نرم افزار حسابداری

نرم افزار حسابداری چیست و چه مزایایی دارد؟

۱۱ دیدگاه

نرم افزار حسابداری چیست؟

با پیشرفت علم و همسو شدن جامعه با فناوری، بخش عمده ای از مسئولیت‌ها از نیروی انسانی گرفته و به تکنولوژی محول شده است.
برای انجام این مسئولیت ها معمولاً وقت و انرژی بسیار زیادی از کارمندان هر بخش اتلاف میشود. برای رفع این مشکل شرکت های نرم افزاری دسته ای از نرم افزارها را با عناوینی از جمله نرم افزار حسابداری، نرم افزار مالی، نرم افزار جامع حسابداری، نرم افزار حسابداری تحت وب و … تهیه و به کاربران نیازمند به این مقوله ارائه کردند، که موجب سرعت بخشیدن و آسان تر شدن رسیدگی به امور مالی و بخش حسابداری می‌شود.

برنامه های کامپیوتری صرفا برای راحت تر شدن کار ها طراحی میشوند که از آنها به عنوان نرم افزار ذکر میشود. نرم افزار ها به دسته های مختلفی تقسیم میشوند که یکی از این دسته ها برنامه حسابداری یا نرم افزار حسابداری میباشد.

بیشتر بخوانید :

مطالعه تاریخچه نرم افزار حسابداری در ایران

چرا به نرم افزار حسابداری احتیاج داریم؟

استفاده از نرم افزارها در بازار رقابتی امروزه امری بسیار متداول و رایج گشته ، بصورتی که عدم استفاده از این تسهیلات مستوجب ایجاد خسارت ها و بدهی های متعددی برای سازمان خواهد گردد.

از جمله مزایای استفاده از نرم افزاها در حوزه حسابداری و مالی می توان به موارد زیر اشاره نموده:

  • سرعت عمل در تهیه گزارشات به استفاده کننده گان درون سازمانی و برون سازمانی
  • ایجاد تسهیل در جهت ثبت رویدادهای مالی سازمان
  • انجام مکانیزه و بدون خطای رویدادها در کمترین زمان
  • به صرفه بودن هزینه های ثبت و بررسی اسناد مالی به جهت استفاده کمتر از نیروی انسانی
  • ارائه گزارشات و اطاعات سریع و دقیق به مراجع قانونی از جمله بیمه و دارائی ، بانک و غیره
  • حسابرسی سریع حسابها و اسناد به تناسب عدم استفاده از سیستم حسابداری
  • قابلیت انتقال اسناد و اطلاعات از نقطه ای به نقطه دیگر بدون صرف هزینه
  • عدم بوجود آمدن خطاهای انسانی در هنگام تهیه گزارشات و …

برآیند کلیه فعالیت ها در سیستم های مختلف نهایتا در سیستم حسابداری تجمیع شده و گزارشات مختلف مالی را موجب می گردد.
اطلاعات به هنگام مالی، تاثیر عمده‌ای در تصمیم گیری‌های صحیح و به موقع بنگاه‌ها دارد.
لذا یک نرم افزار جامع حسابداری مسئول  نگهداری و کنترل حساب‌های مختلف، گزارش وضعیت و نتایج تمام عملیات منسجم مالی می باشد.
همچنین طراحی کدینگ مناسب، نوشتن به موقع دفا‌تر قانونی و تهیه اظهار نامه بدون صرف وقت زیاد، خواسته مدیران مالی و حسابداران شرکت هاست، که با سیستم حسابداری جامع مالی مرتفع می گردد.

کاربردهای متنوع نرم افزار حسابداری چیست؟

هر نرم افزار حسابداری (مالی) دارای ماژول های مختلفی است که تعیین کننده کارایی آن نرم افزار می باشد. برخی از کاربردهای نرم افزار حسابداری به شرح زیر میباشد:

کنترل انبار و دارایی ها

از کاربرد های اصلی نرم افزار حسابداری داشتن ماژول انبار داری کنترل و نظارت بر آن است. با استفاده از این ماژول شخص استفاده کننده در قالب انباردار میتواند بر کل کالا های موجود در انبار مدریت کند.

کنترل حساب های بانکی و صندوق‌ها

در نرم افزار حسابداری این قابلیت وجود دارد، که حساب‌های بانکی مورد استفاده‌ی شرکت یا دسته چک‌های مربوطه را تعریف و بر آنها مدیریت کرد. همچنین با تعریف صندوق می‌توان بر دارایی‌های مالی و خزانه‌ شرکت کنترل و مدیریت کرد.

کنترل مخارج و هزینه ها

نرم افزار حسابداری این قابلیت را دارد که رویداد های مالی چه در قالب خرید و فروش و یا در قالب مخارج و هزینه ها ثبت و کنترل کرد.

تهیه‌ گزارش از صورت های مالی

نرم افزار حسابداری ، با داشتن ابزار قدرتمند گزارش ساز این قابلیت را دارد که نیاز‌های اطلاعاتی استفاده کنندگان صورت های مالی را رفع کند.

از مهم ترین بخش‌های اداری هر شرکت یا واحد تجاری، حسابداری می‌باشد.
به عبارتی دیگر؛ حسابداری، نقش حیاتی در حوزه امور مالی و نبض اقتصادی شرکت دارد و کنترل دقیق و یکپارچه این امور مالی بسیار حائز اهمیت می‌باشد.
امروزه؛  اداره و کنترل این امور توسط تکنولوژی به سهولت امکان پذیر شده است.

بیشتر بخوانید :

امکانات و قابلیت های مختلف نرم افزار جامع حسابداری سانیران

تاثیرات نرم افزار حسابداری بر بازار کسب و کار

اخیراً، استفاده از نرم افزار حسابداری، موجب ایجاد تغییرات چشمگیری در امور مالی واحد‌های تجاری شده و تاثیرات زیادی در رونق بازار کسب و کار گذاشته است.
در واقع استفاده از این نرم افزارها باعث سرعت بخشیدن به امور مالی، حسابداری در زمینه های مختلف کاربردی می‌شود.
بخش‌های اصلی که نرم افزار حسابداری در آن نقش مهمی را ایفا میکند شامل انبار‌داری و دارایی، حساب‌های بانکی و صندوق‌ها و صورت‌های مالی  میباشد. سرعت بخشیدن و سهولت کار در بخش حسابداری موجب رونق و سوددهی بیشتر در بازار کسب و کار میشود.

تصور کنید در شرکتی که به مبادله و خرید و فروش کالا فعالیت دارد، شما به عنوان مدیریت مالی وظایف زیر را بر عهده داشته باشید :

۱٫ گزارش گیری سریع و دقیق از میزان موجودی کالای آماده فروش
۲٫ قیمت تمام شده کالاهای خریداری شده
۳٫ قیمت های فروش متناسب با شرایط بازار ، نقدینگی شرکت

با توجه به درخواست های مذکور ، سرعت عمل شرکتی که دارای همه گزارشات مورد نیاز در لحظه از یک منبع معتبر می باشد بالاتر است
یا شرکتی که از ساز و کار مناسبی در تهیه گزارشات برخوردار نیست ؟
البته بی شک موفقیت در بازار کسب و کار مستلزم دسترسی سریع به اطلاعات و گزارشات دقیق و به موقع می باشد.

در هنگام خرید نرم افزار حسابداری به چه نکاتی توجه کنیم؟

معمولا شرکتها برای انتخاب نرم افزار حسابداری همیشه با سوالاتی روبرو هستند، از جمله اینکه چه نوع نرم افزاری را از چه شرکتی با چه قیمتی و….  تهیه نمایند.
در جواب این سوال می توان به موارد زیر اشاره نمود:

  • در ابتدا کارشناس تهیه نرم افزار باید هدف از تهیه نرم افزار را دانسته و آن را در قالب چارت و یا گزارشی تحت عنوان  ” فرایند  کاری شرکت یا فرآیند کسب و کار شرکت” تهیه نماید تا در هنگام خرید نرم افزار موارد و اهداف خود را به صمع و نظر فروشنده رسانده و تائیدیه وی را نیز احراز نماید.
  • موارد مربوط به پشتیبانی و استقرار نرم افزار است که فروشنده نرم افزار، می بایست سازکار و پتانسیل راه اندازی و پشتیبانی  نرم افزار را در اختیار داشته باشد.
  • یکی دیگر از موارد قابل توجه می توان به بروز بودن تکنولوژی تولید نرم افزار اشاره نمود که حتما می بایست با متد روز نوشته شده باشد تا در کاربری با سایر نرم افزارهای جانبی مانند Office و PDF و نیز بهره گیری از اجزای سخت افزاری  دچار مشکل نگردد.
  • در انتها، قیمت نرم افزار، پشتیبانی و بروزآوری آن میبایست که متناسب با فرایند و امکانات موجود میبایست قیمت مناسب و معقوبی را داشته باشد.

امکانات یک نرم افزار حسابداری به چه صورتی باید باشد؟

یکی از پارامتر هایی که در زمان خرید نرم افزار حسابداری می بایست مد نظر قرار گرفته شود، یکپارچگی و جامعیت بانک اطلاعاتی نرم افزار حسابداری است.
در ادامه به برخی از مهمترین امکانات یک نرم افزار حسابداری اشاره میکنیم:

  • روان  وساده و به اصطلاح user friendly  باشد.
  • گزارش دهی مطلوب و هدفمند داشته باشد.(امکان گزارش همزمان از کلیه اطلاعات موجود در نرم افزار)
  • ظاهری خسته کننده با فونت های ریز نداشته باشد.
  • قیمتی مناسب و متناسب با امکانات آن داشته باشد.
  • پشتیبانی قوی و آنلاین داشته باشد .
  • تکنولوژی تولید آن بروز باشد .
  • پشنال باشد و قابلیت انجام تنظیمات نرم افزار برای قسمت های مختلف از جمله : تعداد سطوح حساب و کالا و پلاک داریی و غیره….. را داشته باشد.
  • قابلیت برقراری ارتباط به اپلکیشن ها متداول و سایت مشتری را داشته باشد.
  • کاربران از هر قسمت از نرم افزار، بتواند گزارشات دلخواه خود را بگیرند.
  • از هر اطلاعات وارد شده بتوان چندین نوع گزارش بگیرند.
  • گزارشات ماتریسی ، گویا و قابل اطمینان داشته باشد.
  • امکان ارتباط با سایر نرم افزارهای مرتبط همانند TTMS و یا قابلت ارسال فایل خرید فروش فصلی به سامانه اداره دارایی ، تهیه فایل بیمه تامین اجتماعی ،تهیه فایل حقوق برای ارسال به بانک و امکان برقراری ارتباط با دستگاه های ساعت زنی برای دریافت اطلاعات کارکرد پرسنل
  • قابلیت ارسال گزارشات به PDF ، TEXT و مخصوصا Excell داشته باشد.
  • فرایند محور باشد یعنی مشتری باید فرایند بچیند و سیستم انجام بدهد
  • ثبت و تغییر اطلاعات قابل ردیابی و رصد باشد برای مثال چه کسی سند صادرکرده و چه کسی و چه تاریخی ویرایش کرده و یا چه اسنادی را چه کسی حذف کرده و یا توسط چه کسی تایید و یا برگشت از تایید شده
  • اطلاعات سیستم های مختلف به صورت یکپارچه بوده و گزارشات یکسان و دقیق ارائه کند.
  • قابلت ایجاد انواع آلارم های متنوع در قسمت های مختلف سیستم را داشته باشد.
  • یکپارچگی اطلاعات اعم از یکتا بودن کدها و حسابها
  • امکان ورود اطلاعات در سال های مختلف به صورت همزمان
  • امکان تجمیع اطلاعات و تهیه گزارشات جامع از سیستم
  • امکان عدم ورود اطلاعات موازی در نرم افزار
  • به حداقل رسیدن امکان ثبت کد های تکراری و مشابه
  • امکان تهیه گزارشات مقایسه ای سالانه
  • امکان اصلاح حسابها در هر سال بدون وجود محدودیت

استفاده از بانک های اطلاعاتی قدرتمند در نرم افزار حسابداری

بانک اطلاعاتی SQL در نرم افزار جامع حسابداری

یکی دیگر از پارامترهای مهم در هنگام خرید نرم افزار حسابداری، استفاده از بانک های اطلاعاتی قدرتمند مانند SQL می باشد.

فواید استفاده از بانک های اطلاعاتی معتبر

  • عدم امکان از بین رفتن اطلاعات
  • امکان ثبت اطلاعات به صورت نامحدود
  • امکان سرعت پردازش بالای اطلاعات
  • امکان بازیابی اطلاعات به راحتی

استفاده از کدینگ حسابداری و سطوح شناوری در نرم افزار حسابداری

یکی دیگر از مواردی که می بایست در هنگام خرید نرم افزار جامع حسابداری مد نظر قرار داد، کدینگ حسابداری جامع و سطوح شناوری زیاد است.

    • امکان تعریف، حذف و اصلاح حسابها در سطوح گروه حساب، کل، معین و  تفصیلی شناور
    • تعریف مراکز هزینه و پروژه به تعداد دلخواه با امکان اصلاح، حذف و جستجو
    • امکان تهیه هر گونه گزارش با استفاده از سطوح شناور
    • امکان دریافت و ثبت اطلاعات کدینگ به دلخواه کاربر

انواع سیستم ها و نرم افزارهای حسابداری

نرم افزارهای حسابداری نرم افزارهایی هستند که اختصاصاً برای انجام عملیات حسابداری طراحی شده اند و با استفاده از آنها می توانید تمامی عملیات حسابداری از جمله: صدور سند حسابداری، تهیه دفاتر روزنامه، کل و معین، تنظیم تراز آزمایشی و تهیه صورت های مالی و گزارشات مختلف را انجام دهید.

نرم افزارهای حسابداری می توانند بسیار ساده و ارزان و یا بسیار پیچیده و گران باشند، به نحوی که مؤسسات بزرگ ممکن است برای تهیه نرم افزارهای حسابداری مورد نیاز خود میلیاردها تومان هزینه صرف نمایند.

برای مثال، نرم افزار مورد استفاده یک واحد تجاری کوچک که ۶ نفر کارمند دارد با یک بانک بین المللی که هزاران شعبه در نقاط مختلف دنیا دارد قابل مقایسه نیست.

اما به طور کلی می توان گفت که سیستم حسابداری یک شرکت متوسط حداقل شامل موارد زیر می باشد:

  • حسابداری اموال و انبار
  • حسابداری فروش یا درآمد
  • حسابداری حقوق و دستمزد و دفترداری می باشد.

به واسطه ی اینکه نرم افزار های حسابداری متناسب با نوع شرکت به انواع مختلفی تقسیم می شود، شناخت انواع شرکت های میتواند به ما در انتخاب یک نرم افزار حسابداری کمک شایانی کند.

انواع شرکت ها از نظر نوع فعالیت

واحدهای اقتصادی را از نظر نوع فعالیت در سه دسته می توان طبقه بندی کرد:

  • موسسات خدماتی
  • موسسات بازرگانی
  • موسسات تولیدی

موسساتی نظیر هتل ها، تعمیرگاهها، درمانگاهها و آموزشگاهها که خدماتی را به مشتریان ارائه می کنند، موسسات خدماتی می گویند.

موسسات بازرگانی موسساتی هستند که به خرید و فروش کالا اشتغال دارند، بدون آنکه در کالای مورد مبادله تغییر شکلی دهند مانند عمده فروشن یا خرده فروشان.

موسساتی که مواد اولیه و کالاهایی را خریداری و آنها را تغییر شکل داده و یا به کالای دیگری تبدیل نموده و به فروش می رسانند، موسسات تولیدی هستند.

مهم ترین ویژگی های یک نرم افزار حسابداری چیست؟

از ویژگی های مهم یک نرم افزار حسابداری سهولت استفاده و برخورداری از امنیت بالای آن می باشد .

به علاوه این که امروزه سیستم ها و نرم افزار های حسابداری به نحوی طراحی می شوند که نه تنها با قسمت های مختلف امور مالی و حسابداری ، بلکه با سایر قسمت های مؤسسه از جمله قسمت فروش ، تدارکات و کارگزینی مرتبط و لینک باشد.

به طوری که اطلاعات وارد شده توسط قسمت های دیگر به راحتی در اختیار امور مالی قرار گیرد . تا نه تنها نیازی به ورود مجدد اطلاعات به کامپیوتر نباشد. بلکه مهمتر از همه بتوان سیستم کنترل های داخلی را به نحو مناسب طراحی و اجرا نمود .

برخی از مهمترین ویژگی های کاربردی یک نرم افزار حسابداری عبارتند از:

  • تمام نیازهای مؤسسه در زمینه تهیه گزارش های مربوط به حسابداری را فراهم نماید .
  • به منظور حفظ و نگهداری اطلاعات و عدم دسترسی افراد غیر مسئول و غیرمرتبط ، از امنیت مناسب برخوردار باشد .
  • استفاده از آن برای کاربران سیستم ( حسابداران ) آسان باشد .
  • سیستم به نحوی طراحی شده باشد که هر نوع اطلاعات فقط یک بار وارد سیستم شود و با ورود اطلاعات توسط یک کاربر ، نیازی به ورود همان اطلاعات توسط سایر کاربرها وجود نداشته باشد .
  • امکان انجام تغییرات مورد نیاز در مورد نرخ مالیات و بیمه و موارد مشابه توسط کاربر ارشد بدون حضور برنامه نویس وجود داشته باشد .

با وجود نرم افزار های حسابداری آسان می توان گفت امروزه استفاده از نرم افزار های حسابداری تضمینی است برای این که

سطوح در آمد ، هزینه و سرمایه آنها به طور موثر نظارت و ثبت شده باشد .

در این راستا نرم افزارهای حسابداری و مالی یک ابزار جدید در حسابداری هستند .

به دنبال نرم افزار حسابداری و مالی هستید؟

نرم افزار یکپارچه سانیران با قابلیت های بی نظیر بهترین انتخاب را به شما می دهد.

بحث درباره این مقاله را شما آغاز کنید!

۱۱ دیدگاه. ارسال دیدگاه جدید

پاسخی بگذارید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

این فیلد را پر کنید
این فیلد را پر کنید
لطفاً یک نشانی ایمیل معتبر بنویسید.
برای ادامه، شما باید با قوانین موافقت کنید

دانلود رایگان

نرم افزار حسابداری

به این مطلب امتیاز دهید
این مطلب را به اشتراک بگذارید
فهرست