نرم افزار اموال و دارائی ثابت چیست و چه مزایایی دارد؟

در این مقاله در رابطه مفهوم اموال و دارائی های ثابت صحبت خواهیم کرد، همچنین نحوه ی عملکرد یک نرم افزار اموال و دارائی ثابت را مورد بررسی قرار خواهیم داد و ویژگی ها، مزایا و بخش های تشکیل دهنده یک نرم افزار اموال و دارائی ثابت را به طور کامل تشریح خواهیم کرد. با سانیران همراه باشید!

استهلاک و دلیل محاسبه کالای مستهلک

استهلاک به کاهش ارزش یک دارایی ثابت گفته می‌شود که اغلب بر اثر عواملی نظیر گذر زمان، فرسایش ناشی از کار، تغییر تکنولوژی و … ایجاد میشود. اندازه گیری و ثبت استهلاک از طریق سرشکن کردن و تخصیص ارزش ثبت شده دارائی به طریقی که معقول، پذیرفته و منظم شده نسبت به دوره های استفاده از آن انجام میشود.

اموال و دارائی‌های ثابت چیست؟

اموال یا دارایی ثابت به اقلام ملموسی گفته می شود که در یک شرکت یا سازمان مورد استفاده قرار می گیرد.
ماهیت دارایی ها، ثابت یا نسبتا پایدار می باشد که  با گذشت زمان، فرسایش ناشی از کار و تغییر تکنولوژی، این دارایی ها غیر قابل استفاده می باشد. و می توان گفت که دارایی مورد نظر دچار استهلاک و یا کاهش ارزش شده است.
علاوه بر آن در سازمان ها و شرکت های گسترده محل استفاده و استقرار دارائی و تحویل گیرنده آن موضوع بسیار مهمی بوده و به همین دلیل دارائی های ثابت در واقع بخش قابل توجهی از دارایی های یک مجموعه، سازمان یا شرکت به شمار می آید.
لذا نظارت و بررسی مشخصات فیزیکی دارایی ها، از قبیل محل نگهداری، شماره اموال، جمعدار و وضعیت دارایی، موضوع بسیار حائز اهمیتی خواهد بود.

علاوه بر آن مواردی چون ثبت دائمی رویدادهای مرتبط با دارایی، از خرید تا تعمیر، از انتقال تا تعدیل و از کنارگذاری تا اسقاط، جهت حفظ سوابق و انعکاس صحیح آن ها در گزارشات بسیار مهم می باشد.
و همچنین مدیریت تغییرات مالی دارایی، از قبیل اصلاح بها، استهلاک، تجدید ارزیابی، کاهش ارزش و … جهت تشکیل اسناد حسابداری مناسب و ارائه گزارشات مالی نیز نیز بسیار مهم و غیر قابل حذف از امور یک سازمان می باشند.
از سوی دیگر وجود الزامات خاص استانداردهای حسابداری مرتبط با دارایی‌ها و تکلیف شرکت‌ها جهت افشای مناسب اطلاعات مربوطه در صورت‌های مالی و نیز قوانین خاص سازمان امور مالیاتی در مورد دارایی‌های ثابت و هزینه‌های مورد قبول مرتبط با آن‌ها نیز ضرورت استفاده از یک نرم افزار قدرتمند و منعطف جهت پوشش تمامی این نیازهای نام برده را بسیار افزایش داده است.

نرم افزار اموال و دارائی ثابت چیست؟

از آن جایی که هر سازمانی بسته به وسعت و فعالیتی که دارد، نگهداری از اطلاعات اموال آن کار دشواری بوده و طی اموال گردانی، مغایرت های بسیار مشاهده می گردد لذا استفاده از یک سیستم جهت مدیریت اموال بسیار کاربردی خواهد بود.

نرم افزار اموال و دارائی های ثابت به منظور کنترل، ثبت، نگهداری و محاسبات استهلاک و ارزش جاری اموال، دارایی های منقول و غیر منقول طراحی شده است.
تنوع بالای اموال و نیز گستردگی حجم عملیات آن ها سبب شده سیستم اموال قابلیت های به خصوصی را دارا باشد.
و در واقع به کمک یک نرم افزار اموال و دارائی ثابت می توان علاوه بر حفظ و نگهداری سوابق اموال، مانع از صرف زمان و هزینه ای بالا جهت به ثبت رساندن سوابق مالی و انعکاس آن ها در صورت های مالی و بودجه شد.

بر اساس آیین نامه قانون محاسبات عمومی کشور که از سوی وزارت اقتصاد و امور دارایی ابلاغ شده، از اهداف اصلی یک سیستم اموال و دارایی می توان به موارد زیر اشاره کرد:

پیاده‌سازی فرآیندهای اموال دولتی و غیردولتی نظیر ثبت مجوزها، مدیریت گردش بر روی اموال، اختصاص یک یا چند جمع دار به یک یا چند مرکز اموال جهت مدیریت عملیات و ….  اشاره نمود.

بخش های تشکیل دهنده یک نرم افزار اموال و دارائی های ثابت

• اطلاعات پایه اموال

در این بخش اطلاعاتی نظیر قوانین استهلاک، انواع خرید و حد مبلغ پایین دارایی قرار می گیرد.

• دارایی

این بخش جهت ثبت دارایی، ثبت محل دارایی ها، اضافات و تعمیرات اساسی، فهرست استهلاک و ثبت توقف دارایی های سازمان قابل استفاده خواهد بود.

• فهرست اموال

بخش فهرست اموال امکان دسترسی هر چه سریع تر به فهرست اموال، تاریخچه اسناد دارایی و اموال را به شما خواهد داد.

• برچسب اموال

به کمک نرم افزار اموال و دارایی های ثابت، امکان تعریف برچسب برای تمامی اموال خود را خواهید داشت.
بخش برچسب اموال امکان چاپ برچسب بر روی اموال سازمان و حتی طراحی برچسب را در اختیار شما قرار خواهد داد.

• مدیریت صدور اسناد حسابداری

برای مدیریت و کنترل اسناد دارایی سازمان این بخش کاربردی می باشد.

• گزارش های اموال

یکی از مهم ترین امکانات نرم افزار اموال و دارائی های ثابت تنوع بالایی بوده که در گزارش گیری اموال در اختیار شما قرار خواهد داد.
از بین این گزارش ها می توان به موارد زیر اشاره کرد:

• گزارش هزینه استهلاک اموال
• گزارش فهرست اموال
• گزارش اموال موجود در اتاق
• فهرست دارایی های فروش رفته
• گزارش تغییرات در وضعیت دارایی ها
• گزارش پویای اموال

در ادامه بیشتر با گزارشات یک نرم افزار اموال و دارائی های ثابت آشنا خواهیم شد.

گزارشات نرم افزار دارائی های ثابت

• گزارش مرور دارایی‌ها (کارت دارایی‌ها)؛ امکان بررسی و مرور اطلاعات دارایی‌ها شامل پلاک، گروه، طبقه‌بندی، محل استقرار، ریز تفصیلی‌ها و مراکز هزینه
• قابلیت گزارش‌‌‌‌گیری از اطلاعات فهرست دارایی‌ها، نقل و انتقالات، تعدیلات
• امکان تهیه‌ی گزارش‌‌‌‌خلاصه عملکرد به تفکیک گروه، تفصیلی و طبقه‌بندی
• گزارش مغایرت اسناد حسابداری؛ امکان کنترل و ردیابی مغایرت بین اطلاعات ثبت شده در دارایی ثابت و اطلاعات اسناد حسابداری
• گزارش استهلاک به تفکیک گروه دارائی، مرکز هزینه،محل استقرار و همچنین دارایی های فروش رفته طبق آخرین وضعیت فعال یا فروش رفته
• امکان گزارش‌‌‌‌گیری از دارائی‌های تعمیر شده

امکانات یک نرم افزار اموال و دارائی های ثابت

• امکان صادر نمودن سند ایجاد دارایی جهت یک دارایی به طور جمعی و در تعداد معین و به صورت پشت سر هم
• امکان تعریف مواردی نظیر قیمت خرید – قیمت اسقاط – هزینه راه اندازی –میزان استهلاک انباشته –عمر مفید
• قابلیت در نظر گیری تحویل دار برای هر بخش از اموال
• امکان انجام عملیات دارایی به طور کامل: امکان تعیین تحویلدار برای هر یک از اموال ایجاد، تعدیل، فروش، تعمیر، تغییر محل استقرار، اسقاط کردن، اهداء دارایی،جداسازی دارایی، برگشت از جداسازی ، بلا استفاده کردن دارایی، استفاده مجدد و…
• امکان محاسبه میزان استهلاک اموال تا مقطع تاریخی خاص و به همراه کنترل تاریخ
• قابلیت برقراری ارتباط و تعاملی درست با زیر سیستم تدارکات و انبار (نظیر خرید و تحویل مستقیم دارایی و انتقال آن به انبار)، امکان کنترل وضعیت فعال بودن دارایی به هنگام محاسبه استهلاک
• قابلیت انجام عملیات تجدید ارزیابی
• امکان تعریف گروه های استاندارد قوانین
• امکان تعریف قوانین رسمی مرتبط با استهلاک دارایی
• قابلیت مشخص نمودن شیوه محاسبه استهلاک و نرخ استهلاک و نیز عمر مفید دارایی
• امکان تعریف بخش های گوناگون اداری همراه با انتساب هر بخش به یک مرکز هزینه
• رزرو کالا در خصوص درخواست های خروج (روزرو از فروش یا رزرو از تولید)
• امکان تعریف گروه های اموال و گروه بندی دارایی ها بر روی ساختار درختی و به تعداد سطوح دلخواه
• تعریف محل های استقرار دارایی ها و نیز امکان تفکیک ساختن محل های استقرار دارایی به شکل مورد نظر
• امکان تعریف جمعداران و تحویلداران اموال با قابلیت تعیین تفصیل خاص برای هر کدام جهت استفاده در اسناد حسابداری
• قابلیت صدور پلاک اموال و امکان چاپ برچسب و بارکد

یک نرم افزار اموال و دارائی ثابت چه مزایایی را با خود به همراه دارد؟

بدون شک نظارت و کنترل صحیح وضعیت دارایی ها در هر سازمانی، تاثیر بسیاری در هزینه ها و نیز کاهش مالیات به همراه خواهد داشت.
از این رو جهت محاسبه و پوشش اطلاعات مهم مربوط به اموال و دارائی های یک سازمان نیز امری حائز اهمیت می باشد. با استفاده از یک نرم افزار مدیریت اموال و دارائی های ثابت می توان به مزایای زیر دست یافت:

• جمع آوری داده های اموال با تمام جزئیات و بهره وری بیشتر
• امکان گزارش گیری اطلاعات مالی با تمام جزئیات
• موظف ساختن تمامی مدیران و کارمندان در رابطه با اموال شرکت
• به حداقل رساندن خطاهای انسانی در ثبت و محاسبه