نرم افزار پیمانکاری (نرم افزار کنترل قراردادها) چیست و چه مزایایی دارد؟

در این مقاله در رابطه با نرم افزار پیمانکاری که تحت عنوان های دیگری نظیر نرم افزار کنترل قراردادها ، نرم افزار مدیریت قراردادها، نرم افزار صورت وضعیت، نرم افزار کنترل هزینه و … یاد می شود صحبت خواهیم کرد. با سانیران همراه باشید.

معرفی نرم افزار پیمانکاری (نرم افزار کنترل قراردادها)

نرم افزار پیمانکاری به سازمان های پروژه محور امکان مدیریت قراردادها، مدیریت صورت وضعیت ها ، کنترل هزینه و بهای تمام شده ،دریافت و پرداخت ها و کنترل ضمانت نامه ها را داده و پس از آن نیز گزارشاتی مبتنـی بر تمام این خدمت­ ها به صورت یکپارچه به مشتـری عرضه خواهد نمود.
علاوه بر آن این نرم افزار قادر است جهت مدیریت بهتر هزینه های ناشی از پروژه ها از اطلاعات سیستم مالی و قراردادها بهره بگیرد.

نرم افزار کنترل و مدیریت قراردادها این امکان را دارد تا انواع قرارداد (خرید ، پشتیبانی ، پیمانکاری و … ) تحت عنوان پیمانکار و یا کارفرما را با جزئیات و اطلاعات تکمیلی ثبت کند.
همچنین لازم به ذکر است که در تهیه نرم افزار پیمانکاری از شرایط و خواسته های ادارات دولتی و بخش خصوصی کمک گرفته خواهد شد.

یکی از مهمترین قابلیت یک نرم افزار کنترل قرارداد این است که بتواند هزینه ها ، قرارداد ها و درآمدهای سطوح مختلف پروژه های بزرگ یا به اصطلاح مگا پروژه ها را مدیریت کند.
عمده مشکلی که در این گونه پروژه ها مشاهده می شود، سردرگمی در سطوح قراردادی با پیمانکاران مختلف بوده که عملا مدیریت آنها را مختل می نماید.
چرا که بعضا مشاهده می شود با گذشت بخشی از زمان پروژه و افزایش انعقاد قرارداد با سایر پیمانکاران ، عملا کنترل ریالی قراردادها ، بودجه پیش بینی شده و پرداخت های آنها غیر ممکن شده و پروژه را با زیان های جبران ناپذیری مواجه می نماید.

در نرم افزار پیمانکاری به غیر از به ثبت رساندن پارامترها و بندهای قرارداد، در بحث پیگیری های مالی و کنترل بازه های زمانی تعیین شده هر قرارداد، عملیات مهم دیگری نیز در نظر گرفته شده است که قابلیت ثبت این موارد به شکل اطلاعات تکمیلی در پنجره های مختلف کاربران و مدیران و امکان کنترل کلیه دریافت ها و پرداخت های هر قرارداد را به جزء و با در نظر گرفتن کسورات قانونی و… دارد.
بدین شکل نرم افزار پیمانکاری توانسته است از سهل انگاری و اشتباهات جلوگیری کند.
همچنین برای آسان تر و سریع تر شدن اکثر محاسبات پرداختی، کسورات و صورت وضعیت ها (صورتحساب ها) به طور خودکار به وسیله خود سیستم انجام می شود و مضافا کاربر این امکان را دارد تا در سریع ترین زمان اطلاعات را بروزرسانی کند.

با توجه به ثبت دقیق قراردادها در این سیستم در زمان تهیه گزارش نیز می توان برای جستجو و گزارش گیری فیلترهای مختلفی را اعمال نمود.

چرا به نرم افزار پیمانکاری یا کنترل قراردادها احتیاج داریم؟

اگر چه این روزها بیشتر شرکت ها دارای سیستم های مالی قدرتمندی هستند، اما در شرکت های پروژه محور این سیستم ها از الزامات خاصی برخوردار می باشند. از بین توانایی های لازم در این دسته از سازمان ها، می توان به قابلیت ارزیابی و مقایسه پرداخت های انجام شده با مفاد قراردادی به طور دائم و پیوسته اشاره نمود.
لذا در سازمان های پروژه محور نیاز است که سیستم مالی در کنار دیگر الزاماتی که تمامی سیستم های مالی از آن ها برخوردار هستند قابلیت هایی نظیر ارتباط با قراردادهای جاری سازمان، وضعیت پیشرفت فیزیکی آنها، الحاقیه ها، ضمانت نامه ها، سقف قراردادها، اضافه کاری ها، پرداخت های خالص انجام شده تا کنون و … را نیز دارا باشند.

بررسی وضعیت پیش پرداخت، بیمه، مالیات، حسن انجام کار و مالیات بر ارزش افزوده پرداخت مطابق با مفاد قراردادها انجام خواهد شد.

از طرفی امور مرتبط با قراردادها علاوه بر مورد نیاز بودن در رابطه با مسائل مدیریت مالی، در سازمان یک فعالیت کلیدی نیز به شمار می آید و هر چه سازمان مورد نظر بزرگ تر باشد و تعداد قراردادها و پیمانکاران که خود انواع الحاقیه ها، متمم ها و صورت وضعیت ها را به همراه داشته نیز بیشتر بوده به طبع دسته بندی و مدیریت این قراردادها نیز کاری پیچیده تر و البته پرهزینه تری خواهد بود.
از این رو سازمان ها جهت آسان تر شدن این امور به دنبال راهکاری بوده تا این موارد نام برده را به شکلی مطلوب تامین نموده و در واقع حلقه مفقوده مابین بخش مالی، امور قرادادها و برنامه ریزی و کنترل پروژه را فراهم نمایند.
که در این بین بهترین و آسان ترین راه استفاده از نرم افزار کنترل قراردادها (نرم افزار پیمانکاری) خواهد بود.

امکانات و قابلیت های یک نرم افزار پیمانکاری (نرم افزار کنترل قراردادها)

• تهیه خروجی با فرمت های Excel ،jpg  و Pdf از لیست ها
• ایجاد گزارشات و داشبوردهای مدیریتی هماهنگ با نیاز مدیران و مسئولین مربوطه
• قابلیت تعریف و به روزرسانی موارد پایه ای سیستم از جمله انواع قرارداد و دامنه اطلاعاتی نظیر موضوع مفاد قرارداد، سمت طرفین قرارداد، اشخاص مربوط به قرارداد و انواع وضعیت قرارداد
• تعریف موارد موثر دیگر در ارزیابی مبلغ صورت حساب ها، علاوه بر کسور قانونی تعیین شده و کسور معاف از کسور قانونی
• تعریف الگوهای از پیش تعیین شده برای کسور، اضافات یا هزینه های موثر در هر قرارداد
• ثبت و مدیریت قراردادهای کارفرمایی و پیمانکاری
• تعریف کسور یا اضافات و هزینه های قرارداد
• تعریف قرارداد مرحله ای
• امکان ثبت تضامین قرارداد
• به ثبت رساندن الحاقیه قرارداد
• امکان تامین مالی قرارداد
• تعیین وضعیت و خاتمه قرارداد
• معرفی انواع صورت حساب در قراردادهای کارفرمایی و پیمانکاری
• قابلیت ثبت صورت وضعیت
• امکان ثبت تعدیل
• ثبت علی الحساب و پیش پرداخت
• امکان به ثبت رساندن آزادسازی ارزش افزوده، بیمه مکسوره و حسن انجام کار متناسب با مبلغ ضبط شده
• امکان مشخص کردن سرفصل های حسابداری (شابلون سند) و صدور سند حسابداری برای قرارداد و صورت حساب
• به نمایش در آوردن اطلاعات سند و یا بازگشت سند حسابداری
• تهیه گزارش از ریز اطلاعات قراردادهای کارفرمایی و پیمانکاری همراه با گزارش چاپی
• امکان تهیه گزارش از ریزاطلاعات صورت حساب های ثبت شده در هر قرارداد به شکل تفکیکی و تجمیعی همراه با گزارش چاپی
• تهیه گزارش از ریز اطلاعات تضامین ثبت شده در قرارداد
• مشخص کردن درصد مالیات و عوارض بر ارزش افزوده در هر سال مالی
• معرفی سرفصل های حسابداری (شابلون سند) در قبال کلیه قرارداد کارفرمایی
•  معرفی سرفصل های حسابداری (شابلون سند) در قابل کلیه قرارداد پیمانکاری
• قابلیت جستجو در کلیه فیلدهای اطلاعاتی در لیست قراردادها و صورت حساب ها
• قابلیت به نمایش در آوردن اطلاعات مرتبط به مبلغ قرارداد، مجموع صورت وضعیت ها، مجموع علی الحساب ها و پیش پرداخت های پرداخت شده و تسویه شده، مجموع کسور پرداخت شده و مجموع مبالغ بیمه، حسن انجام کار و ارزش افزوده آزادسازی شده در لیست صورت حساب ها، جهت مدیریت بهتر قرارداد

ویژگی های یک نرم افزار کنترل قراردادهای خوب و مناسب

با توجه به دشوار و پرهزینه بودن امور مربوط به قراردادها، سازمان ها، شرکت های خصوصی و دولتی جهت مدیریت و کنترل بهتر قراردادها  از نرم افزارهای کنترل امور قراردادها(پیمانکاری) بهره می برند.
اما نکته ای که در این بین وجود دارد این است که تهیه یک نرم افزار مناسب پیمانکاری که باعث کاهش هزینه و بهینه کردن فعالیت ها شود خود مسئله ای است که نیاز به بررسی دارد. از این روز نیاز است جهت تهیه یک نرم افزار مناسب به منظور مدیریت بهتر قراردادها مواردی را در نظر داشته باشید.

• امکان آرشیو الکترونیکی قراردادها

یکی از موارد اصلی و مهم در نرم افزار کنترل قراردادها امکان آرشیو الکترونیکی قراردادها می باشد.
یک آرشیو الکترونیک همراه با جستجوگری مناسب به افراد طبق تاریخ، نوع قرارداد، پیمانکار و… امکان دسترسی سریع به قراردادها را داده و به کمک آرشیوی مناسب میتوان به کلیه صورت وضعیت ها، متمم ها و الحاقیه های یک قرارداد دست یافت.

• ماژول پیمانکاران در نرم افزار کنترل قراردادها

با در اختیار داشتن یک زیر سیستم مناسب اطلاعاتی پیمانکاران می توان به راحتی به کلیه اطلاعات پیمانکاران نظیر امضاء مجاز، تلفن و آدرس، اطلاعات ثبتی و روزنامه های ثبت و تغییر و…. دسترسی داشت.
این نکته را نیز در نظر داشته باشید که سیستم مورد انتخابی شما بایستی قادر به حفظ گزارش های لازم نظیر لیست قراردادهای بسته شده با هر یک از پیمانکاران و طبقه بندی پیمانکاران (طبق نوع و موضوع فعالیت) نیز باشد.
قابلیت ساخت لیست سیاه پیمانکاران نیز مانع از انعقاد مجدد قرارداد با پیمانکار متخلف خواهد شد.

• چند کاربری بودن نرم افزار پیمانکاری

نرم افزار کنترل قراردادها می بایست این امکان را داشته باشد تا به افراد مختلفی که درگیر امور قراردادها هستند – نظیر مسئول کمیسیون ها، مسئول مناقصات، مسئولین قراردادها، مدیر امور قراردادها و… –  اجازه ورود به سیستم را بدهد تا خود این افراد بتواند اطلاعات مربوطه را وارد سیستم نمایند.

• اخطارها و کنترل ها

یک نرم افزار خوب در رابطه با امور قراردادها بایستی در رابطه با اتمام مدت قرارداد، کنترل مبلغ قراردادها و کامل نبودن اسناد و مدارک قرارداد یا پیمانکاران و…از پیام ها و اخطارهای لازم برخوردار باشد.

• الحاقیه ها و متمم ها

از دیگر نکاتی که در زمان خرید یک نرم افزار پیمانکاری می بایست به آن توجه شود، قابلیت ثبت چندین الحاقیه و متمم قرارداد برای یک قرارداد خاص و امکان دسترسی سریع به آن ها می باشد.

• تحت وب بودن

طراحی نرم افزار پیمانکاری بایستی به گونه ای انجام شود که در هر زمان و مکانی بتوان به آن دسترسی پیدا کرد. و در واقع برای رسیدن به این مهم بایستی دارای قابلیت پیاده سازی در اینترانت داخلی سازمان ها و شبکه جهانی باشد.

• جستجو و گزارشات و نمودارها

سیستم انتخابی شما بایستی قادر به فراهم آوردن گزارش های مختلف نظیر موارد زیر باشد:

• فهرست پیمانکاران با قابلیت جستجو طبق نوع فعالیت، محل و…
• گزارش گیری طیق وضعیت قراردادها (تکمیل شده، منتظر تایید و… )
• تهیه گزارشات آماری از قراردادهای درآمدی و هزینه ای مطابق با تاریخ
• فهرست قراردادهای هزینه ای و درآمدی
• برخورداری از رابط کاربری آسان و کاربر پسند

این را در نظر داشته باشید که تمام کارکنان مایل بوده با نرم افزاری کار کنند که از رابط کاربری ساده ای برخوردار باشد، از این رو حتما در زمان خرید به این نکته توجه نمایید.

• صورت وضعیت ها

نرم افزار کنترل قراردادها بایستی قادر به ایجاد صورت وضعیت ها برای هر قرارداد به طور نامحدود بوده و در رابطه با وضعیت آن ها نیز اخطارهای لازم را در اختیار مسئول ذی ربط بگذارد.

• قراردادهای هزینه ای و درآمدی

از دیگر موارد حائز اهمیت در مورد انتخاب نرم افزار کنترل قراردادها قابلیت ثبت تمام اطلاعات مورد نیاز سازمان در مورد هریک از قراردادهای درآمدی و هزینه ای و امکان جستجو بر اساس هر یک از فیلدها می باشد.
قابلیت الصاق پیوست ها، اصل قرارداد و دیگر مدارک لازم نیز جهت بازیابی اطلاعات قراردادها نیز در این نرم افزار اهیمت بالایی خواهد داشت.

هر سازمان و شرکتی طبق نیازهای خود به مدارک و مستنداتی در امور قراردادها احتیاج خواهد داشت و چرخه امور قراردادها در هر سازمان متفاوت از دیگری خواهد بود، از این رو یک نرم افزار کنترل قراردادها می بایست این امکان را داشته باشد تا به راحتی با نیازهای اختصاصی سازمان مورد نظر تطابق پیدا نماید.

• گردش امور قراردادها

براساس مبلغی که برای خرید این نرم افزار در نظر گرفته اید شما از این امکان برخوردار هستید که انجام کلیه فرآیند گردش کار قراردادها را به طور اتوماسیون پیش ببرید. بدین شکل که هر کدام از افراد مربوط به گردش کار امور قراردادها جهت ورود اطلاعات و تایید اطلاعات و ارسال آن به کارتابل دیگران از کارتابل مخصوصی برخوردار می باشند.

علاوه بر آن مطمئن شوید که نرم افزار انتخابی شما دارای کلیه امکانات مربوط به لغو قرارداد، یا بازگشت به کارتابل فرستنده جهت تکمیل نواقص بوده و در واقع به کمک آن دیگر نیازی به فرآیند کاغذی جهت گردش کار امور قراردادها نمی باشد.

• پشتیبانی مطلوب

از آن جایی که نرم افزار پیمکانکاری  در ارتباط با فعالیت کلیدی سازمان بوده لذا شرکت ارائه دهنده نرم افزار بایستی برای پاسخگویی فوری به نیازهای شما و در صورت نیاز حضور در محل در سریع ترین زمان ممکن کاملا آماده باشد.

در ادمه در رابطه با حسابداری پیمانکاری بیشتر توضیح خواهیم داد.

مبنای حسابداری پیمانکاری چیست؟

سیستم حسابداری هر موئسسه ی پیمانکاری طوری طراحی میشود که سود و زیان دقیق پیمان را در پایان کار ارائه دهد.
در حسابداری پیمانکاری قرارداد های بلند مدت از اصول هزینه یابی سفارشکار تبعیت میکند،به این ترتیب برای مشخص شدن بهای تمام شده‌ی هر بخش به صورت جداگانه، باید برای هر قرارداد پیمانکاری که منعقد میشود ،حساب مجزا در دفاتر افتتاخ و برای سهولت مراجعه به اسناد و مدارک به هر پیمان به صورت اختصاصی شماره‌ی خاص تعلق گیرد.

مسائل اساسی در حسابداری پیمانکاری

در حسابداری پیمانکاری مساله اصلی تعیین مخارج و درآمد هر دوره مالی در طول قرار داد می‌باشد که در قراردادهای بلندمدت پیمانکاری رعایت نکات زیر ضروری می‌باشد:

دوره‌هایی که به عنوان مخارج مربوط به یک طرح شناخته می‌شوند با امضاء قرارداد آغاز و با تکمیل آن به اتمام می‌رسد.
هزینه ای را که پیمانکار قبل از منعقد شدن قرارداد برای شرکت در مناقصه خرج می‌کند در صورتی که قابل شناسایی و تشخیص باشد، جزو بهای تمام شده‌ی پیمان تلقی می‌شود، که در غیر این صورت به عنوان هزینه های دوره وقوح محسوب می‌شود.

طبقه بندی مخارج در یک واحد پیمانکاری

• مخارج مستقیم
• مخارج غیر مستقیم
• مخارج بی ارتباط با پیمان
• حسابهای انتظامی

مخارج مستقیم

مانند دستمزد کارگران و سرپرستان کارگاه، مواد و مصالح مصرفی در پیمان و استهلاک ماشین آلات بکار گرفته شده در پیمان که به عنوان بهای تمام شده‌ی پیمان محسوب می‌شود.

مخارج غیر مستقیم

شامل خدمات فنی، هزینه تعمیرگاه مرکزی و طراحی… است که در پیمان‌های مختلف مشترک است. معمولا مخارج غیر مستقیم بر مبنای معقولی مثل دستمزد مستقیم، مواد مستقیم و مبلغ پیمان بیم پیمان‌های مختلف سرشکن می‌شود.

مخارج بی ارتباط با پیمان

این مخارج شامل هزینه های تحقیق و توسعه، هزینه‌های  مالی  غیر مرتبط با پیمان‌ها و هزینه استهلاک ماشین‌آلات و تجهیزات می‌باشد که در پیمان بکارگیری نشده است.
این مخارج صرفا به عنوان بهای تمام شده تلقی نمی‌شوند زیرا به پیشرفت پیمان هیچ ارتباطی ندارد، ولیکن در بعضی موارد هزینه‌های عمومی و اداری، هزینه های تحقیق و توسعه و هزینه های مالی که با قرارداد معینی به صورت مشخص ارتباط دارد، به عنوان قسمتی از مخارج انباشته پیمان تلقی میشود.

حسابهای انتظامی

ضمانتنامه هایی می‌باشد که پیمانکار در طول اجرای پروژه به کارفرما تسلیم نماید، به صورتی که آماری خارج از دفتر یا حسابهای انتظامی ثبت شود.