در این مقاله در ساختار هزینه ها در شرکت ها و پروژه ها صحبت خواهیم کرد و راهکاری جهت کنترل هزینه های پروژه را مورد بررسی و ارزیابی قرار خواهیم داد. با سانیران همراه باشید!
نحوه کنترل هزینه پروژه ها
همان گونه که خود نسبت به آن مستحضر هستید در خیلی از پروژه ها مدیران در اواسط روند پروژه، مرز بودجه مالی را رد نموده و سرانجام نیز از لحاظ مالی متحمل ضرر شده و پروژه با شکست مواجه خواهد شد.
در واقع عامل اصلی شکست بسیاری از پروژه ها را می توان عدم کنترل صحیح هزینه پروژه دانست.
کنترل هزینه پروژه از اهمیت بالایی برخوردار است و از آن جایی که گذراندن کل پروژه با بودجه تعیین شده در ابتدای کار، کار چندان ساده و آسانی نخواهد بود لذا به منظور نظارت و کنترل هزینه ها مدیران بایستی ابزاری مناسب به منظور مدیریت هر چه بهتر امور در اختیار داشته باشند.
از این رو امروزه می توان در بازار به منظور کنترل هزینه پروژه ها ابزارهای گوناگونی را یافت.
که از بین این ابزارها می توان به نرم افزارهایی چون تایم شیت اشاره نمود. هر چند گفتنی است امکان استفاده از این نرم افزارها برای مدیریت هر کسب و کاری وجود دارد و علاوه بر آن در واقع به منظور کنترل هزینه ها استفاده از ابزار راهکار مناسبی برای شرکت ها می باشد.
پایه و اساس کنترل هزینه ها
به طور معمول هزینه های پروژه را می توان به دو گروه دسته بندی نمود:
- مراکز هزینه
- موارد هزینه
مراکز هزینه طبق نوع پروژه و ساختار اجرایی آن ها با هم تفاوت هایی داشته که گاهی سرمنشاء آن ها WBS اجرای کار می باشد که از بین آن ها می توان حفاری زیرزمینی، بتن روباز، مرکز هزینه حفاری روباز و… را نام برد.
در ادامه با چند مورد از مراکز هزینه و موارد هزینه آشنا خواهیم شد:
- نیروی انسانی : این هزینه در واقع مربوط به هزینه نیروهای انسانی فعالیت کننده در پروژه می باشد.
- مواد : این هزینه نیز مختص مواد مصرفی بوده که به منظور اجرای پروژه خریداری می شوند.
- ماشین آلات و تجهیزات : مربوط به ماشین آلات و تجهیزات امانی یا اجاره ای استفاده شده در طی پروژه می باشد.
- قراردادهای دست دوم : در برگیرنده هزینه صورت وضعیت پیمانکاران خارج از شرکت است.
تمامی موارد ذکر شده در بالا هزینه مستقیم پروژه به شمار آمده و از بین هزینه های غیرمستقیم نیز می توان به مواردی چون :
هزینه های اداری ، نیروی انسانی غیرمستقیم ، ماشین آلات غیرمستقیم و… اشاره نمود که در واقع به طور مستقیم با پروژه سروکاری ندارند.
هزینه های نام برده در واقع ساختار تقسیم هزینه یا CBS نام دارند.
در صورت ترکیب سه گزینه CBS , OBS , WBS مکعب کنترل هزینه ایجاد شده که بسته به میزان کنترل در هر یک از سطوح مختلف کاربران می توان هر کدام از سه وجه زیر را به جزء های بیشتری تقسیم نمود.
این مکعب و تعداد ترکیبات درون آن، به وجود آورنده ساختارهای گوناگون دیگری هستند. برای نمونه ایجاد ساختار مسئولیت ها از طریق ترکیب OBS , WBS ممکن بوده و ترکیب CBS ,WBS به وجود آورنده ماتریس مراکز هزینه ها می باشد و درست در این جا استراتژی مدیریت از طریق ساختار هر یک از این موارد و متناسب با استراتژی اجرای کار قادر به نشان دادن نقش خود در راستای هدفمندسازی کنترل هزینه خواهد بود.
ساختار به وجود آمده از مکعب کنترل هزینه ها به منظور محاسبه هزینه پروژه به نوعی ساختار کنترل هزینه ها خواهد شد.
در واقع این امکان وجود داشته که جایگاه هر منبع و عوامل اجرایی را در ساختار هزینه به کمک مکعب هزینه تعیین نمود یا این که مشخص کرد که سهم هزینه هر واحد اجرایی باید چقدر باشد.
از سویی دیگر شناسایی منابع در نظر گرفته شده برای هر بسته کاری و تعیین سهم هزینه هر یک به کمک مکعب کنترل هزینه امکان پذیر خواهد بود.
گفتنی است با ROLL UP کردن هزینه ها می توان به هزینه سطوح بالاتر WBS و نهایی پروژه دست پیدا نمود.
همچنین امکان به دست آوردن هزینه های گوناگون پروژه در قالب هزینه های مستقیم، غیر مستقیم و … و یا نیز مراکز هزینه از جمله حفاری روباز، حفاری زیر زمینی و … نیز از این طریق وجود خواهد داشت.
راهکاری به منظور کنترل هزینه پروژه
بررسی هزینه های مختلف سازمان ها
در کل هزینه های سیستم را می توان به ۴ دسته تقسیم بندی نمود:
هزینه‌های مربوط به برنامه‌ریزی اولیه
برخی از هزینه ها نظیر استخدام کارکنان جدید، افزودن افراد به تیم پروژه، انجام تحقیقات بازار، کارهای مقدماتی، هزینه های مشاوره، پرداخت بیمه و… پیش از اجرای پروژه انجام خواهند شد.
هزینه‌های مواد
این هزینه ها از جمله مواردی چون خرید نرم افزار، فضای ذخیره سازی و… که در واقع به منظور ساخت یک محصول و یا تکمیل یک پروژه مصرف شده را شامل خواهد شد.
برای نمونه در صورتی که قصد ساخت یک صندلی را داشته پس بی شک نیاز است که در ابتدا مواردی چون چوب، چسب، رنگ و… تهیه و خریداری نمایید. در رابطه با صنعتی IT نیز به همین شکل می باشد.
منابع انسانی
بیشترین بخش این هزینه مربوط به هزینه های دستمزد کارکنان فعالیت کننده بر روی پروژه می باشد. و به نوعی این هزینه ها در برگیرنده تمامی موارد حقوق و دستمزد خواهد بود. فارغ از نوع نقش یا سطح کاری کارکنان، به طور معمول محاسبات حقوق براساس کارکرد ماهانه ی کارکنان انجام خواهد شد.
هزینه‌های عملیاتی
هزینه های انجام شده به منظور فراهم نمودن فعالیت های روزانه کسب و کار مورد نظر از جمله هزینه اجاره دفتر، هزینه‌های حقوقی و لوازم اداری را هزینه های عملیاتی می نامند.
کنترل هزینه پروژه به کمک تایم شیت
بسته به نوع صنعت، هزینه های کارکنان در برگیرنده هزینه های کل پروژه تا سقف ۵۰ درصد خواهد بود.
به طور معمول یکی از مهم ترین چالش هایی که سازمان ها با آن دست و پنجه نرم نموده را می توان کنترل این هزینه ها دانست.
از این رو به منظور تخمین و مدیریت این هزینه ها در سازمان به کارگیری نرم افزار تایم شیت یا سامانه گزارش زمان عملکرد کارکنان، بسیار کاربردی خواهد بود.
به منظور سازمان دهی فرآیندها می توان از گزارش زمان عمکرد کمک گرفت که در واقع راهکارهای گوناگونی را پیش روی مدیران قرار خواهد داد.
در این مرحله لازم بوده که برای پروژه یک برنامه ریزی دقیق اجرا نمود:
- تعریف زمان قابل دسترس و مهلت انجام پروژه
- تقسیم پروژه به فعالیت ها و گام های کوچک تر به منظور برنامه ریزی موثرتر برای پروژه
- تخمین زمان انجام هر فعالیت بعد از تعریف آن ها
- تعیین هزینه های برآورد شده خود و تعیین حد و مرزی هشداری برای بودجه، به منظور مدیریت بهتر و آگاهانه تر هزینه ها
- تعیین حوزه فعالیت هر فرد و نیز مشخص نمودن هزینه دستمزد ساعتی آن ها
بعد از تنظیم و تعیین تمامی امور، کارکنان قادر به ثبت زمان عملکرد خود در تایم شیت خواهند بود. این کار کمک نموده تا طی پروژه مدیران در رابطه با فعالیت کارکنان اطلاعات مهمی را در اختیار داشته باشند.
به کمک ابزار کاربردی تایم شیت مدیران این امکان را داشته تا از فعالیت کارکنان خود گزارشی داشته و به واسطه این گزارش ها از زمان و هزینه خرج شده بر روی پروژه و نیز روند پروژه اطلاع پیدا نمایند.
اطلاعات موجود در رابطه با پروژه حتی پس از اتمام پروژه نیز مفید و کاربردی خواهد بود. چرا که مدیران به واسطه آن ها قادر بوده به منظور محاسبه هزینه و زمان لازم برای پروژه های بعدی نیز از این داده ها کمک بگیرند.
بیشتر بدانید:
نرم افزار تایم شیت چیست و چگونه به رشد کسب و کارها کمک می کند؟
جمع بندی
واحد مشخصی برای هزینه های پروژه ها وجود نخواهد داشت و در واقع هزینه های مختلفی را شامل خواهد شد که بیشترین آن ها مربوط به هزینه های منابع انسانی خواهد بود و ساده ترین راه برای کنترل هزینه ها کمک گیری از ابزار تایم شیت خواهد بود.
تایم شیت در واقع ابزاری به منظور محاسبه و نیز کنترل هزینه های حقوق و دستمزد می باشد. و مدیران به واسطه استفاده از ابزار تایم شیت اطلاعات مهمی در رابطه با ارزیابی میزان پیشرفت پروژه از طریق اطلاعات جزئی از ساعات صرف شده برای فعالیت‌ها و نقاط پایان هر فعالیت که این ابزار در اختیار آن ها قرار داده کسب خواهند نمود.
