمی که به دقیق تر محاسبه شدن این عامل بهای تمام شده کمک نماید ،در سود و زیان سازمان ها بسیار تاثیر گذار خواهد بود.
به همین منظور تایم شیت اولین و مهمترین فاکتور در محاسبه حقوق و دستمزد محسوب می گردد.
از نرم افزار تایم شیت با نام های دیگری مانند کنترل هزینه (نرم افزار کنترل هزینه) نیز یاد می شود.

هدف از به کارگیری نرم افزار تایم شیت

نرم افزار تایم شیت مطلقا چیز پیچیده و گیج کننده ای نیست. اما در عین سادگی ارمغان آورنده اطلاعات سودمند و مفیدی خواهد بود.
به طور معمول نرم افزار تایم شیت به صورت فایل تکمیل شده توسط افراد، به مدیران مربوطه فرستاده خواهد شد.
همچنین احتمال دارد یک نسخه کپی از این تایم شیت نیز برای اداره منابع انسانی و یا حسابداری فرستاده شود.
تایم شیت ها علاوه بر آن جهت اختصاص منابع نیز کاربردی خواهند بود.

هدف از به کارگیری نرم افزار تایم شیت ردیابی افراد نیست! بلکه مدیران قصد دارند با استفاده از این ابزار کاربردی اقدام به آماده سازی پایگاهی اطلاعاتی جهت اهداف گوناگون نمایند.
در واقع از بین اهداف مهم نرم افزار تایم شیت می توان به موارد زیر اشاره کرد:

1. محاسبه کل ساعت صرف شده بر روی یک پروژه
2. هزینه‌های مربوط به یک پروژه
3. زمان اختصاص داده شده هر فرد در یک پروژه
4. تحلیل کار باقی‌مانده در هر مرحله از پیشرفت پروژه
5. تخصیص مجدد وظیفه
6. تفکیک فعالیت های مختلف یک پروژه تحت عنوان مرکز هزینه
7. اختصاص زمان و هزینه به مراکز هزینه ی پروژه

مدیر منابع انسانی یک سازمان یا شرکت می تواند با استفاده از نرم افزار تایم شیت به راحتی از روند مرخصی هر فرد مطلع شده و همچنین با توجه به تایم شیت، برنامه ریزی مناسبی را برای برنامه های آموزشی و مرخصی هر فرد در نظر بگیرد.
کارفرمایان با استفاده از تایم شیت از دقیق بودن حقوق پرداختی به کارمندان اطمینان خواهند داشته و علاوه بر آن شرکت ها توانسته جهت ارائه صورت حساب به مشتری نیز از این نرم افزار استفاده نمایند.
علاوه بر آن تایم شیت ها به خوبی و کاملا واضح میزان بار کاری افراد را نشان خواهند داد.
این اطلاعات در اموری نظیر برنامه‌ریزی، اختصاص دادن وظایف و تعیین نیازهای استخدامی بسیار کاربردی خواهد بود.

ضرورت استفاده از نرم افزار تایم شیت جهت ردیابی ساعت های کاری

تایم شیت ها سبب ایجاد هماهنگی بین تعداد کارکنان و سطح بهره وری می شوند و همچنین این امکان را به مدیران داده تا برخلاف فرآیندهای دستی یک برنامه ریزی بدون خطا را تجربه نمایند، و با ردیابی عملکردها تصمیمات موثرتر و کارآمدتری را داشته باشند.
محاسبه حقوق و دستمزد نیز یکی دیگر از موارد استفاده از تایم شیت می باشد.
مدیران قادر به ثبت زمان شروع و پایان وظایف و نیز شناسایی مشکلات مسبب تاخیر در اتمام و تکمیل پروژه خواهند بود.

از دیگر موارد استفاده از نرم افزار تایم شیت می توان به محیط مدیریت پروژه اشاره نمود.
در واقع نرم افزار تایم شیت به کارفرمایان این امکان را می دهد تا هزینه ها را برآورد نموده و پروژه ها را مورد ارزیابی قرار دهند.
همچنین مدیران می توانند به مقایسه هزینه‌های برنامه‌ریزی شده و هزینه‌های واقعی پروژه‌ها و برنامه‌های مختلف بپردازند و از نتیجه این مقایسه در پروژه‌های فعلی و نیز برنامه‌ریزی پروژه‌های آتی استفاده نمایند.
در صورت کاهش بهره وری کارکنان و یا کار کردن آن ها بر روی وظیفه ای بدون سود، مدیران می توانند با اطلاعات جمع آوری شده توسط سیستم ردیابی زمان، نسبت به این موارد دید واضحی داشته باشند.

از آن جایی که خیلی از افراد علاقه ای به وارد کردن تایم شیت کار ندارند و تنها افراد معدودی این کار را با علاقه انجام می دهند به همین دلیل نرم افزارهای تایم شیت کار افراد را  بسیار آسان نموده و به آن ها این امکان را می دهد تا تنها با چند کلیک اقدام به تکمیل تایم شیت خود نمایند.

فرآیند متداول نیز به این صورت است که کارمند مسئول ابتدا اطلاعات زمان انجام پروژه ها و همچنین اطلاعات مربوط به فعالیت های گوناگون را در نرم افزار تایم شیت ثبت می کند.
سپس تایم شیت خود را جهت تایید به مدیران پروژه یا نمایندگان مشتری می فرستد و آن ها نیز به بررسی زمان های وارد شده پرداخته و بسته به صلاحدید و با توجه به اطلاعات تایم شیت اقدام به تایید یا رد آن خواهند نمود.
در صورتی که تایم شیتی رد شود، مجددا به منظور اصلاح به کارمند بازگردانده شده و در صورت تایید نیز به واحد پردازش حقوق و دستمزد فرستاده خواهد شد.
بعد از تصویب نیز این داده ها قابل استفاده برای اهداف گوناگون خواهند بود.

از بین این اهداف می توان به موارد زیر اشاره نمود:

• محاسبه دستمزد کارکنان
• ردیابی میزان بهره‌وری کارکنان
• نظارت بر پروژه‌ها
• تعیین بودجه دپارتمان
• پیش‌بینی نیازهای آینده
• تعیین سود

مزیت های استفاده از نرم‌ افزار تایم‌ شیت

•  امکان برنامه ریزی راحت در نرم افزار تایم شیت

به کمک نرم افزار تایم شیت می توان به راحتی هزینه های کارکنان را مدیریت نمود.
در واقع شما می توانید از طریق جمع آوری اطلاعات در کوتاه ترین زمان ممکن، برنامه ای متعادل و مقرون به صرفه را تهیه نمایید.
نرم افزار تایم شیت ، هزینه های اضافی را کاهش خواهد داد.

• افزایش توانمندی کارکنان

از دیگر تغییراتی که نرم افزار تایم شیت در کسب و کارهای کوچک ایجاد کرده، به وجود آورده این بوده که کارکنان نیز در مدیریت زمان و حضور خود نقش پررنگی ایفا خواهند نمود.
ابزار تایم شیت به کارکنان این امکان را داده تا به کمک لپ‌تاپ‌ها، رایانه‌های شخصی یا حتی دستگاه‌های تلفن همراه قادر به مدیریت برنامه خود باشند. این مدیریت می تواند شامل موارد زیر باشد:

1. کنترل برنامه‌های فردی
2. مشاهده ساعت‌های کاری
3. بررسی زمان باقیمانده

• کاهش زمان و هزینه مصرفی توسط نرم افزار تایم شیت

از دیگر تاثیراتی که نرم افزار تایم شیت در کسب و کار ایجاد میکند، کاهش هزینه های مصرفی می باشد.
در واقع این نرم افزار با پیشگیری از سرقت زمانی مسبب ایجاد اطمینان از بابت درستی داده های زمانی، خودکار‌سازی روند پرداخت حقوق، کاهش کار پرسنل بخش حقوق و دستمزد می شود و همچنین کمک می کند تا افراد تمرکز بیشتری بر روی دیگر جنبه های کاری خود داشته باشند.
علاوه بر آن در روند پرداخت حقوق نیز خطاهای انسانی کاهش پیدا خواهند نمود.

• ایجاد تصویری بزرگ و واضح از کسب و کار

در اختیار داشتن گزارش واقعی زمان باعث می شود که مدیران دید واضحی از سازمان خود داشته باشند.
تنها با یک کلیک می توان اقدام به چاپ و یا ایمیل کردن داده های حضور و غیاب و یا قرار دادن آن ها در نموداری نمود.
نرم افزار تایم شیت (نرم افزار کنترل هزینه) برعکس تایم شیت دستی این امکان را برای مدیران فراهم نموده تا به راحتی به مشاهده همه چیز از زمان کاری تا تعطیلات هر کارمند بپردازند.
علاوه بر آن به کمک این نرم افزار مدیران امکان نظارت بر موارد زیر را نیز خواهند داشت:

• اضافه کاری: نرم افزار تایم شیت این امکان را مهیا نموده تا ناظران بتوانند اضافه کاری یک شیفت را ببینند و در واقع می توان تایم شیت را ابزاری کاربردی جهت بازنگری مجدد حجم کارها دانست.
• تاخیر کارمندان: این ابزار همچنین تاخیرهای یک کارمند را نیز به نمایش در خواهد آورد و از این رو به کمک این نرم افزار مدیران توانسته بسته به میزان تاخیرات اقدامات انظباتی مناسبی را مبذول نمایند.

از دیگر مزایای نرم افزار تایم شیت و نیز تغییراتی که در یک کسب و کار به وجود آورده می توان به موارد زیر اشاره نمود:

• بهبود تمرکز کارمندان با بکارگیری نرم افزار تایم شیت

چنانچه یک کارمند قادر به مدیریت زمان خود بوده بدون شک کارایی و میزان مشارکت او در کارهایی که در حال انجام بوده نیز بیشتر خواهد شد.
با مدیریت زمان، تمرکز کارکنان بر روی کار خود افزایش یافته و این امکان برای آن ها به وجود آمده که جهت افزایش میزان بهره وری زمان خود را بهتر مدیریت کنند.

• استخراج داده

 به کمک نرم افزار تایم شیت افراد این امکان را داشته تا داده ها را در قالب اکسل یا پی دی اف دریافت نموده و یا حتی از آن ها در صورت نیاز پرینت بگیرند.

• مدیریت منابع

ثبت زمان کاری باعث می شود تا مدیران به یک تصویر کلی از فرایند کاری خود دست یابند.
و با توجه به این اطلاعات، منابع بیشتری را برای پروژه هایی که  نیاز به زمان و توجه بیشتری دارد اختصاص دهند و یا این که عکس این را اجرا نمایند.

• همقدم شدن با تغییرات

نرم افزار تایم شیت همچنین جهت راحتی کار مدیران اقدام به ارائه جزئیاتی براساس تعداد پروژه های در حال انجام و تعداد ساعات صرف شده برای انجام یک پروژه می نماید.

• ثبت حضور و غیاب

نه تنها نرم افزار تایم شیت برای مدیران مفید بوده بلکه برای کارکنان نیز بسیار کاربردی خواهد بود.
چرا که کارکنان می توانند به خوبی مدیریت مرخصی های خود را در دست داشته باشند و از نوع مرخصی، تعداد تعطیلات و حتی حضور روزانه خود نیز مطلع گردند.
حتی امکان ادغام دستگاه حضور و غیاب با نرم افزار کنترل پروژه نیز وجود داشته که این موضوع سبب تضمین ارزیابی عملکرد و پرداخت دقیق حقوق خواهد شد.
با این کار می توان به راحتی کارمند شایسته را پیدا نموده و در صورت نیاز پاداشی به او داده شود.

• اندازه کسب و کار

استفاده از نرم افزار تایم شیت هیچ محدودیتی برای افراد نداشته و می توان از آن در تمامی کسب و کارها در هر اندازه ای که بوده به عنوان یک سیستم پشتیبانی برای شرکت و برای مدیریت بهتر زمان و تلاش‌های کارکنان استفاده نمود.

• استخراج بهترین‌ها

خیلی از شرکت ها از گزینه های دورکاری نیز برای کارکنان خود استفاده می نمایند.
اما از آن جایی که مدیران قادر به تعیین میزان کارهای انجام شده در طول یک روز نبوده، می توانند به کمک نرم افزار تایم شیت صد در صد حضور و میزان کار انجام شده را تضمین نمایند.

امکانات و ویژگی های نرم افزار تایم شیت

از بین امکانات و قابلیت ها می توان به موارد زیر اشاره نمود:

• ثبت کارهای روزانه براساس عنوان
• ثبت ساعت کار در منزل و یا دورکاری های دیگر
• معرفی محل انجام پروژه نظیر منزل، شرکت، مأموریت، سایت مشتری و …
• قابلیت تایید و یا رد گزارشات روزانه کارکنان یک واحد برای مدیران آن بخش
• تهیه گزارش براساس رفت و آمدهای روزانه پرسنل برای مدیران
• تهیه گزارش براساس نوع پروژه، افراد تیم پروژه و یا محل انجام پروژه برای مدیران مجموعه
• تهیه گزارش براساس فعالیت فعلی و لحظه ای بر روی پروژه مورد نظر
• گزارش گیری براساس فعالیت ها و مدت زمان انجام فعالیت ها برای مدیران مجموعه
• امکان تعریف تعطیلات رسمی
• امکان تعریف شیفت کاری
• تعریف برنامه کاری
• امکان تعریف فهرست کارکنان
• امکان تعریف قوانین مرخصی، ماموریت و اضافه کاری
• امکان کنترل دسترسی ها در نرم افزار تایم شیت
• تعریف اطلاعات پرسنل
• امکان ثبت کارکرد به طور خودکار
• امکان مشاهده کارکرد روزانه
• امکان کنترل و نظارت بر چارت سازمان
• کنترل و تعریف واحدهای سازمان
• کنترل واحدهای سازمانی
• برخورداری از تنظیمات ثبت کارکرد روزانه به طور خودکار
• امکان ثبت عملکرد به تفکیک WBS های برنامه پروژه
• ثبت و نمایش اطلاعات ورود و خروج
• امکان ثبت اطلاعات کارهای روزانه
• فرستادن گزارش کارکرد و بررسی و تایید آن
• امکان تعریف گزارشات براساس نیاز سازمان
• امکان ثبت درخواست مرخصی روزانه
• امکان ثبت درخواست مرخصی ساعتی
• نظارت بر مانده مرخصی
• امکان مدیریت و ثبت درخواست ماموریت ساعتی
• امکان مدیریت و ثبت درخواست ماموریت های روزانه
• امکان مشاهده درخواست ماموریت ها
• امکان مدیریت و ثبت درخواست اضافه کاری
• امکان تایید ساعت حضور خارج از تایم اداری
• نظارت بر مانده مرخصی استحقاقی
• امکان تهیه گزارش از اطلاعات سامانه

تایم‌شیت الکترونیکی و پیمانکاران

خیلی از کارفرمایان ممکن است از فایده تایم شیت برای پیمانکاران بی اطلاع باشند.
اما گفتنی است که تایم شیت به شرکت ها کمک می کند که نسبت به پرداخت صحیح و دقیق حقوق پیمانکاران اطمینان حاصل نمایند.
این نرم افزار حتی باعث می شود حقوق و دستمزد پیمانکاران فصلی و یا پیمانکارانی که در مکان های مختلفی مشغول به کار بوده نیز به طور دقیق پرداخته شود.